Правильное оформление акта о выделении документов к уничтожению — обязательная процедура для любой организации, ведущей делопроизводство. Этот документ подтверждает законность утилизации бумажных и электронных носителей информации, срок хранения которых истек, или которые утратили свою значимость. В статье подробно разбираем нормативную базу, структуру акта, порядок заполнения и частые ошибки.
Нормативная правовая основа
Формирование и утверждение форм актов регулируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22) — определяет порядок уничтожения документов по истечении сроков хранения.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Архивных правил» — основной регламент, устанавливающий требования к экспертизе ценности документов и оформлению актов. В Приложении № 2 к Правилам приведена рекомендуемая форма акта.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт о выделении документов к уничтожению. Общие требования к составлению», устанавливает единые реквизиты формы.
- Утвержденный организацией График сроков хранения документов (Номенклатура дел) — локальный нормативный акт, на основании которого экспертная комиссия принимает решение об уничтожении.
Важно: С 2015 года (вступлением в силу Архивных правил) единая обязательная государственная форма акта (раньше форма № 0317004) отменена. Организации имеют право самостоятельно разработать и утвердить свою форму акта локальным нормативным актом (приказом директора), ориентируясь на реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приложения № 2 к Архивным правилам.
Структура и обязательные реквизиты акта
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, в акте должны присутствовать следующие реквизиты:
- Наименование организации (полное или сокращенное).
- Наименование документа — «Акт о выделении документов к уничтожению».
- Дата составления (число, месяц словами, год).
- Место составления (город/населенный пункт).
- Состав экспертной комиссии — фамилии, инициалы, должности членов комиссии и председателя. Комиссия должна быть утверждена приказом организации.
- Основание для составления, ссылка на График сроков хранения (номер, дата утверждения), пункт номенклатуры, срок хранения.
- Табличная часть с описанием выделяемых документов (см. ниже).
- Решение комиссии — фраза: «Комиссия решила: выделить к уничтожению перечисленные выше документы…».
- Подписи членов комиссии с расшифровкой (должность, ФИО).
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) с утверждением акта.
Табличная часть: какие колонки заполнять
Рекомендуемая структура таблицы (на основании Приложения № 2 к Архивным правилам):
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | дела / наименование документа | Даты крайних записей (начало — конец) | Срок хранения (г.) | Кол-во листов / томов | Примечание (основание для уничтожения) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-05 | Заказы о начислении заработной платы за 2018 г. | — | 5 | 120 л. | Истек срок хранения (п. 102 номенклатуры) |
| 2 | 02-14 | Служебные записки о закупке канцтоваров (2020 г.) | — | 5 | 15 л. | Истек срок хранения (п. 45 номенклатуры) |
Пошаговый алгоритм заполнения
Шаг 1. Инвентаризация и проверка сроков
Архивариус или ответственный за делопроизводство сотрудник сверяет дела в архиве/хранилище с Номенклатурой дел (Графиком сроков хранения). Выявляются дела, у которых истек срок хранения на дату составления акта.
Шаг 2. Созвод экспертной комиссии
Председатель комиссии (обычно руководитель организации или зама) созывает заседание. В комиссии должно быть не менее 3 человек (председатель, секретарь — обычно архивариус, члены комиссии — представители структурных подразделений, создавших документы).
Шаг 3. Экспертиза ценности документов
Комиссия изучает каждое дело. Ключевой момент: даже если срок хранения истек, комиссия обязана проверить, не подлежит ли дело перевода в государственный архив (историческая ценность) или нет ли оснований для продления срока (судебные споры, проверки, аудиты). Если оснований для сохранения нет — дело включается в акт.
Шаг 4. Заполнение бланка акта
Секретарь комиссии заполняет бланк (на бумаге или в СЭД). Заголовки дел переписываются точно так, как они указаны на корешках дел. Сокращения не допускаются.
Шаг 5. Подписание и утверждение
- Подписывают все члены комиссии, присутствовавшие на заседании.
- Акт передается руководителю организации для утверждения (виза «Утверждаю», подпись, дата, печать при наличии).
- Только после утверждения акта можно приступать к непосредственному уничтожению.
Образец заполнения акта (текстовый шаблон)
ООО «РОМАШКА» АКТ о выделении документов к уничтожению № 15 г. Москва «15» октября 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: Председатель комиссии: Иванов Иван Иванович, Генеральный директор ООО «РОМАШКА» Члены комиссии: Петров Петр Петрович, Начальник отдела кадров Сидорова Мария Сергеевна — Главный бухгалтер Козлов Алексей Викторович, Архивариус (секретарь комиссии) Составили настоящий Акт о том, что в ходе экспертизы документов, хранящихся в архиве ООО «РОМАШКА», по истечении сроков хранения, установленных Утвержденной Номенклатурой дел (Приказ № 45 от ), выявлены документы, не подлежащие дальнейшему хранению и подлежащие уничтожению. ПЕРЕЧЕНЬ ВЫДЕЛЕННЫХ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ: № | Индекс | дела | Даты крайних записей | Срок хр. | Кол-во листов | Основание 1 | 01-05 | Заказы о начислении заработной платы за 2018 г. | ⎯ | 5 лет | 120 | Истек срок хранения (п. 102 Номенклатуры) 2 | 02-14 | Служебные записки о закупке канцтоваров (2020 г.) | ─ | 5 лет | 15 | Истек срок хранения (п. 45 Номенклатуры) 3 | 03-01 | Договоры гражданско-правового характера (истекшие 2015 г.) | ─ | 5 лет | 45 | Истек срок хранения (п. 12 Номенклатуры) ИТОГО: 3 дела, 180 листов. Комиссия ПОСТАНОВИЛА: Выделить к уничтожению перечисленные выше документы в количестве 3 дел (180 листов) по истечении сроков хранения. Уничтожение произвести путем шредерования (переработки в макулатуру) с составлением Акта об уничтожении. Председатель комиссии: _____________ /Иванов И.И./ Члены комиссии: _____________ /Петров П.П./ _____________ /Сидорова М.С./ _____________ /Козлов А.В./ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «РОМАШКА» _____________ /Иванов И.И./ «15» октября 2026 г. М.П.
Особенности оформления в различных ситуациях
Уничтожение документов в структурных подразделениях
Если документы уничтожаются не в центральном архиве, а в самих отделах (например, черновики, промежуточные учетные документы, срок хранения которых «до прекращения потребности»), оформляется отдельный акт по форме, утвержденной для подразделения. В графе «Основание» указывается: «Срок хранения до прекращения потребности (п. XX Номенклатуры)».
Уничтожение документов на электронных носителях
Акт составляется аналогично, но в табличной части указываются:
- Тип носителя (HDD, SSD, флеш-накопитель, CD/DVD, магнитная лента).
- Инвентарный/серийный номер носителя.
- Способ уничтожения: «Программное затирание по стандарту ГОСТ Р 50739-95 (DoD 5220.22-M)», «Физическое уничтожение (прессование/сжигание)».
- Обязательно фиксируется состав комиссии, включающий специалиста ИБ/IT-отдела.
Документы, по которым идет проверка/суд
Запрещено включать в акт документы, по которым ведется судебный спор, налоговая проверка, следственные действия, даже если формальный срок хранения истек. В графе «Примечание» для таких дел ставится: «Хранение продлено до снятия обстоятельств (проверка/дело №…)».
Журнал учета актов о выделении к уничтожению
Все составленные акты подлежат регистрации в Журнале учета актов о выделении документов к уничтожению (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016 или своя форма); Колонки журнала:
- Регистрационный номер акта.
- Дата составления акта.
- Количество выделенных дел/листов.
- Сроки хранения выделенных документов.
- Дата и номер акта об уничтожении (заполняется после фактического уничтожения).
- Подпись ответственного за архив.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа о создании экспертной комиссии | Акт может быть признан недействительным при проверке (Росархив, налоговая, суд) | Ежегодно или разово издавать приказ «О создании экспертной комиссии по экспертизе документов» |
| Несоответствие заголовков дел корешкам | Невозможность идентифицировать уничтоженные дела, риск штрафов | Писать в точности так, как на корешке дела |
| Уничтожение без акта об уничтожении (второй акт) | Нет подтверждения факта утилизации, риск утечки информации | После акта о выделении обязательно составлять Акт об уничтожении (с указанием способа, места, даты, подписей лиц, провели уничтожение) |
| Включение в акт дел с исторической ценностью | Невосполнимая утрата архивного фонда, уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ) | Обязательная экспертиза на историческую ценность перед включением в акт |
| Подписание акта неполным составом комиссии | Акт не имеет юридической силы | Собирать комиссию в полном составе (не менее 3 человек), фиксировать присутствующих |
Хранение самого акта о выделении
Акт о выделении к уничтожению — это документ строгой отчетности. Срок его хранения устанавливается организацией самостоятельно в Номенклатуре дел, но рекомендуется хранить постоянно (бессрочно) или не менее 75 лет (как документы об архивном фонде), так как он является единственным подтверждением законности утилизации первичных документов;
Грамотное оформление акта о выделении к уничтожению, это не просто бюрократия, а гарантия правовой безопасности организации. Использование актуального шаблона, соответствующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Архивным правилам, строгого соблюдения процедуры экспертизы и двойного контроля (Акт о выделении + Акт об уничтожении) исключает риски штрафов, претензий контролирующих органов и потерь важной информации.
Материал подготовлен на основании Федерального закона № 125-ФЗ, Приказа Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методических рекомендаций профильных изданий (arhivanet.ru, delo-press.ru).