Редкий руководитель может позволить себе роскошь решать все бизнес-задачи лично. Получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у поставщиков, подписание накладных, актов и счетов-фактур — всё это чаще всего поручается сотрудникам: кладовщикам, экспедиторам, курьерам, менеджерам по закупкам. Чтобы такие действия имели юридическую силу, работнику необходимо выдать доверенность. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить доверенность на получение ТМЦ и подписание первичных документов, какие реквизиты обязательны, и приведём образец документа.
Что такое доверенность и зачем она нужна
Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). В контексте хозяйственной деятельности организации доверенность позволяет сотруднику действовать от имени компании: получать товары, материалы, оборудование, подписывать товарные накладные, акты приёма-передачи и иные первичные документы.
Когда компания отправляет курьера или экспедитора, чтобы забрать товар у поставщика, важно выдать ему документ, по которому продавец отдаст ему товар. Без доверенности поставщик вправе отказать в отпуске ТМЦ, а подпись неуполномоченного лица на накладной может стать основанием для споров при приёмке и последующих претензиях.
Когда требуется доверенность на получение ТМЦ
- при самовывозе товара со склада поставщика;
- при получении груза в терминале транспортной компании;
- при приёмке материалов, оборудования, инвентаря;
- при получении почтовых отправлений и документов от имени организации;
- при подписании товарных накладных (ТОРГ-12), актов, УПД, счетов-фактур;
- при взаимодействии с контрагентами, налоговой, банками, если это предусмотрено текстом доверенности.
Обязательные реквизиты доверенности
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы доверенности на получение ТМЦ (ранее применялись формы М-2 и М-2а, сейчас они носят рекомендательный характер). Организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные сведения:
- Дата выдачи доверенности. Это обязательный реквизит — без указания даты совершения доверенность считается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
- Наименование организации-доверителя, её ИНН, ОГРН, юридический адрес.
- Должность и ФИО лица, выдавшего доверенность (как правило, руководителя организации, действующего на основании Устава);
- ФИО доверенного лица, его паспортные данные, должность.
- Перечень полномочий: какие именно ТМЦ и у какого контрагента получает представитель, какие документы вправе подписывать.
- Срок действия доверенности. Если срок не указан, доверенность действует в течение одного года с даты выдачи.
- Подпись руководителя и печать организации (при наличии печати).
- Образец подписи доверенного лица, рекомендуемый, но не обязательный реквизит;
Особенности доверенности на подписание первичных документов
Подписание первичных учётных документов (накладных, актов, УПД) — ответственное полномочие, поскольку подпись удостоверяет факт приёмки товара, его количество и качество. Чтобы избежать споров, в доверенности следует прямо указать:
- право подписания конкретных видов документов (товарные накладные, акты приёма-передачи, универсальные передаточные документы, счета-фактуры);
- реквизиты договора или счёта, в рамках которого осуществляется получение ТМЦ;
- наименование поставщика;
- перечень получаемых ценностей (можно указать «согласно приложению» или «по счёту № ___ от ___»).
Важно: доверенность, выданная организацией, не требует нотариального удостоверения — достаточно подписи руководителя и печати (при её наличии). Нотариальная форма необходима лишь в случаях, прямо предусмотренных законом (например, для сделок, требующих нотариальной формы, или при передоверии).
Образец доверенности на получение ТМЦ и подписание первичных документов
ДОВЕРЕННОСТЬ № 15
на получение товарно-материальных ценностей и подписание первичных документов
г. Москва «___» __________ 20___ г.
Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), ИНН ###, ОГРН 1157700000000, юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава,
настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Петра Петровича, паспорт: серия 4500 № 123456, выдан Отделом УФМС России по г. Москве , занимающего должность менеджера по закупкам,
получить от ООО «Поставщик» (ИНН ###) товарно-материальные ценности по договору поставки № 10 от , счёту № 25 от , согласно спецификации, а также подписать от имени ООО «Пример» товарные накладные, акты приёма-передачи, универсальные передаточные документы и иные первичные учётные документы, связанные с получением указанных ТМЦ.
Полномочия по передоверию не допускаются.
Доверенность выдана сроком до «___» __________ 20___ г.
Образец подписи доверенного лица: _____________ /Петров П.П./
Генеральный директор ООО «Пример» _____________ /Иванов И.И;/
М.П.
Практические рекомендации
- Ведите журнал учёта выданных доверенностей — это поможет контролировать сроки действия и возврат документов.
- Проверяйте срок действия перед каждой отгрузкой: просроченная доверенность не даёт полномочий.
- Уточняйте требования контрагента: некоторые поставщики требуют оригинал доверенности, другие принимают копию или электронный документ, направленный по ТКС или ЭДО.
- Ограничивайте полномочия конкретной поставкой, если получение разовое — это снижает риски злоупотреблений.
- Отзывайте доверенность при увольнении сотрудника или изменении условий сделки, уведомив контрагентов.
Грамотно составленная доверенность на получение ТМЦ и подписание первичных документов защищает интересы организации, обеспечивает бесперебойность поставок и исключает споры с контрагентами. Главное — указать дату выдачи, полные данные сторон, чёткий перечень полномочий и срок действия. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику вашей компании.