Составление графика ежегодных оплачиваемых отпусков — это обязательная ежегодная процедура для любого работодателя, имеющего наемных работников. Нарушение сроков или порядка утверждения документа влечет за собой административную ответственность. В данной статье подробно разберем нормативные сроки, конкретные календарные даты на ближайшие годы, порядок оформления и важные нюансы, о которых часто забывают кадровые специалисты.

Законодательная база: статья 123 ТК РФ

Основным документом, регулирующим порядок предоставления отпусков, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Ключевую роль играет статья 123 «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков».

Согласно части 1 статьи 123 ТК РФ:

«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации».

Ключевой вывод: жесткий дедлайн — 14 календарных дней до 1 января следующего года.

Конкретные даты: «Не позднее 17 декабря»

Поскольку календарный год всегда начинается 1 января, отсчет двух недель назад приводит к фиксированной дате — 17 декабря текущего года.

• График на 2027 год: утвердить не позднее 17 декабря 2026 года.
• График на 2028 год: утвердить не позднее 17 декабря 2027 года.
• График на 2029 год: утвердить не позднее 17 декабря 2028 года.

Порядок составления и утверждения: пошаговый алгоритм

Процесс не ограничивается одной подписью приказа. Это многоэтапная процедура, которую нужно начинать заранее (рекомендуется — в октябре-ноябре).

Этап 1: Сбор пожеланий работников (Октябрь — Ноябрь)

Хотя ТК РФ не устанавливает жесткий срок для подачи заявлений от сотрудников, практика показывает: опросить коллектив лучше заранее. Учитываются:

• Пожелания сотрудников по срокам отдыха.
• Категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время (до 6-месячного стажа, несовершеннолетние, работники с детьми до 14 лет, инвалиды и др. — ст. 123, 263, 267 ТК РФ).
• Необходимость обеспечения бесперебойной работы организации.

Этап 2: Составление проекта графика (Форма Т-7)

График оформляется по единой рекомендованной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата от № 1). Документ включает:

1. Табельный номер, ФИО, должность, структурное подразделение.
2. Срок работы, дающий право на отпуск (календарный год).
3. Продолжительность основного отпуска (в календарных днях).
4. Продолжительность дополнительных отпусков (за вредность, нерегулярный график, северная надбавка и т.д.).
5. Даты начала и окончания каждой части отпуска (если разделен по соглашению сторон).
6. Дата составления графика и подпись ответственного лица (кадровика).

Этап 3: Согласование с профсоюзом (если есть)

Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ, график утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

• Проект графика направляется в профсоюз для рассмотрения.
• Закон дает профсоюзу 8 рабочих дней на изучение и предоставление письменного мнения (п. 3 ч. 1 ст. 372 ТК РФ).
• Мнение профсоюза консультативное: работодатель не обязан соглашаться с замечаниями, но обязан их рассмотреть и зафиксировать в протоколе совещания или служебной записке.

Этап 4: Утверждение приказом (распоряжением)

На основе проекта графика и мнения профсоюза издается приказ (распоряжение) о утверждении графика отпусков на грядущий год. В приказе указывается:

• Основание (ст. 123 ТК РФ).
• Утвердить приложенный график (формы Т-7).
• Ответственное лицо за контроль исполнения.
• Обязательство ознакомить работников под роспись.

Этап 5: Ознакомление работников под роспись

Это обязательное требование (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Каждый сотрудник должен лично подписаться в самом графике (графа «Подпись работника») или в отдельном листе ознакомления не позднее чем за две недели до начала своего отпуска. На практике ознакомляют сразу после утверждения графика (в декабре).

Особенности 2026–2027 годов: перенос праздничных дней

При составлении графика на 2027 год (утверждаемом в декабре 2026) необходимо учитывать производственный календарь на 2027 год (утверждается Минтрудом обычно летом-текущего года).

• Отпуск не может включать нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ) — они не входят в календарные дни отпуска и не оплачиваются как дни отпуска (оплачиваются отдельно по среднему заработку).
• Если отпуск примыкает к выходным/праздникам, его продолжительность в календарных днях увеличивается, но оплачиваемых дней отпуска — нет.
• Следите за переносами выходных дней на рабочие (субботы), это меняет даты начала/окончания отдыха.

Ответственность за нарушение сроков

Игнорирование дедлайна 17 декабря или отсутствие графика влечет штрафы по статье 5.27 КоАП РФ:

• На должностных лиц (кадровиков, директоров): от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• На юридических лиц (организации): от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• При повторном нарушении: штрафы выше (до 20 000 руб. для должностных лиц, до 70 000 руб. для юрлиц) или дисквалификация руководителя на 1–3 года.

Инспекторы ГИТ (Государственной инспекции труда) при проверках в январе-феврале обязательно запрашивают приказ об утверждении графика и сам график с подписями сотрудников.

Можно ли изменить график после утверждения?

Да, можно и иногда нужно. График — не договор, а односторонний документ работодателя. Изменения вносятся в случаях:

• Заявление работника об отпуске «авансом» (до набора 6-месячного стажа) или вне очереди (ст. 123, 263, 267 ТК РФ).
• Соглашение сторон о переносе/разделении отпуска (по инициативе работника или работодателя).
• Исключение работника из графика (увольнение, декретный отпуск, учебный отпуск).
• Производственная необходимость (перенос по инициативе работодателя — только с согласия работника, за исключением случаев ст. 124 ТК РФ — производственная необходимость, но тогда отпуск переносится не более чем на 6 месяцев с доп. оплатой).

Оформление изменений: Издается новый приказ «О внесении изменений в график отпусков на 20XX год», вносится запись в форму Т-7 (перечеркивание старых дат, вписание новых, дата и подпись кадровика), работник ознакомляется с изменениями под роспись.

Частые ошибки, которых стоит избегать

1. Утверждение графика «ретроспективно» в январе. Штраф гарантирован.
2. Отсутствие подписей работников. График есть, а ознакомления нет, нарушение ч. 3 ст. 123 ТК РФ.
3. Неучет дополнительных отпусков. В графе «Продолжительность отпуска» должна быть сумма основного + дополнительных (за вредность, нерегулярный день, стаж в Крайнем Севере и т.д.).
4. Игнорирование мнения профсоюза. Даже если вы не согласны, процедура консультаций (8 дней) должна быть пройдена и задокументирована.
5. Планирование отпуска на период производственной необходимости без замены. Риск простоя работ.

Резюме: Чек-лист для кадровика (декабрь 2026 года для графика 2027)

• [ ] Получить производственный календарь на 2027 год.
• [ ] Опросить сотрудников о желаемых датах (до середины ноября).
• [ ] Составить проект формы Т-7 с учетом всех категорий работников и дополнительных отпусков.
• [ ] Направить проект в профсоюз (если есть) не позднее 8 декабря (чтобы успеть за 8 рабочих дней до 17 декабря).
• [ ] Получить письменное мнение профсоюза / составить протокол совещания.
• [ ] Подготовить проект приказа об утверждении.
• [ ] Подписать приказ руководителем не позднее 17 декабря 2026 года.
• [ ] Ознакомить всех сотрудников с утвержденным графиком под роспись (в самой форме Т-7 или в реестре ознакомления) в декабре 2026 года.
• [ ] Заархивировать экземпляр графика с подписями на хранение (срок хранения, 50 лет / 75 лет в зависимости от даты приема на работу).

Составление графика отпусков, это не формальность, а инструмент планирования кадровой политики и гарантия прав работников. Главное правило простое: приказ об утверждении графика на следующий год должен быть подписан 17 декабря текущего года. Начинайте подготовку заранее, учитывайте мнение профсоюза и обязательно ознакомляйте сотрудников под роспись. Это сэкономит вам штрафы, нервы и конфликты в коллективе в новом году.