Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Поиск архивных записей актов гражданского состояния (ЗАГС) — важнейший этап при оформлении наследства, подтверждении родственных связей, восстановлении утерянных свидетельств или составлении генеалогического древа. В Черкесске, как административном центре Карачаево-Черкесской Республики (КЧР), функции по хранению и выдаче архивных документов распределены между несколькими учреждениями. В этой статье мы подробно разберем, где находятся нужные архивы, как с ними связаться и как правильно оформить запрос.

Структура архивной сети КЧР: где хранятся метрические книги?

Согласно информации Управления КЧР по делам архивов (актуально на г.), архивная сеть республики включает в себя:

РГБУ «Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики» — главное хранилище исторических и управленческих документов региона.
Черкесский городской государственный архив — хранит документы по городу Черкесску (в 2021 году отметил 85-летие со дня основания в 1936 г.).
Архивы районов и поселков (например, архив в п. Эркен-Шахар).

Важный нюанс: Метрические книги (до 1917 г.) и актовые книги ЗАГС (после 1917 г., по истечении сроков хранения в самих ЗАГСах — обычно 100 лет для рождений/браков и 75 лет для смертей) передаются на хранение именно в государственные архивы. Свежие записи (не прошедшие сроки архивного хранения) находятся в territorialных отделах Управления ЗАГС КЧР.

Ключевые учреждения: адреса, телефоны и режим работы

РГБУ «Государственный архив КЧР» (Главный региональный архив)

Это основное место хранения фондов по всей республике, включая метрические книги духовных консисторий и ранние актовые книги ЗАГС районов и города.

Адрес: г. Черкесск, ул. ###, 24.
Директор: Хапчаева Асият Борисовна.
Телефоны: (87822) 6-31-89 (справочно-информационный), факс: 6-68-50.
E-mail: rguarhiv@yandex.ru (уточняйте актуальность на портале «Архивы России»).
Режим работы читальни: Обычно Пн–Пт: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб–Вс: выходной. Обязательно звоните заранее для записи в читальню и уточнения режима в праздничные периоды.

Черкесский городской государственный архив

Специализируется на документах по истории и управлению именно городом Черкесском. Здесь могут храниться актовые книги городских ЗАГСов более поздних периодов, а также делопроизводство городской администрации.

Адрес: г. Черкесск, ул. ###, 16 (поселок Эркен-Шахар / в составе городского округа).
Контакты: Рекомендуется уточнять телефон через Управление КЧР по делам архивов или на портале мэрии города Черкесск.

Управление КЧР по делам архивов (Координирующий орган)

Начальник: Джанкезова Мариям Хасановна. Данное управление ведет реестр архивов, курирует их деятельность и может проконсультировать, в каком именно архиве искать нужный фонд.

Управление ЗАГС Карачаево-Черкесской Республики (Для свежих записей)

Если искомое событие (рождение, брак, смерть) произошло менее 100/75 лет назад, документ нужно запрашивать здесь, а не в архиве.

Официальные каналы связи: VK (ВКонтакте), «Управление ЗАГС Карачаево-Черкесской Республики», Telegram: t.me/uzagskchr.
Через эти каналы можно уточнить адреса территориальных отделов ЗАГС в районе вашего интереса и правила приема посетителей.

Какие документы можно получить в архиве?

Свидетельства из актовых книг ЗАГС (формы № 16, 25, 33 и др.), на замену утерянным свидетельствам о рождении, браке, смерти, перемене имени.
Архивные справки — для судов, нотариусов, консульств (например, для оформления гражданства, визы, наследства).
Копии метрических записей (до 1917 г.), для генеалогических исследований.
Подтверждение факта регистрации акта, если запись есть, но выдать повторное свидетельство по закону нельзя (например, при разрыве брака — выдается только судом, архив дает справку о факте регистрации).

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определение места хранения

Уточните год события и населенный пункт.

Событие < 1917 г. (метрические книги) -> РГБУ ГА КЧР (ул. ###, 24) или районные архивы.
Событие 1917–1920-е гг. -> РГБУ ГА КЧР (фонды уездных/областных ЗАГСов).
Событие в г. Черкесск (поздние периоды, прошедшие срок хранения в ЗАГС) -> Черкесский городской госархив (ул. ###, 16) или РГБУ ГА КЧР.
Событие недавно (сроки не истекли) -> Территориальный отдел Управления ЗАГС КЧР.

Шаг 2. Подготовка документов для запроса

Вам понадобятся:

Паспорт гражданина РФ (оригинал).
Документы, подтверждающие родственные связи с лицом, по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении/браке цепочкой), — обязательно для получения свидетельств/справок по чужому имени (ст. 41 ФЗ-143).
Нотариальная доверенность (если запрос делает представитель).
Заявление (пишется на месте по форме архива или заранее в произвольной форме с указанием реквизитов записи: ФИО, дата, место, номер записи/тома, если известны).

Шаг 3. Способы подачи заявления

Лично в читальне архива (после предварительной записи по телефону 6-31-89). Самый быстрый способ для сложных поисковых запросов.
Через портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru) — услуга «Получение сведений из актовых записей ЗАГС, хранящихся в архивах». Позволяет заказать справку/свидетельство с доставкой по почте или в МФЦ.
Почтовым отправлением (ценным бандеролем с вложенным описью вложения и конвертом для ответа). Адрес: 369000, г. Черкесск, ул. ###, 24 (РГБУ ГА КЧР).
Электронная почта (rguarhiv@yandex.ru), для предварительной консультации и уточнения наличия фондов, но официальный запрос лучше дублировать почтой или через Госуслуги.

Шаг 4. Сроки и стоимость

Сроки: По закону — до 30 календарных дней (обычно готовят быстрее, за 10–14 дней). Поисковые запросы (если точная дата неизвестна) могут занять дольше.
Госпошлина: Устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст. 333.26). На 2024–2026 гг.:
- Выдача повторного свидетельства (свидетельство ГС) — 350 руб.
- Выдача справки из архива — 300 руб.
- Для отдельных категорий льготников (ветераны, инвалиды ВОВ и др.) — бесплатно (при предъявлении удостоверения).
Оплату можно произвести через квитанцию (реквизиты на сайте архива или в читальне) или через терминал/банк/Госуслуги.

Генеалогические исследования: советы исследователю

Если вы занимаетесь историей рода:

Начните с РГБУ ГА КЧР (ул. ###, 24). Там сосредоточены фонды духовных управлений (метрические книги), ревизские сказки, confesionalные росписи, фонды уездных управлений.
Изучите путеводители и описи фондов на портале «Архивы России» (archives.gov.ru) или в читальне архива. Это сэкономит время: вы придете с конкретными номерами фонда, описи, дела.
В Черкесском городском архиве (ул. ###, 16) ищите фонды городского совета, исполкома, хозяйственных организаций — там могут быть списки жителей, домовые книги, личные дела.
Не забывайте о ЦГА РСА (Москва) и ГАСК (Ставрополь) — исторически регион входил в состав Ставропольского края/области, часть старых фондов может быть там.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку онлайн без визита в архив?

Да. Через портал «Госуслуги» (раздел «Документы и данные» -> «Получение сведений из актовых записей…»). Нужно выбрать архив-хранилище (РГБУ ГА КЧР или Черкесский городской архив), заполнить данные записи и оплатить пошлину. Готовый документ придет по почте или в личный кабинет.

Что делать, если в архиве нет записи?

Архив выдает Справку об отсутствии записи (форма установленного образца). С этой справкой и пакетом документов (паспорт, доказательства родства, квитанция о госпошлине 300 руб.) обращаетесь в ЗАГС по месту регистрации акта (или в Управление ЗАГС КЧР) для восстановления записи (ст. 43 ФЗ-143). Если ЗАГС откажет, в суд.

Нужен ли паспорт для работы в читальне архива?

Да. Для входа в читальню и оформления читательского билета нужен паспорт. Для получения готовых свидетельств/справок — обязательно предъявление оригинала паспорта (и документов о родстве, если запрос не по своему имени).

Как связаться с архивом, если телефоны не берут?

Попробуйте:

Написать на e-mail: rguarhiv@yandex.ru.
Обратиться через форму обратной связи на сайте «Архивы России» (archives.gov.ru) в карточке РГБУ ГА КЧР.
Связаться с Управлением КЧР по делам архивов (начальник Джанкезова М.Х.) для эскалации.
Задать вопрос в группе ВК «Управление ЗАГС КЧР» — они часто перенаправляют к архивистам.

Архив ЗАГС в Черкесске представлен двумя основными площадками: РГБУ «Государственный архив КЧР» (ул. ###, 24) — для региональных и исторических фондов, и Черкесский городской государственный архив (ул. ###, 16), для специфически городских фондов. Для получения документа наиболее надежным способом является заказ через Госуслуги или личный визит в читальню с предварительной записью по телефону (87822) 6-31-89. Заранее соберите пакет доказательств родства — это главное условие получения архивного документа по чужому имени.

Данная статья составлена на основе открытых данных Управления КЧР по делам архивов, портала «Архивы России», карт 2ГИС и официальных сообществ Управления ЗАГС КЧР (актуальность контактов на 2024–2026 гг.). Перед визитом обязательно подтверждайте режим работы и реквизиты для оплаты по указанным телефонам.