Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт проверки личного состава — это основной документ, фиксирующий результаты процедуры учета и контроля за наличием сотрудников (военнослужащих, работников) на месте службы или работы. Данный документ имеет строгую юридическую силу и используется для подтверждения факта явки/неявки личного состава, выявления нарушений дисциплины или учетных расхождений. В статье подробно разбираются виды проверок, нормативная база, структура акта, правила оформления по ГОСТ Р 7.0.97–2025 и типичные ошибки.

Правовая основа и нормативная база

Оформление документов по личному составу, включая акты проверок, регулируется комплексом нормативных правовых актов. Ключевыми из них являются:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — закрепляет общие правила оформления кадровых документов (ст. 86, 309).
Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (для военной сферы) — определяет порядок учета личного состава и контроля за его наличием (п; 120, 121 и др.).
ГОСТ Р 7.0.97–2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Наборы обменными данными. Форматы метаданных и правила обмена» — устанавливает единые требования к реквизитам документов, их составу и оформлению.
Локальные нормативные акты (ЛНА) организации, Положение о делопроизводстве, Инструкция по порядку проведения проверок личного состава, Перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения.
Приказы ведомств (например, Приказ ФСО России, Приказы Минобороны РФ) — утверждают ведомственные образцы бланков и порядки проведения служебных проверок.

Важно: Трудовым законодательством закреплены лишь основные правила оформления приказов и актов по личному составу. Детали конкретизируют сами работодатели и закрепляют в локальных нормативных актах.

Виды проверок личного состава

В зависимости от целей и периодичности, выделяют следующие основные виды проверок, результаты которых оформляются актом:

Ежедневная (утренняя/вечерняя) проверка, проводится ежедневно (в войсках — по подъему и к спалке) для установления фактического наличия личного состава.
Внеплановая (незапланированная) проверка — назначается командиром (руководителем) вне графика для проверки боевой готовности, в тревожные периоды или при подозрении на несанкционированное отсутствие.
Плановая служебная проверка — проводится комиссией в установленные сроки (квартально, полугодично) для оценки состояния кадрового учета, правильности ведения личных дел, картотеки личного состава.
Проверка при передаче дела/смене командира — полная перепроверка личного состава при смене должностного лица.
Проверка состояния дел по личному составу — проверка наличия, правильности заполнения и хранения личных карточек (ф. Т-2), личных дел, приказов, справок.

Структура и обязательные реквизиты Акта проверки

Согласно ГОСТ Р 7.0.97–2025 и установленному делопроизводству, Акт проверки личного состава должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Реквизит	Описание и правила заполнения
Наименование документа	АКТ ПРОВЕРКИ ЛИЧНОГО СОСТАВА (крупными буквами, по центру).
Дата составления	День, месяц, год (прописью или цифрами в установленном формате).
Место составления	Наименование населенного пункта, военной части/организации.
Основание для проведения	Ссылка на приказ, распоряжение, план проверок, пункт Устава ВС РФ или ЛНА.
Состав комиссии (лица, проводившие проверку)	ФИО, должность, звание (если применимо) председателя и членов комиссии. Указывается роль каждого (председатель, член, секретарь).
Объект проверки	Наименование подразделения, штатное число, фактическое число на момент проверки.
Ход и результаты проверки (описанная часть)	Детальное описание: как проводилась проверка (пересчет по именному списку, сверка с личными делами/карточками, опрос), выявленные расхождения (неявки, несоответствие данных документов, ошибки в учете).
Выявленные недостатки и нарушения	Перечень конкретных фактов: отсутствующие лица (с указанием причин, если известны), ошибки в личных карточках, несвоевременное оформление приказов, нарушения сроков хранения.
Общий вывод о состоянии учета личного состава (удовлетворительно/неудовлетворительно), меры по устранению нарушений, ответственные лица и сроки исполнения.
Подписи	Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО). При необходимости, подпись лица, ответственного за учет (начальника штаба, начальника кадра/КСО), ознакомившегося с актом.

Образец заполнения Акта проверки личного состава (типовая форма)

Ниже приведен универсальный образец структуры акта. Конкретный бланк может устанавливаться ведомственным приказом (например, Приложение № 4 к Административному регламенту ведомства или Приложение к Порядку учета личного состава).

 УТВЕРЖДЕН
 Приказом № _____ от «___» ________ 202_ г.
 Командира военной части ________ / Начальника организации ________
 _____________ /ФИО/ АКТ ПРОВЕРКИ ЛИЧНОГО СОСТАВА
(наименование подразделения / военной части)
Город/Населенный пункт _______________________ «___» _____________ 202_ г.
Основание: План проверок личного состава на 202_ г., утвержденный приказом № ___ от «___» ________ 202_ г. / Распоряжение командира № ___ от «___» ________ 202_ г.
СОСТАВ КОМИССИИ:
Председатель: Должность, звание, ФИО полностью — подпись / расшифровка
Член комиссии: Должность, звание, ФИО полностью — подпись / расшифровка
Член комиссии: Должность, звание, ФИО полностью — подпись / расшифровка
Секретарь: Должность, звание, ФИО полностью — подпись / расшифровка
ОБЪЕКТ ПРОВЕРКИ:
Подразделение: Наименование (рота, взвод, отдел, цех)
Штатное число по расчету: ___ чел. (в т.ч. офицеры/руководители: ___, сержанты/специалисты: ___, рядовые/рабочие: ___)
Фактическое число на момент проверки: ___ чел.
ХОД ПРОВЕРКИ И РЕЗУЛЬТАТЫ:
Проверка проводилась путем пересчета личного состава по именному списку (по личным делам / личным карточкам ф. Т-2) в время начала проверки.
Наличие личного состава: На месте службы/работы присутствует ___ чел. Отсутствуют: ___ чел.
Список отсутствующих с указанием причин:
ФИО, должность — Причина (больничный, komandировка, отпуск, неявка без уважительной причины и т.д.), документ-основание (№ справки, приказа).
…
Состояние кадрового учета (при полной проверке):
Личные карточки (ф. Т-2) / Личные дела: имеются на ___ чел., отсутствуют на ___ чел. (указать ФИО).
Правильность заполнения: выявлены ошибки в графах указать номера граф у ___ чел. (подробности в приложении/ниже).
Своевременность оформления приказов по личному составу: соблюдается / нарушается (указать номера приказов, не оформленных вовремя).
Наличие и состояние делов (постоянного/временного хранения): соответствует / не соответствует перечню и срокам хранения.
ВЫЯВЛЕННЫЕ НЕДОСТАТКИ И НАРУШЕНИЯ:
Описание нарушения 1 (например: Неявка рядового Иванова И.И. на утреннюю проверку г. без уважительной причины).
Описание нарушения 2 (например: В личной карточке сержанта Петрова П.П. не заполнена графа 14 «Военная специальность»).
…
Состояние учета личного состава подразделения оценивается как удовлетворительное / неудовлетворительное.
ПРЕДЛАГАЕМЫЕ МЕРЫ:
Командиру роты / Начальнику отдела: принять меры к установлению местонахождения неявлившихся до «___» ________ 202_ г.
Клерку / Кадровому офицеру: исправить ошибки в личных карточках (ф. Т-2) до «___» ________ 202_ г.
Начальнику штаба / Начальнику кадра: провести доп. инструктаж по учету личного состава.
ОЗНАКОМИЛСЯ:
Командир подразделения / Начальник структурного подразделения: _______________ / ФИО / «___» ________ 202_ г.
Примечание: Акт составляется в 2 (двух) экземплярах: 1 — в делопроизводство штаба/организации, 2 — в подразделение (к делу проверки). Срок хранения определяется перечнем документов по личному составу (обычно 5–10 лет в зависимости от вида акта).

Особенности оформления по ГОСТ Р 7.0.97–2025

С введением актуального стандарта ГОСТ Р 7.0.97–2025 к оформлению актов предъявляются повышенные требования к структурированию данных для электронного документооборота:

Метаданные: При формировании электронного акта необходимо заполнять атрибуты: тип документа («Акт»), вид документа («Акт проверки»), тема («Учет личного состава»), автор, дата создания.
Электронная подпись (ЭП): Подписи членов комиссии в электронном виде должны быть усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) в соответствии с 63-ФЗ.
Нумерация: Сквозная регистрация в журнале учета актов проверок или в АИС «Делопроизводство» с присвоением уникального регистрационного номера.
Приложения: Именные списки неявлившихся, выписки из дефектационных ведомостей, копии приказов — оформляются как приложения к акту с собственной нумерацией листов (лист 1, лист 2…).

Порядок хранения и учета актов проверок

Сроки хранения актов проверок личного состава устанавливаются организацией самостоятельно в Перечне документов по личному составу с указанием сроков хранения (утверждается приказом руководителя), исходя из рекомендаций Росархива (Типовый перечень управленческой документации).

Акты ежедневных проверок (журналы учета): чаще всего хранятся 1 год (например, журнал учета личного состава в штабе дивизиона хранится 1 год, после чего уничтожается в установленном порядке).
Акты плановых служебных проверок, проверок при смене командиров: хранятся 5–10 лет (в зависимости от ведомственной инструкции).
Акты проверок, связанные с расследованием происшествий или судебными исками: хранятся до истечения сроков исковой давности или закрытия дела.

Личные карточки (ф. Т-2) и личные дела, которые являются объектом проверки, комплектуются по структурным подразделениям в алфавитном порядке и хранятся значительно дольше (личные карточки, 75 лет, личные дела, согласно перечню).

Типичные ошибки при составлении Акта

Отсутствие основания: Не указана ссылка на приказ/распоряжение/план, на основании чего проводилась проверка.
Неполный состав комиссии: Проверка проведена одним лицом без утвержденного состава комиссии (для плановых проверок недопустимо).
Общие формулировки в результатах: Фразы вроде «нарушений не выявлено» при наличии неявок или ошибок в документах. Необходимо фиксировать каждый факт конкретно.
Отсутствие мер по устранению: Акт заканчивается констатацией фактов, без предложений по исправлению и ответственных лиц.
Нарушение процедуры подписания: Подписи поставлены не всеми членами комиссии, отсутствуют расшифровки, подпись лица, ознакомившегося с актом (командира подразделения).
Несвоевременная регистрация: Акт не внесен в журнал регистрации или АИС в день составления.

Ответственность за нарушение порядка учета и проверки

Нарушение правил ведения учета личного состава, несвоевременное проведение проверок или фальсификация их результатов (в т.ч. в актах) влечет за собой:

Дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, понижение в должности/звании) — ст. 192 ТК РФ, Устав ВС РФ.
Административную ответственность (для должностных лиц) — по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Уголовную ответственность, в случае злоупотребления полномочиями или подделки документов (ст. 285, 292 УК РФ).

Цифровизация процесса: электронные журналы и акты

На 2026 год большинство ведомств и крупных организаций перешли на ведение учета личного состава и составление актов в автоматизированных информационных системах (АИС «Делопроизводство», «Кадры», ведомственные АСУ).

Преимущества электронного оформления:

Автоматическое заполнение реквизитов (дата, номер, состав комиссии из справочника).
Контроль полноты заполнения обязательных полей (блокировка сохранения без подписей УКЭП).
Автоматическое формирование именных списков неявлившихся на основе данных табеля учета рабочего времени/боевого распорядка.
Мгновенная отправка акта на согласование и в архив.

Однако даже при электронном документообороте требуется наличие утвержденного в ЛНА образца бланка акта для распечатки (при необходимости предоставления на бумажном носителе проверяющим органам, прокуратуре, суду).

Акт проверки личного состава — это не просто формальность, а ключевой инструмент управления персоналом и обеспечения безопасности (боевой готовности). Грамотное оформление акта в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2025, ведомственными требованиями и локальными нормативными актами позволяет:

Своевременно выявлять неявки и нарушения дисциплины.
Поддерживать кадровый учет в актуальном состоянии.
Иметь правовооснование для применения мер ответственности или принятия управленческих решений.
Обеспечивать сохранность документов установленного срока хранения.

Использование утвержденного образца акта, четкое закрепление порядка проведения проверок в ЛНА и переход на электронные технологии документооборота минимизируют риски ошибок и правовых нарушений.

Дата актуализации статьи: . Информация основана на действующем на указанную дату законодательстве (ТК РФ, Устав ВС РФ, ГОСТ Р 7.0.97–2025, типовые ведомственные приказы). Перед применением образца обязательно сверьтесь с актуальными локальными нормативными актами вашей организации и ведомственными приказами.