При приёмке товара от поставщика или транспортной компании покупатель нередко сталкиваеться с ситуацией, когда часть позиций отсутствует либо комплектация не соответствует договору. В таких случаях составляется акт о некомплектности товара, документ, фиксирующий расхождение между фактически полученной продукцией и данными сопроводительных документов. В этой статье разберём, зачем нужен акт, как его правильно оформить и приведём образец заполнения.
Что такое акт о некомплектности товара
Акт о некомплектности (недостаче) товара — это первичный учётный документ, который подтверждает факт получения товара в неполном объёме. Он составляется в момент приёмки и служит основанием для:
- предъявления претензии поставщику или перевозчику;
- отказа от оплаты недопоставленной части товара;
- требования о допоставке недостающих позиций;
- взыскания неустойки и убытков в судебном порядке;
- корректного отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.
Унифицированной обязательной формы акта о некомплектности не существует. Организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике. При этом документ должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ.
Когда составляется акт
Акт оформляется в следующих ситуациях:
- Количество товара меньше указанного в накладной или счёте-фактуре.
- Отсутствуют отдельные комплектующие, входящие в состав комплекта (например, документация, крепёж, аксессуары).
- Поставлен товар, не предусмотренный договором, вместо заказанного.
- Нарушена упаковка, из-за чего часть товара утрачена.
Важно составить акт непосредственно при приёмке. Если недостача обнаружена позже, доказать, что она возникла по вине поставщика, будет значительно сложнее.
Порядок составления акта
Шаг 1. Организация приёмки
Приёмку рекомендуется проводить комиссионно, в присутствии представителя поставщика или транспортной компании. О дате и времени приёмки контрагента уведомляют заранее (письменно, по электронной почте). Если представитель не явился, акт составляется в одностороннем порядке с отметкой об уведомлении.
Шаг 2. Проверка и фиксация расхождений
Комиссия сверяет фактическое наличие товара с товарной накладной, спецификацией и договором. Все выявленные расхождения фиксируются по каждой позиции: наименование, артикул, количество по документам и фактически, разница.
Шаг 3. Оформление и подписание
Акт подписывают все члены комиссии и представитель поставщика (при его наличии). Документ составляется минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
Обязательные реквизиты акта
- наименование документа («Акт о некомплектности товара»);
- дата и место составления;
- наименование организации-покупателя и поставщика;
- реквизиты договора, накладной, счёта-фактуры;
- состав комиссии (ФИО, должности);
- перечень недостающих позиций с количеством и стоимостью;
- выводы комиссии;
- подписи ответственных лиц.
Образец акта о некомплектности товара
АКТ № ___ о некомплектности товара
г. Москва «___» __________ 20__ г.
Комиссия в составе: председатель комиссии, __________ (должность, ФИО), члены комиссии — __________, __________, составила настоящий акт о нижеследующем.
При приёмке товара, поступившего от ООО «__________» по договору № ___ от __________, товарной накладной № ___ от __________, установлена некомплектность:
- Наименование: __________; артикул: ______; по документам: ___ шт.; фактически: ___ шт.; недостача: ___ шт. на сумму ______ руб.
- Наименование: __________; артикул: ______; по документам: ___ шт.; фактически: ___ шт.; недостача: ___ шт. на сумму ______ руб.
Общая сумма недостачи: __________ руб. (сумма прописью).
Подписи членов комиссии: __________ / __________ /
Представитель поставщика: __________ (присутствовал / уведомлён, не явился)
Что делать после составления акта
На основании акта покупатель направляет поставщику письменную претензию с приложением копии акта и требованием: допоставить товар, заменить его или вернуть оплату за недостающую часть. Срок ответа обычно устанавливается договором, а при его отсутствии — разумный срок (как правило, 30 дней). Если поставщик требования не исполнит, покупатель вправе обратиться в арбитражный суд, где акт станет ключевым доказательством.
Акт о некомплектности товара — простой, но юридически значимый документ. Своевременное и грамотное его оформление защищает интересы покупателя, упрощает претензионную работу и позволяет корректно вести учёт. Рекомендуем заранее утвердить форму акта в учётной политике и ознакомить с ней сотрудников, отвечающих за приёмку товара.