Акт хранения продуктов питания — это первичный учетный документ, который фиксирует факт приемки, передачи на хранение и состояния пищевых продуктов․ Он необходим для подтверждения соблюдения санитарных норм, отслеживания сроков годности и ответственности лиц, материально ответственных за сохранность товаров․ В статье разберем правовую базу, структуру документа, пошаговую инструкцию по заполнению и предоставим готовый образец․
Правовая основа и назначение документа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:
- ГК РФ (ст․ 886, 901): регулирует отношения хранения (складской договор), права и обязанности сторон․
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» (ст․ 9): требует оформления хозяйственных операций первичными документами в момент совершения․
- СанПиН 2․3/-20 (СанПиН -21): устанавливают гигиенические требования к хранению, транспортировке и реализации пищевой продукции․
- Постановление Госкома РФ от № 132: утверждает единые формы первичной учетной документации (хотя для акта хранения единой обязательной формы нет, организации разрабатывают свою в Учетной политике)․
Основные цели составления акта:
- Фиксация количества и ассортимента принятых к хранению продуктов․
- Подтверждение соответствия качества требованиям (температура, упаковка, сроки годности)․
- Распределение материальной ответственности между сдающим (поставщиком/производителем) и принимающим (складом/ответственным лицом)․
- Основание для бухгалтерского учета (ДТ 41 / КТ 60, ДТ 10 / КТ 41 и др․)․
- Инструмент для инвентаризации и выявления порчи/естественной убыли․
Когда составляется акт хранения
Документ оформляется в обязательном порядке в следующих ситуациях:
- Приемка товара на склад от поставщика (вместе с накладной ТОРГ-12 или УПД)․
- Передача продуктов на ответственное хранение третьей стороне (логистический оператор, холодильный комплекс)․
- Внутреннее перемещение между подразделениями (например, со склада в производственный цех или розничный магазин)․
- Инвентаризация (акт инвентаризации оформляется отдельно, но данные акта хранения служат базой для сверки)․
- Выявление брака, порчи или истечения сроков годности (акт списания/порчи ссылается на данные акта хранения)․
- Возврат товара поставщику (обратная приемка)․
Структура и обязательные реквизиты акта
Так как единой формы (как ТОРГ-1 или ТОРГ-12) для акта хранения не установлено, организация утверждает свой бланкет в Учетной политике․ Однако, согласно ст․ 9 ФЗ-402, документ должен содержать обязательные реквизиты:
| Реквизит | Описание |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт приемки-передачи продуктов питания на хранение» или «Акт хранения продуктов питания»․ |
| Дата составления | День, месяц, год (фактическая дата операции)․ |
| Номер документа | Сквозная нумерация за год или по серии․ |
| Наименование организации | Полное или сокращенное наименование юрлица/ИП․ |
| Содержание хозяйственной операции | Суть: «Приемка на хранение», «Передача на ответственное хранение» и т․д․ |
| Единицы измерения | Кг, шт, упаковки, литры (в натуральном и/или стоимостном выражении)․ |
| Должности лиц, совершивших операцию | Кладовщик, менеджер по закупкам, водитель, представитель поставщика, МОЛ․ |
| Подписи с расшифровкой | Лиц, ответственных за операцию (сдавшего и принявшего)․ При наличии — печать организации․ |
Специфические реквизиты для продуктов питания (рекомендуемые):
- Температура в транспортном средстве при прибытии / на складе․
- Состояние упаковки (целостность, чистота, наличие пломб)․
- Сроки годности / даты производства каждой позиции․
- Номер ветеринарного свидетельства / декларации соответствия (для продукции животного происхождения)․
- Номер партии (партийная серия) для прослеживаемости․
- Место хранения (номер камеры, стеллаж, зона)․
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1․ Подготовка бланка
Используйте утвержденный в Учетной политике бланк (бумажный или электронный в СЭД/1С)․ Заполните «шапку»: название организации, номер, дату․
Шаг 2․ Данные сторон
Укажите: Кто сдает (Поставщик, Наименование, ИНН, ФИО представителя, доверенность №) и Кто принимает (Получатель/Склад, ФИО кладовщика/МОЛ, должность)․
Шаг 3․ Табличная часть (Спецификация)
Заполняйте каждую номенклатурную позицию в отдельной строке․ Рекомендуемые колонки:
- № п/п
- Наименование продукта (полное, по ТУ/ГОСТ)
- Единица измерения
- Количество по документам поставщика (накладная)
- Фактически принятое количество (после взвешивания/пересчета)
- Отклонение (излишки/недостача)
- Дата производства
- Срок годности / Дата окончания срока
- Температура продукта / среды (фактическая)
- Состояние упаковки (Целая / Повреждена / Отсутствует)
- Номер партии / Серия
- Документ-основание (Накладная №, Декларация №)
- Место хранения (Камера №, Стеллаж №)
- Цена / Сумма (для бухгалтерии)
Шаг 4․ Фиксация нарушений (если есть)
Если обнаружены расхождения с накладной, нарушение температурного режима, повреждение упаковки, просрочка — обязательно делайте пометку в акте или составляйте отдельный Акт расхождений (Торг-2) / Акт брака․ В акте хранения пропишите: «Принято с замечаниями: коробка № 5 вмята, температура в фуре +8°C при норме +2․․․+4°C»․
Шаг 5․ Подписание
Акт подписывают минимум два лица: представитель сдающей стороны (водитель, экспедитор) и представитель принимающей стороны (кладовщик, МОЛ, приемщик)․ При электронном документообороте, усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)․
Шаг 6․ Распределение экземпляров
- 1 экземпляр — сдающей стороне (поставщику/перевозчику)․
- 1 экземпляр — принимающей стороне (на складе/в бухгалтерии)․
- При необходимости — 3-й экземпляр для контролера/качества/логиста․
Образец заполненного акта хранения продуктов питания
Ниже приведен пример заполнения бланка для ООО «СкладПлюс», принимающего продукцию от ИП Петрова․
Директором ООО «СкладПлюс»
_____________ /Иванов И․И․/
«___» _____________ 202_ г․
АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ НА ХРАНЕНИЕ
№ 154-скл г․ Москва «15» октября 2024 г․
Мы, нижеподписавшиеся:
От сдающей стороны: ИП Петров П․П․, действующий на основании Устава, именуемый в дальнейшем «Поставщик», в лице водителя-экспедитора Сидорова С․С․ (уд․ лич․ 45 12 123456, доверенность № 55 от г․)․
От принимающей стороны: ООО «СкладПлюс», именуемое в дальнейшем «Хранитель», в лице кладовщика МОЛ Козловой К․К․ (приказ № 12-од от г․)․
Составили настоящий Акт о том, что Поставщик сдал, а Хранитель принял на хранение (ответственное хранение по Договору № 77 от г․) следующую продукцию питания:
| № | Наименование продукции | Ед․ изм․ | Кол-во по накл․ | Факт прим․ | Отклон․ | Дата произв․ | Срок годн․ до | Темп․ (°C) | Упак․/Партия | Место хран․ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Молоко пастеризованное 3․2% «Дом в деревне» 930мл (ГОСТ 31450-2013) | шт | 500 | 500 | 0 | +3 / +4 | Коробки целые / Партия 241014-01 | Камера №1, Стеллаж А-1 | ||
| 2 | Сыр твердый «Российский» 45% (ТУ 9225-001-001) брусок 2․5кг | кг | 150․0 | 148․5 | -1․5 | +5 / +6 | Вакуум целая / Партия 240901-05 | Камера №2, Стеллаж Б-3 | ||
| 3 | Курица бройлерская охлажденная 1 кат․ (ГОСТ 31475-2012) | кг | 300․0 | 300․0 | 0 | +1 / +2 | Поддоны пломбированы / Партия 241014-M | Камера №3 (Мясо), Полка 1 |
ИТОГО наименований: 3, на сумму: 487 500,00 руб․ (НДС 10% — 44 318,18 руб․)
ЗАМЕЧАНИЯ ПРИ ПРИЕМКЕ:
- По позиции №2 (Сыр): выявлено недовес 1․5 кг (1 брусок отсутствует в коробке № 12)․ Упаковка коробки № 12 повреждена (разрыв скотча)․ Составлен Акт расхождений № 154-а от г․ Приемка с замечаниями․
- Температура в кузове рефрижератора при прибытии: +4°C (норма по договору +2․․․+6°C)․ Датчик термографу снят, данные приложены․
- Ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) в системе «Меркурий» получены, УУИД проверены․
ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ (по СанПиН 2․3/-20):
- Молочная продукция: т° +2․․․+4°C, влажность 85-90%, раздельно от продукции с резким запахом․
- Сыр: т° +2․․․+6°C, влажность 80-85%․
- Мясо охлажденное: т° 0․․․+2°C (в глубине мышцы не выше +4°C), срок хранения до реализации не более 48 ч․ от момента приемки․
Продукция принята на хранение в надлежащем состоянии (за исключением замечаний выше), соответствует требованиям ТР ТС 021/2011, ТР ТС 033/2013, сопроводительным документам․
Ответственность за сохранность и качество продукции с момента подписания акта переходит на Хранителя․
| ПОСТАВЩИК | ХРАНИТЕЛЬ |
Особенности хранения разных групп продуктов (для отражения в акте)
При заполнении акта кладовщик/приемщик должен проверять соответствие условий хранения требованиям СанПиН 2․3/-20․ Основные режимы:
| Группа продукции | Температура (°C) | Влажность (%) | Ключевые требования |
|---|---|---|---|
| Мясо охлажденное, птица | 0․․․+2 (в мышце до +4) | 85-90 | Срок хранения до 48-72 ч․ Раздельное хранение от замороженного․ |
| Мясо замороженное | не выше -18 | 90-95 | Без разморозки․ Контроль температуры непрерывный․ |
| Рыба и морепродукты охл․ | 0․․․+2 | 90-95 | В ледяной крошке или на льду․ Срок до 24-48 ч․ |
| Молоко, кефир, сметана | +2․․․+6 | 85-90 | В закрытой таре․ Защита от света․ |
| Сыр, масло сливочное | +2․․․+8 | 80-85 | В оригинальной упаковке․ Масло — отдельно от рыбы/сыра․ |
| Яйца пищевые | 0․․․+2 (до +20 кратковр․) | 85-88 | В ячейках/поддонах․ Грязные и чистые раздельно․ |
| Овощи, фрукты | 0․․․+10 (зависит от вида) | 85-95 | Этиленообразователи (яблоки, бананы) отдельно от этиленочувствительных (картофель, морковь)․ |
| Сухие продукты (крупы, мука) | до +18․․․+20 | не более 70 | На поддонах, от стен 70 см, от потолка 1 м․ Дератизация обязательна․ |
Электронный документооборот (ЭДО) и акты хранения
С 2024 года большинство организаций переходят на электронные первичные документы (ФЗ-402, ст․ 9, ч․ 2)․ Акт хранения в ЭДО:
- Оформляется в формате XML (стандарт ФНС или по соглашению сторон, например, УПД/УКД с функцией «Акт приемки»)․
- Подписывается КЭП обеих сторон․
- Имеет такую же юридическую силу, как бумажный (ст․ 9 ФЗ-402, ст․ 160 ГК РФ)․
- Хранится в СЭД (1С, Диадок, СБИС, Контур и др․) не менее 5 лет (срок хранения первички)․
Важно: Если вы работаете по ЭДО, в Учетной политике должен быть закреплен формат электронного акта и порядок обмена файлами․
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие даты производства и срока годности в акте․ Риск: невозможность написать продукцию со скидкой перед сроком годности, штрафы Роспотребнадзора за реализацию просрочки․
- Незаполнение колонки «Температура»․ Риск: споры при порче продукта — чья вина (перевозчика или склада)․
- Подписание акта лицом, не уполномоченным (нет доверенности/приказа о МОЛ)․ Риск: документ признается недействительным в суде/налоговой․
- Игнорирование повреждения упаковки․ Риск: порча продукта внутри, невозможность предъявить претензию поставщику/перевозчику․
- Хранение «в куче» без зонирования․ Риск: перекрестное загрязнение (сырое мясо рядом с готовыми салатами), нарушение СанПиН, штрафы до приостановки деятельности․
Хранение самого акта
Срок хранения акта хранения продуктов питания, не менее 5 лет после окончания отчетного года (п․ 225 типовых нормативов сроков хранения, утвержденных Росархивом)․ Если по акту есть претензии/суды — до окончания рассмотрения․
Грамотно оформленный акт хранения продуктов питания — это не просто формальность для бухгалтерии, а ключевой инструмент безопасности пищевых продуктов и защиты финансовых интересов бизнеса․ Он фиксирует точку перехода ответственности, подтверждает соблюдение температурных режимов (критично для HACCP) и служит основанием для разрешения споров с контрагентами; Используйте предложенный образец как базу для разработки собственного бланка, закрепленного в Учетной политике организации․