Тема архивов в Пензе часто вызывает вопросы у граждан и организаций‚ так как под понятием «архив администрации Пензы» могут подразумеваться разные структуры: архивный сектор самой Администрации города (хранящий текущую и недавнюю документацию органа власти)‚ Государственный архив Пензенской области (главный исторический репозиторий региона) и архив ЗАГС (документы актов гражданского состояния). В данной статье мы подробно разберем структуру‚ функции‚ адреса и контакты всех ключевых архивных учреждений‚ связанных с администрацией Пензы и области.

Архивный сектор Администрации города Пензы

Это структурное подразделение непосредственно внутри органов местного самоуправления. Его главная задача — обеспечение сохранности‚ учета и использования документов‚ образующихся в деятельности Администрации города Пензы‚ а также документов ликвидированных или реорганизованных муниципальных учреждений.

Основные функции:

• Прием на хранение дел от структурных подразделений Администрации по истечении сроков хранения в ведомственном архиве.
• Формирование архивных фондов Администрации города Пензы.
• Обеспечение доступа к документам для сотрудников Администрации и предоставление информации гражданам и организациям в установленном законом порядке.
• Подготовка справок‚ выписок и копий документов по запросам граждан (например‚ о награждении почетными званиями города‚ о решениях администрации и т.д.).
• Экспертиза сроков хранения и акта списания документов‚ не подлежащих хранению.

Реквизиты и контакты Администрации города Пензы (организации-владельца архива):

• Полное наименование: Администрация города Пензы
• ИНН: ###
• Регион: Пензенская область‚ г; Пенза
• Официальный сайт: penza-gorod.ru (раздел «Обращения граждан» / «Архивный сектор»)
• Телефон приемной/справочной: Уточняйте на сайте в разделе «Контакты» или «Структура -> Архивный сектор».

Важно: Физическое расположение архивного сектора может не совпадать с главным зданием администрации. Часто архивные помещения вынесены в отдельные корпуса. Для личного визита обязательно предварительно звоните по телефону‚ указанному на официальном сайте в карточке «Архивный сектор»‚ чтобы уточнить адрес приема посетителей‚ режим работы и необходимый пакет документов.

Государственный архив Пензенской области (ГАПО)

Это отдельное юридическое лицо — Государственное бюджетное учреждение (ГБУ) культуры Пензенской области. Он не входит в структуру Администрации города Пензы‚ но является главным архивом региона‚ куда передаются документы постоянного хранения от органов власти области‚ включая исторические фонды города Пензы.

С 1961 года архив подчинялся архивному отделу Пензенского облисполкома‚ с октября 1991 года — архивному отделу Администрации Пензенской области. В настоящее время ведомственным надзором осуществляет Министерство по делам архивов Пензенской области.

Статус и значение:

ГБУ «Государственный архив Пензенской области» является единственным в регионе самостоятельным архивным учреждением федерального/регионального уровня. Он хранит документы с XVII века по настоящее время.

Адреса и структуру ГАПО (основные здания):

1. Главное здание (Хранилища‚ читальный зал‚ приемная): г. Пенза‚ ул. ###‚ 7 (9 этаж).
2. Отдел фондов общественно-политических организаций / Научно-справочный аппарат: г. Пенза‚ ул. ###‚ 12-А.
3. Филиал / Отделение (село Бессоновка): с. Бессоновка‚ ул. ###‚ 12а.

Контакты ГАПО:

• Телефон приемной (ул. ###‚ 12-А): 8 (8412) 94-02-49
• Портал «Архивы России»: archives.gov.ru (раздел «Архивная сеть» -> Пензенская область)
• Режим работы читального зала: Обычно с 9:00 до 17:00 (перерыв 13:00–14:00)‚ выходные — суббота‚ воскресенье. Обязательно подтверждайте по телефону перед визитом.

Что хранится в ГАПО (основные фонды):

• Документы дореволюционных учреждений (Пензенская губернская правода‚ уездные земства‚ городские думы).
• Документы советского периода: облисполком‚ горисполкомы‚ райисполкомы‚ партийные организации.
• Фонды общественно-политических организаций (Комсомол‚ профсоюзы‚ общественные фонды).
• Личные фонды выдающихся деятелей культуры‚ науки‚ политики‚ связанных с регионом.
• Фото-‚ кино-‚ фоно документы‚ коллекции плакатов‚ открыток‚ карт.

Архив ЗАГС Управления записи актов гражданского состояния Пензенской области

Отдельное важное направление — документы актов гражданского состояния (рождение‚ брак‚ смерть‚ усыновление‚ изменение имени и т.д.). Эти документы не хранятся ни в архиве Администрации города‚ ни в ГАПО (кроме очень старых‚ до 1917-1920 гг.‚ фондов).

Адрес и контакты:

• Наименование: Отдел учёта‚ обработки и хранения документов (Архив ЗАГС) Управления ЗАГС Пензенской области.
• Адрес: г. Пенза‚ ул. ###‚ 4.
• Режим работы: Уточняйте на портале госуслуг или по телефонам Управления ЗАГС области.

Как получить справку из Архива ЗАГС:

1. Через портал Госуслуг (Государственные услуги) — самый удобный способ (электронная заявка‚ оплата госпошлины онлайн‚ получение по почте или в МФЦ).
2. Через МФЦ «Мои Документы».
3. Лично в Архиве ЗАГС (ул. ###‚ 4) — требуется запись на прием.

Архивный сектор Администрации Пензенского района

Если ваш запрос касается документов по сельским поселениям‚ входящим в состав Пензенского муниципального района (а не города Пензы)‚ то нужно обращаться к Архивному сектору Администрации Пензенского района Пензенской области;

• Это муниципальный архив‚ формирующий фонды от органов местного самоуправления района.
• Контакты и адрес лучше уточнять на сайте Администрации Пензенского района или на Портале «Архивы России» в разделе «Муниципальные архивы».

Современные цифровые сервисы: АИС «ЭЛАР-Архив»

Министерство по делам архивов Пензенской области и ГБУ ГАПО активно внедряют электронные сервисы. С 2025 года в ГАПО введен в действие модуль Платные услуги в АИС «ЭЛАР-Архив».

Что это дает пользователю:

• Подачу заявок на архивные справки дистанционно через личный кабинет на портале elar.ru или через интеграцию с Госуслугами.
• Оплату услуг только в электронном виде (банковскими картами‚ СБП) через систему АИС «ЭЛАР-Архив». Наличный расчет в кассе архива‚ как правило‚ не производится.
• Отслеживание статуса готовности справки.
• Получение готовых документов в электронном виде (подписанных ЭЦП) или заказ бумажных копий с отправкой почтой.

Порядок обращения в архив (общая инструкция)

Шаг 1. Определите‚ в каком архиве нужный документ

Шаг 2. Подготовка запроса

• Письменный запрос: В свободной форме с указанием ФИО‚ даты рождения‚ контактного телефона‚ точной формулировки вопроса (что именно ищете).
• Копии документов: Паспорт запрашивающего‚ документы‚ подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не о себе)‚ доверенность (если через представителя).
• Оплата: В ГАПО и Архиве ЗАГС, через АИС «ЭЛАР-Архив» или Госуслуги. В Архивном секторе Администрации города — уточняйте порядок оплаты (часто бюджетные учреждения не берут плату за справочную информацию для физлиц‚ но берут за сложные поиски/копирование).

Шаг 3. Способы подачи

1. Электронно (рекомендуется): Личный кабинет АИС «ЭЛАР-Архив» (для ГАПО)‚ портал Госуслуг (для ЗАГС и частично для ГАПО)‚ официальный сайт Администрации города Пензы (раздел «Электронные обращения» / «Написать в архив»).
2. Почта России: Заказное письмо с вложением описи на адрес архива.
3. Лично: В читальном зале (ГАПО) или в приемной (Архивный сектор Администрации‚ Архив ЗАГС) — только по предварительной записи!

Законодательная база и управление

Деятельность всех архивов регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Законом Пензенской области «Об архивном деле в Пензенской области».
• Постановлениями Правительства РФ и Администрации Пензенской области / Администрации города Пензы.

Координацию архивного дела в регионе осуществляет Министерство по делам архивов Пензенской области (Министр — З.Х. Бибарсов на момент 2025 г.). Оно ведет реестр архивов‚ осуществляет госэкспертизу документов на предмет исторической ценности и лицензирует архивные услуги.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Система архивов в Пензе многоуровнева. Для решения бытовых вопросов (справка ЗАГС‚ решение Администрации за последний год) используйте Госуслуги и МФЦ. Для исторических‚ генеалогических‚ научных исследований и запросов по утерянным документам советского периода — ваш главный адрес: ГБУ «Государственный архив Пензенской области» (ул. ###‚ 7 / ул. ###‚ 12-А) с использованием сервиса АИС «ЭЛАР-Архив». Для вопросов именно по текущей деятельности органа власти — Архивный сектор Администрации города Пензы (контакты на penza-gorod.ru).

Информация актуальна на 2026 год. Адреса‚ телефоны и режимы работы могут меняться. Обязательно проверяйте актуальные данные на официальных сайтах (penza-gorod.ru‚ archives.gov.ru‚ elar.ru‚ gosuslugi.ru) перед визитом или отправкой запроса.