Общий отдел является одним из ключевых структурных подразделений администрации города. Именно через него проходит основной документооборот муниципального органа власти‚ организуется приём граждан‚ обеспечивается делопроизводство и координация работы других отделов. Должностная инструкция, основной нормативно-организационный документ‚ который определяет функции‚ права‚ обязанности и ответственность сотрудников общего отдела.

Общие положения

Должностная инструкция работника общего отдела администрации города разрабатываеться на основании:

• Конституции Российской Федерации;
• Трудового кодекса Российской Федерации;
• Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
• Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
• Устава муниципального образования;
• Положения об администрации города и положения об общем отделе;
• иных нормативных правовых актов‚ регламентирующих муниципальную службу и делопроизводство.

Назначение на должность и освобождение от неё‚ как правило‚ производится распоряжением главы администрации города на основании личного заявления и заключённого трудового договора (служебного контракта). В период временного отсутствия работника (отпуск‚ командировка‚ болезнь) исполнение его обязанностей возлагается на другого специалиста отдела по распоряжению руководства.

Требования к квалификации

К работникам общего отдела предъявляются следующие типовые требования:

• Начальник общего отдела — высшее образование‚ стаж муниципальной службы или работы по специальности‚ как правило‚ не менее 3–5 лет;
• Главный (ведущий) специалист — высшее или среднее профессиональное образование‚ опыт работы в делопроизводстве и административно-хозяйственной деятельности;
• Специалист — среднее профессиональное образование‚ владение основами делопроизводства и офисной техникой.

Работник общего отдела должен знать:

• нормативные правовые акты‚ регулирующие организацию документационного обеспечения управления;
• структуру администрации города и функции её подразделений;
• правила приёма‚ регистрации‚ обработки и хранения документов;
• порядок работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ;
• требования охраны труда‚ пожарной безопасности и внутреннего трудового распорядка;
• правила работы со служебной информацией ограниченного распространения.

Должностные обязанности

Начальник общего отдела

1. Организует и руководит работой отдела‚ распределяет обязанности между сотрудниками.
2. Обеспечивает документационное сопровождение деятельности администрации: приём‚ регистрацию‚ рассмотрение и направление входящей корреспонденции.
3. Контролирует сроки исполнения документов и поручений руководства.
4. Организует подготовку совещаний‚ заседаний и иных мероприятий‚ проводимых администрацией.
5. Обеспечивает ведение архива‚ формирование и сдачу дел на хранение.
6. Координирует взаимодействие структурных подразделений администрации.
7. Организует приём граждан руководством администрации‚ ведёт соответствующие журналы учёта.

Главный (ведущий) специалист

1. Осуществляет приём‚ регистрацию и первичную обработку поступающих документов и обращений граждан.
2. Готовит проекты ответов на обращения‚ письма‚ служебные записки по поручению руководства.
3. Ведёт контроль исполнения документов‚ напоминает исполнителям о наступлении сроков.
4. Формирует дела в соответствии с номенклатурой‚ обеспечивает сохранность документов.
5. Запрашивает у структурных подразделений информацию и материалы‚ необходимые для выполнения должностных обязанностей;
6. Участвует в подготовке и проведении совещаний‚ оформляет протоколы.

Специалист (секретарь‚ делопроизводитель)

1. Принимает и распределяет корреспонденцию‚ телефонные звонки‚ электронные сообщения.
2. Ведёт регистрационные журналы и базы данных документооборота.
3. Обеспечивает отправку исходящей корреспонденции.
4. Выполняет копировально-множительные работы‚ оформляет и подшивает документы.
5. Оказывает содействие посетителям‚ направляет их в соответствующие подразделения.

Права работников общего отдела

Работник общего отдела имеет право:

• запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы‚ необходимые для выполнения должностных обязанностей;
• привлекать специалистов структурных подразделений к решению возложенных на отдел задач (с разрешения руководителя‚ если это не предусмотрено положениями о подразделениях);
• вносить предложения по совершенствованию работы отдела и документооборота администрации;
• знакомиться с проектами решений руководства‚ касающимися его деятельности;
• требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий‚ необходимых для исполнения обязанностей;
• проходить повышение квалификации в установленном порядке.

Ответственность

Работник общего отдела несёт ответственность:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей‚ предусмотренных инструкцией‚ — в пределах‚ установленных трудовым законодательством РФ;
• за правонарушения‚ совершённые в процессе осуществления своей деятельности‚ — в пределах‚ установленных административным‚ уголовным и гражданским законодательством;
• за причинение материального ущерба — в пределах‚ установленных законодательством РФ;
• за разглашение сведений‚ составляющих служебную тайну‚ и персональных данных граждан;
• за нарушение сроков рассмотрения обращений граждан и исполнения документов.

Взаимодействие и порядок пересмотра инструкции

В процессе работы сотрудники общего отдела взаимодействуют со всеми структурными подразделениями администрации‚ организациями города‚ вышестоящими органами власти и гражданами. Должностная инструкция утверждается главой администрации города‚ доводится работнику под подпись при приёме на должность и может пересматриваться при изменении структуры‚ функций подразделения или законодательства.

Чётко составленная должностная инструкция общего отдела администрации города позволяет обеспечить бесперебойный документооборот‚ своевременное рассмотрение обращений граждан и слаженную работу всего аппарата местного самоуправления. Она защищает как интересы работодателя‚ так и права муниципального служащего‚ определяя прозрачные рамки его служебной деятельности.