При приеме на работу нового сотрудника, который в текущем году уже получал доходы у другого работодателя, бухгалтер обязан учесть эти суммы для корректного расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов, а также для правильного исчисления пособий по временной нетрудоспособности (больничных). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0 (1С:ЗУП 3.0) для этого предусмотрен специальный функционал.

В данной статье подробно разберем, где и как вносить данные о доходах, вычетах и заработке за предыдущие периоды, а также какие нюансы необходимо учитывать при работе с разными редакциями программы.

Зачем нужно вводить данные с предыдущего места работы?

• НДФЛ: Налоговый вычет на детей (стандартный) предоставляется в пределах накопленного с начала года дохода. Если не ввести доходы с пред. места, вычет будет выдан неверно (превысит лимит 350 000 руб. или будет недоначислен). Также учитываются уже предоставленные стандартные, социальные, имущественные и профессиональные вычеты.
• Больничные (ФСС/СФР): Для расчета среднего заработка за 2 расчетных года (правило двух лет) необходимы сведения о заработке и начисленных взносах у предыдущих страхователей за предшествующие календарные годы.
• Лимиты страховых взносов: Учет накопленной базы по взносам в ПФР/ФСС (теперь СФР) для применения сниженных тарифов при превышении лимита (1 917 000 руб; на 2024 год, актуализируется ежегодно).

Основное место ввода: карточка сотрудника — «Налог на доходы»

Центральным пунктом ввода всех данных по налогообложению является гиперссылка «Налог на доходы» в карточке сотрудника.

Путь к настройке:

1. Раздел «Кадры», «Сотрудники».
2. Открываем карточку нужного сотрудника.
3. В верхней части карточки (или на вкладке «Основное») находим синюю гиперссылку «Налог на доходы» (в некоторых версиях, «Налог на доходы работника»).
4. При нажатии открывается форма «Налог на доходы физического лица».

Вкладки формы «Налог на доходы физического лица»:

Вкладка «Доходы», ввод доходов с предыдущего места работы

Здесь регистрируются доходы, полученные сотрудником у других работодателей с начала текущего налогового периода (года).

• Нажмите кнопку «Добавить» (или «Создать»).
• Заполните поля:
  • Период: Месяц/Год начисления дохода у пред. работодателя.
  • Вид дохода: Код вида дохода по справочнику (например, 2000 — оклад, зарплата).
  • Сумма дохода: Начисленная сумма (брутто).
  • НДФЛ: Сумма удержанного налога.
  • Код источника: Обычно «1» (основное место работы).
  • Работодатель: Выберите из справочника «Работодатели» или введите вручную (ИНН/КПП предыдущего работодателя). Важно: данные по предыдущим страхователям подтягиваются из справочника «Работодатели» (раздел Настройка — Справочники).
• Нажмите «Записать и закрыть».

Вкладка «Вычеты» — ввод предоставленных вычетов

Критически важно для стандартных вычетов на детей (коды 111, 112, 113, 114) и иных вычетов.

• Нажмите «Добавить».
• Укажите:
  • Период: Месяц, в котором вычет начинал предоставляться/предоставлялся у пред. работодателя;
  • Вид вычета: Выберите из классификатора (например, «Стандартный вычет на первого ребенка»).
  • Сумма вычета: Сумма вычета, по которой уменьшалась налоговая база у пред. работодателя.
  • Накопленная сумма вычета: Накопленная с начала года сумма вычета (для контроля лимитов).

Вкладка «Страховые взносы» (или «Взносы») — база по взносам

Необходима для контроля превышения лимита базы по страховым взносам в СФР.

• Вводится накопленная с начала года база начисленных взносов и сумма самих начисленных взносов по месяцам.

Ввод данных для расчета пособий (Больничные) — Справка с предыдущего места работы

Данные для расчета среднего заработка за 2 календарных года, предшествующих страховому случаю, вводятся в отдельной форме, доступной из той же карточки сотрудника или при оформлении больничного.

Способ 1: Через карточку сотрудника (заранее)

1. В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Расчеты» (или «Взаиморасчеты» в старых версиях).
2. Найдите ссылку/кнопку «Справки с пред. места работы» или «Данные для больничного».
3. В открывшемся списке нажмите «Добавить справку с пред. места работы».
4. Заполните форму по данным справки в форме 182н (или справки о заработке за 2 года):
   • Работодатель: Предыдущий работодатель.
   • Период работы: Дата приема и увольнения.
   • Заработок по годам: В табличной части укажите заработок за каждый из двух расчетных лет, по которому начислены страховые взносы.
   • Дни календарные: Количество календарных дней в периоды работы (для расчета среднего дневного заработка).
   • Исключенные периоды: Если были периоды, не считающиеся в стаж/заработок (учеба, уход за ребенком до 1;5 лет и т.д.), отметьте их на соответствующей закладке.

Способ 2: При оформлении документа «Лист нетрудоспособности»

1. Создайте документ «Лист нетрудоспособности» (раздел Заработная плата — Больничные).
2. На вкладке «Основное» или «Расчет» нажмите кнопку «Справки с пред. места работы» (или гиперссылку «Данные с пред. места работы»).
3. Заполните аналогичную форму. Программа автоматически подтянет эти данные при расчете пособия по этому больничному.

Особенности работы в разных редакциях (ЗУП 3.1 / ЗИКГУ / БП 3.0)

Типичные ошибки и рекомендации

Ошибка 1: Не введены вычеты, введены только доходы

Последствие: Программа будет предоставлять стандартные вычеты на детей «с нуля», не учитывая, что лимит 350 000 руб. (или 140 000 руб. для отдельных категорий) уже частично исчерпан у предыдущего работодателя. Это приведет к недоудержанию НДФЛ и штрафам при проверке.

Решение: Обязательно заполняйте вкладку «Вычеты» в форме «Налог на доходы»;

Ошибка 2: Неверный код вида дохода

Последствие: Ошибки в отчете 6-НДФЛ (неверное заполнение строк 110, 120, 130 и др.).

Решение: Используйте справочник «Виды доходов» (коды по Приказу ФНС от № ЕД-7-11/789@). Для зарплаты, код 2000.

Ошибка 3: Отсутствие данных по страхователю (Работодателю)

Последствие: Невозможно корректно заполнить 6-НДФЛ (раздел 2, строка 030 — ИНН/КПП источника выплаты) и справку 182н.

Решение: Заранее создайте элемент в справочнике «Работодатели» (Настройка → Справочники → Работодатели) с ИНН/КПП предыдущей организации.

Ошибка 4: Ввод заработка для больничного не за те годы

Последствие: Неверный расчет среднего дневного заработка.

Решение: Помните правило: за 2024 год расчетный период — 2022 и 2023 годы. В справке указывайте заработок именно за эти годы, даже если сотрудник работал там в 2021 году.

Автоматизация: Обмен данными между базами

Если у вас несколько баз 1С (например, ЗУП и Бухгалтерия) или вы получаете данные из сторонней программы, ввод вручную можно избежать:

• Универсальный обмен данными (XML): Выгрузка справочника «Физические лица» и регистров сведений «Доходы с предыдущего места работы», «Вычеты с предыдущего места работы», «Сведения для расчета пособий» из базы-источника и загрузка в базу-приемник.
• Обработка «Загрузка из табличного документа» (Excel): В ЗУП 3.0 есть встроенные инструменты загрузки доходов/вычетов из Excel (раздел «Администрирование» → «Обмен данными» → «Загрузка из табличного документа»).
• Сервис 1С-ЭДО / 1С-Отчетность: При сдаче 6-НДФЛ программа может подсказать расхождения, но загрузку исторических данных лучше делать до начала начислений в текущем году.

Контроль правильности ввода

После ввода всех данных рекомендуется провести проверку:

1. Отчет «Анализ начислений НДФЛ» (Раздел Заработная плата → Отчеты → НДФЛ), проверьте столбцы «Доход с пред. места», «Вычет с пред. места», «НДФЛ с пред. места».
2. Отчет «Сведения о доходах физического лица (Справка 2-НДФЛ / 6-НДФЛ)» — сформируйте черновик отчета за год, проверьте раздел 2 (сведения о доходах, полученных от других источников).
3. Пробный расчет больничного: Создайте тестовый «Лист нетрудоспособности» за январь текущего года, нажмите «Рассчитать» и проверьте вкладку «Расчет» — средний дневной заработок должен учитывать введенные справки.

Правильный и своевременный ввод данных о доходах, вычетах и заработке с предыдущего места работы в 1С:ЗУП 3.0 — это залог корректного расчета зарплаты, НДФЛ и пособий по больничным, а также чистой сдачи отчетности (6-НДФЛ, ЕФС-1, расчеты по страховым взносам). Используйте единую точку входа — ссылку «Налог на доходы» в карточке сотрудника для налоговых данных и форму «Справки с пред. места работы» на вкладке «Расчеты» для целей СФР. Регулярный контроль через отчеты «Анализ начислений НДФЛ» сэкономит время на исправление ошибок в отчетном периоде.

Статья подготовлена на основе актуальной функциональности 1С:ЗУП 3.1 (релизы 2024–2026 гг.). Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии релиза и установленных расширений.