Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обработка персональных данных в Российской Федерации строго регулируется Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных». Любая организация‚ являющаяся оператором персональных данных‚ обязана получить согласие субъекта данных перед началом их обработки‚ если иное не предусмотрено законом. Основным документом‚ фиксирующим эту волю‚ является заявление (согласие) на обработку персональных данных.

В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно составить такой документ‚ какие обязательные реквизиты он должен содержать‚ предоставим универсальный образец для скачивания в формате Word и ответим на частые вопросы.

Правовые основы и когда требуется согласие

Согласно ст. 6 и ст. 9 Закона № 152-ФЗ‚ обработка персональных данных допускается только при наличии согласия субъекта персональных данных‚ за исключением случаев‚ перечисленных в ч. 2 ст. 6 и ст. 11 Закона (например‚ исполнение договора‚ защита жизни‚ осуществление правопорядка‚ публично сделанные субъектом данные и др.).

Основные ситуации‚ требующие получения письменного согласия:

Трудоустройство (обработка данных сотрудника‚ в т.ч. биометрических‚ специальных категорий).
Маркетинговые рассылки‚ звонки‚ таргетированная реклама.
Передача данных третьим лицам (аутсорсинг‚ колл-центры‚ логистика).
Обработка специальных категорий данных (раса‚ национальность‚ политические взгляды‚ здоровье‚ интимная жизнь), требует письменного согласия (ч. 1 ст. 10 № 152-ФЗ).
Обработка биометрических данных — требует письменного согласия (ч. 2 ст. 11 № 152-ФЗ).

Обязательные реквизиты согласия (ст. 9 № 152-ФЗ)

Закон устанавливает исчерпывающий перечень сведений‚ которые обязательно должны быть указаны в согласии. Отсутствие хотя бы одного пункта делает документ недействительным.

ФИО‚ адрес места жительства (пребывания)‚ номер основного документа‚ удостоверяющего личность субъекта персональных данных (паспорт гражданина РФ).
Наименование и адрес оператора (организации или ИП)‚ который будет обрабатывать данные. Если обработку осуществляет уполномоченное лицо — его наименование и адрес.
Цель обработки персональных данных. Формулировка должна быть конкретной (например: «для оформления трудового договора»‚ «для рассылки рекламной информации»‚ «для доставки заказа»). Общие фразы вроде «для любых законных целей» недопустимы.
Перечень обрабатываемых персональных данных. Нельзя писать «все данные». Нужно перечислить: фамилия‚ имя‚ отчество‚ дата рождения‚ телефон‚ email‚ СНИЛС‚ ИНН‚ серия/номер паспорта‚ банковские реквизиты и т.д.
Способы обработки (сбор‚ запись‚ систематизация‚ накопление‚ хранение‚ уточнение‚ извлечение‚ использование‚ передача‚ обезличивание‚ блокирование‚ удаление‚ уничтожение). Можно указать «любые способы‚ предусмотренные ст. 3 № 152-ФЗ».
Срок действия согласия (конкретная дата или событие‚ например: «до достижения цели обработки» или «до отзыва согласия»). Бессрочное согласие допускается‚ но субъект может отозвать его в любой момент.
Подпись субъекта персональных данных (с расшифровкой) и дата составления.

Важно: Если данные передаются третьим лицам‚ в согласии должно быть указано: «Соглашаюсь на передачу моих персональных данных третьим лицам: [Наименование организации/категория лиц] для целей: [Цель передачи]».

Образец заявления (Согласия) на обработку персональных данных

Ниже приведен универсальный образец‚ который можно скопировать в Microsoft Word и адаптировать под конкретные нужды организации.

Образец для сотрудника (трудовые отношения)

ООО «Ромашка»
Генеральному директору
Иванову И.И.

ОТ: Менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
(ФИО полностью)

ЗАЯВЛЕНИЕ
(СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ)

Я‚ Петров Петр Петрович‚ nacido г.‚ гражданин РФ‚
паспорт 4500 123456‚ выдан г. Отделом УФМС России по г. Москве‚
код подразделения 770-001‚ прописка: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 1‚ кв. 1‚
действую на основании ст. 9 Федерального закона от № 152-ФЗ
«О персональных данных»‚ свободно‚ своей волей и в своем интересе даю
свое согласие ООО «Ромашка» (ОГРН 1234567890123‚ ИНН ###‚
адрес: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 5) на обработку моих персональных данных.

Цель обработки: для оформления трудового договора‚ ведения кадрового
учета‚ расчета и выплаты заработной платы‚ оформления отпусков‚
больничных‚ предоставления социальных гарантий‚ взаимодействия с
государственными органами (ПФР‚ ФНС‚ ФСС) и иных целей‚ связанных с
трудовыми отношениями.

Состав обрабатываемых персональных данных:
— фамилия‚ имя‚ отчество;
— дата и место рождения;
— паспортные данные (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ кем выдан‚ код подразделения);
— адрес регистрации и фактического проживания;
— контактный телефон‚ адрес электронной почты;
— СНИЛС‚ ИНН;
— банковские реквизиты для зачисления заработной платы;
— сведения о образовании‚ квалификации‚ трудовой стаж;
— сведения о семейном положении‚ иждивенцах (при предоставлении льгот);
— фотография (для пропуска‚ личной карточки);
— иные данные‚ необходимые для исполнения трудового договора и
законодательства РФ.

Способы обработки: сбор‚ запись‚ систематизация‚ накопление‚ хранение‚
уточнение (обновление‚ изменение)‚ извлечение‚ использование‚ передачу
(третьим лицам: банку для зарплатного проекта‚ страховой компании по ДМС‚
бухгалтерии для отчетности‚ госорганам в установленном законом порядке)‚
обезличивание‚ блокирование‚ удаление‚ уничтожение. Обработка осуществляется
как с использованием средств автоматизации‚ так и без них.

Срок действия согласия: бессрочно (до прекращения трудовых отношений
и исполнения всех обязательств сторон‚ а также до истечения сроков
хранения документов‚ установленных законодательством РФ).

Я информирован(а) о том‚ что мое согласие может быть отозвано мною
путем направления письменного уведомления оператору. Отзыв согласия
не влечет за собой недопустимости дальнейшей обработки данных‚ если
обработка необходима для исполнения договора или закона.

Подтверждаю‚ что ознакомлен(а) с правами и обязанностями субъекта
персональных данных (ст. 5‚ 7‚ 8‚ 9‚ 14‚ 15‚ 18‚ 21‚ 22 Закона № 152-ФЗ)‚
в т.ч. правом на доступ к своим данным‚ требование их уточнения‚
блокирования или уничтожения.

«___» _____________ 202_ г. _________________ /Петров П.П./
(Подпись) (Расшифровка подписи)

Образец для клиента / рассылок / сайта (Универсальный)

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я‚ _________________________________________________________ (ФИО полностью)‚
паспорт серия _______ № __________‚ выдан ______________________________
_____________________________________________________________________ (кем‚ когда‚ код подразделения)‚
проживающий(ая) по адресу: ____________________________________________
_____________________________________________________________________‚
действую свободно‚ своей волей и в своем интересе‚ в соответствии со
ст. 9 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных»‚
даю свое согласие ____________________________________________________
(Наименование организации / ИП / Сайт)
на обработку моих персональных данных на следующих условиях:

Цель обработки: ___________________________________________________
 (например: выполнение договора №__ от ___‚ информирование об услугах/акциях‚
 проведение маркетинговых исследований‚ доставка заказа).

Категории обрабатываемых персональных данных:
 □ ФИО □ Телефон □ Email
 □ Дата рождения □ Адрес доставки □ Паспортные данные
 □ Банковские реквизиты □ Иные: ___________________________________

Допускаемые оператором действия (способы обработки):
 сбор‚ запись‚ систематизация‚ накопление‚ хранение‚ уточнение‚
 извлечение‚ использование‚ передачу (распространение‚ предоставление‚
 доступ) третьим лицам: ____________________________________________
 (указать категории получателей или конкретные организации)‚
 обезличивание‚ блокирование‚ удаление‚ уничтожение.

Срок действия согласия: до «___» _________ 20__ г. / до достижения цели
 обработки / до отзыва согласия (зачеркнуть лишнее).
Согласие может быть отозвано путем направления письменного заявления
 оператору по адресу: ______________________________________________.

Подтверждаю‚ что ознакомлен(а) с назначением и основаниями обработки
данных‚ порядком осуществления прав субъекта персональных данных‚
предусмотренных Законом № 152-ФЗ.

«___» _____________ 202_ г. _________________ /_____________/
(Подпись) (Расшифровка подписи)

Как скачать образец в Word (.docx)

Для удобства работы вы можете создать файл самостоятельно за 1 минуту:

Выделите текст нужного образца выше (кликните три раза по строке или выделите мышкой).
Скопируйте (Ctrl+C).
Откройте Microsoft Word.
Вставьте (Ctrl+V).
Отредактируйте поля (наименование организации‚ ФИО‚ цели‚ перечень данных).
Сохраните файл: Файл → Сохранить как → Обзор → Тип файла: Документ Word (.docx).

Совет: Сохраните файл как Шаблон Word (.dotx) (Файл → Сохранить как → Шаблон Word). Тогда при двойном клике по файлу будет создаваться новый документ на основе шаблона‚ а сам шаблон останется неизменным.

Особенности заполнения для разных категорий данных

Обычные персональные данные

ФИО‚ телефон‚ email‚ адрес. Согласие может быть получено в электронном виде (через чек-бокс на сайте «Я соглашаюсь с политикой конфиденциальности»)‚ если это предусмотрено внутренними документами оператора и не противоречит закону. Однако для доказательства факта согласия в суде надежнее иметь подписанный бумажный документ или квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Специальные категории данных (ст. 10 № 152-ФЗ)

Расовая/национальная принадлежность‚ политические взгляды‚ религиозные убеждения‚ состояние здоровья‚ интимная жизнь.

Требуется строгое ПИСЬМЕННОЕ согласие. Электронный чек-бокс на сайте не подходит. Нужен документ с «живой» подписью или КЭП. В тексте согласия обязательно перечислить конкретные категории (например: «сведения о состоянии здоровья для оформления больничного листа»).

Биометрические данные (ст. 11 № 152-ФЗ)

Отпечатки пальцев‚ скан сетчатки/радужки‚ фото для распознавания лица‚ голосовой образец.

Требуется строгое ПИСЬМЕННОЕ согласие. Отдельный документ или отдельный пункт в заявлении с четкой формулировкой: «Даю согласие на обработку моих биометрических данных (отпечатки пальцев) для доступа в офис по СКУД».

Персональные данные несовершеннолетних (ст; 24 № 152-ФЗ)

Согласие дает законный представитель (родитель‚ усыновитель‚ опекун). В заявлении должны быть реквизиты документа представителя и документа‚ подтверждающего его полномочия (свидетельство о рождении ребенка‚ решение об усыновлении/опеке‚ паспорт родителя).

Типовые ошибки‚ из-за которых согласие признают недействительным

Отсутствие цели или формулировка «для любых целей».
Отсутствие перечня данных (фраза «все мои данные»).
Нет реквизитов оператора (ОГРН‚ ИНН‚ адрес).
Подпись не того лица (подписал менеджер за клиента‚ родитель за взрослого ребенка без доверенности).
Просроченный срок действия (если указана конкретная дата‚ а обработка продолжается).
Отсутствие уведомления о праве отзыва (хотя закон прямо не требует писать это в тексте согласия‚ Роскомнадзор рекомендует включать этот пункт).
Обработка специальных/биометрических данных по общему согласию без выделенного письменного подтверждения.

Хранение и учет согласий

Оператор обязан обеспечить учет полученных согласий. Рекомендуется вести Журнал учета согласий на обработку персональных данных (можно в Excel или в СЭД)‚ где фиксировать:

Дата получения.
ФИО субъекта.
Номер/дата документа (если есть).
Срок действия.
Отметка об отзыве (если был).
Место хранения оригинала (папка №‚ скан в папке на сервере).

Оригиналы бумажных согласий хранятся в делах сотрудника (личные дела) или в отдельных папках по клиентам/контрагентам в соответствии с утвержденным в организации Перечнем документов‚ подлежащих архивированию.

Отзыв согласия

Согласно ч. 2 ст. 9 № 152-ФЗ‚ субъект имеет право отозвать согласие в любой момент. Отзыв должен быть письменным. Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в течение 3 рабочих дней с момента получения отзыва‚ ЕСЛИ обработка не требуется для:

Исполнения договора‚ стороной которого является субъект.
Исполнения закона.
Защиты жизни/здоровья.
Реализации правопорядка.

В таких случаях оператор уведомляет субъекта‚ что отзыв невозможен до прекращения основания (например‚ пока действует трудовой договор).

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять согласие?

Нет‚ Закон № 152-ФЗ не требует нотариального заверения. Достаточно простой письменной формы с собственноручной подписью субъекта (или КЭП). Нотариальное заверение может потребоваться только по требованию конкретного банка или при передаче данных за рубеж в отдельных случаях.

Можно ли использовать один бланк для нескольких целей?

Можно‚ но в тексте должны быть четко разделены цели и перечни данных для каждой цели. Лучше практика — отдельные согласия для кадрового учета‚ для ДМС‚ для маркетинга‚ для СКУД. Это снижает риски при проверках Роскомнадзора.

Что делать‚ если сотрудник/клиент отказался подписывать?

Если обработка необходима для исполнения договора (трудового‚ ГПХ) или закона — подпись не нужна (ч. 2 ст. 6 № 152-ФЗ). Обрабатывайте данные на основании договора/закона. Если цель — маркетинг или передача третьим лицам‚ не связанным с исполнением договора — без подписи обрабатывать данные нельзя. Зафиксируйте отказ в журнале/акте.

Срок хранения согласия после ухода клиента/увольнения?

Согласие хранится в составе дела (личного дела сотрудника — 75 лет‚ дела по клиентам — согласно номенклатуре организации‚ но не менее 3-5 лет после прекращения отношений для защиты прав оператора в суде). Само согласие как документ подтверждает законность обработки в прошлом.

Подходит ли скан копии согласия‚ отправленная по email/WhatsApp?

Для обычных данных, да‚ если есть уверенность в идентификации лица (подпись на скане‚ письмо с корпоративной почты). Для специальных и биометрических категорий — только оригинал с «живой» подписью или документ‚ подписанный КЭП. Фото паспорта в мессенджере не заменяет подписанное заявление.

Грамотно составленное заявление (согласие) на обработку персональных данных — это главная защита организации от штрафов Роскомнадзора (ст. 13.11 КоАП РФ: до 75 000 руб. для юрлиц за нарушение прав субъектов) и претензий со стороны граждан. Используйте предложенные образцы как базу‚ но обязательно адаптируйте их под реальные бизнес-процессы вашей компании: укажите реальные цели‚ точный перечень данных и реальных получателей.

Рекомендация: Ежегодно проводите аудит имеющихся согласий: проверяйте актуальность целей‚ сроков действия и соответствие перечня данных тем‚ что вы на самом деле собираете в CRM‚ 1С или на сайте.