Оформление выплат по временной нетрудоспособности (ВН) — одна из самых частых задач кадровых служб и бухгалтерий. Несмотря на переход на электронный обмен данными с Социальным фондом России (СФР), вопрос о необходимости и правильном заполнении заявления о выплате пособия по листку нетрудоспособности остается актуальным. В статье разберем, когда заявление обязательно, когда работает беззаявительный порядок, какие бланки использовать и как избежать ошибок.

Правовая база и общие принципы

Основным документом, регулирующим назначение и выплату пособий по ВН, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Процедура взаимодействия со страховщиком (СФР) детально прописана в:

• Правилах получения Фондом сведений и документов (утв. Постановлением Правительства РФ от № 1031, с изм. и доп.).
• Административным регламентам предоставления государственных услуг СФР по назначению пособий (утв. приказами СФР).
• Приказу ФСС от № 578 (утверждает форму заявления — Приложение № 1), который по-прежнему используется для обращений в терриальные органы СФР в случаях, предусмотренных законом.

Важный момент: Наличие электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) в информационной системе СФР не отменяет необходимость подачи заявления в тех случаях, когда оно прямо предусмотрено законодательством (например, при декретных отпусках, выплате пособия после увольнения, для совместителей).

Когда заявление нужно, а когда работает беззаявительный порядок?

С 2022 года вводится принцип «беззаявительного» назначения пособий для стандартных случаев болезни у действующих сотрудников.

Беззаявительный порядок (стандартный больничный)

Если сотрудник работает у одного работодателя, не уволен и предъявил ЭЛН (или бумажный ЛН в исключительных случаях), отдельное заявление на выплату пособия по ВН писать не нужно.

• Медучреждение передает данные ЭЛН в СФР.
• СФР рассчитывает средний заработок на основании сведений о заработке (СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ), полученных от работодателя.
• Работодатель получает из СФР Справку-расчет (формы 182-1СФР / 182-2СФР) с суммой к выплате.
• Работодатель выплачивает пособие в день выдачи заработной платы (аванса), следующем за днем получения справки-расчета.

Случаи, требующие обязательного заявления

Заявление (в форме Приложения № 1 к Приказу ФСС № 578 или в свободной форме — см. ниже) подается в следующих ситуациях:

1. Декретный отпуск (БиР): Заявление на предоставление отпуска и выплату пособия пишется работодателю в свободной форме (унифицированного бланка для работодателя нет).
2. Выплата пособия после прекращения трудового договора: Если сотрудник заболел в течение 30 дней после увольнения (п. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). Заявление подается в СФР (через МФЦ, лично или по почте/ЭДО).
3. Совместители (внешние): Для подтверждения того, что пособие по данному ЛН не назначалось и не выплачивалось по другому месту работы (справка в форме Приложения № 5 к Адм. регламенту или заявление с приложением справки от основного работодателя).
4. Невозможность получения данных по ЭЛН: Технические сбои, ошибки в СНИЛС, отсутствие СЗВ-ТД.
5. Исключительные случаи выдачи бумажного ЛН: По форме строгой отчетности (Приказ Минздрава № 1089н) — тогда пакет документов (ЛН + заявление) сдается в СФР/работодателю вручную.

Формы заявлений: Бланк Приложения № 1 к Приказу ФСС № 578

Для обращения непосредственно в территориальный орган СФР (например, уволенным сотрудником или при сложных случаях) используется утвержденная форма.

Структура бланка (Приложение № 1):

Документ состоит из 7 страниц (разделов), заполняются только те, что относятся к ситуации:

• Страница 1 (Титульная): Наименование органа СФР, ФИО застрахованного, СНИЛС, контакты, вид пособия (1 — по нетрудоспособности, 2 — по БиР и т.д.), способ выплаты (на карту «Мир» / счет / почтой).
• Страница 2: Сведения о застрахованном лице (паспорт, адрес, банковские реквизиты).
• Страница 3: Сведения о страхователе(ях) (за последние 2 календарных года). Заполняется работодателем или на основании трудовой книжки/СЗВ-ТД.
• Страница 4: Сведения о листке нетрудоспособности (номер, серия, даты, диагноз-код, основание — болезнь, уход за больным, карантин и т.д.).
• Страница 5: Сведения о среднем заработке (заполняет бухгалтерия страхователя). Нюанс: для продолжения ЛН (второго, третьего листа) сумму, выплаченную работодателем за первые 3 дня, указывать не нужно, страхователь оплачивает только первые 3 дня.
• Страница 6: Согласие на обработку ПДн и подпись застрахованного.
• Страница 7: Отметка о получении документов (для СФР).

Совет: При подаче через личный кабинет застрахованного на портале Госуслуг или в ЛК СФР данные подтягиваются автоматически, заполнять бумажный бланк не требуется.

Особенности оформления в популярных ситуациях

Декретный отпуск (Беременность и роды)

Сотрудница пишет заявление работодателю (не в СФР) в свободной форме. Образец структуры:

• Шапка: Наименование организации, ФИО руководителя, ФИО сотрудницы, табельный номер.
• Заголовок: «Заявление на предоставление декретного отпуска и выплату пособия по листку нетрудоспособности».
• Текст: «Прошу предоставить мне декретный отпуск в связи с беременностью и родами с [дата] по [дата] (календарных дней: 140 / 156 / 194) и произвести выплату пособия по временной нетрудоспособности на основании ЭЛН № [номер]».
• Подпись, дата.

К заявлению прикладывается ЭЛН (распечатка или уведомление) или справка из женской консультации о постановке на учет в ранние сроки (для доп. пособия).

Больничный после увольнения (в течение 30 дней)

Бывший сотрудник подает заявление в СФР (через МФЦ, почту РФ с описью вложения, или ЭДО/ЛК Госуслуг).

• Используется бланк Приложения № 1 к Приказу № 578.
• Обязательно приложить: копию трудовой книжки (страница с записью об увольнении), копию паспорта, СНИЛС, банковские реквизиты.
• Средний заработок подтверждается справкой в форме 182н (если СФР не получил данные по СЗВ-ТД автоматически).

Внешний совместитель

Для получения пособия по ЛН, открытому на основном месте работы, совместитель должен предоставить работодателю-снику:

• Заявление на выплату (в свободной форме).
• Справку от основного работодателя о том, что пособие по данному ЛН не назначалось и не выплачивалось (образец — Приложение № 5 к Административному регламенту СФР).
• Копию ЭЛН.

Без этой справки СФР не сможет выделить средний заработок по совместительству, так как не видит, оплачивал ли основной работодатель первые 3 дня.

Электронный документооборот (ЭДО) и Личные кабинеты

В 2024–2026 гг. основной канал — цифровой:

• Работодатель: Передает СЗВ-ТД (ежемесячно), СЗВ-СТАЖ (по уволенным/по требованию), получает Справки-расчеты (182-1СФР, 182-2СФР) через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С и др.) или ЛК СФР.
• Застрахованное лицо: Подает заявления в СФР через Личный кабинет на Госуслугах или ЛК СФР. Это исключает ошибки ручного заполнения бланка № 578 и ускоряет назначение (срок — до 10 дней с момента получения всех сведений).

Типичные ошибки при заполнении заявления (бланк № 578)

1. Незаполненные банковские реквизиты (БИК, корсчет, номер счета/карты «Мир»). Выплата придет почтой с задержкой.
2. Ошибки в СНИЛС или ФИО (несовпадение с данными ПФР/СФР).
3. Отсутствие подписи застрахованного на стр. 6 (согласие на ПДн).
4. Неверное указание «Основания нетрудоспособности» (код по приказу Минздрава № 624н: 01 — болезнь, 02 — травма, 03 — карантин, 04 — уход за больным, 05 — профзаболевание и т.д.).
5. Заполнение сведений о заработке за не те периоды (нужны 2 календарных года, предшествующих году страхового случая).

Сроки выплаты и ответственность

• Работодатель: Выплачивает пособие в день выдачи зарплаты (аванса), следующем за днем получения Справки-расчета из СФР (ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Просрочка грозит пени (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки) и штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ.
• СФР: Назначает пособие в течение 10 рабочих дней с момента получения полного пакета сведений/документов. Выплачивает в течение 10 дней со дня решения о назначении (для уволенных и случаев невозможности выплаты работодателем).

Резюме: Алгоритм действий HR/Бухгалтера в 2026 году

1. Получили ЭЛН от сотрудника (уведомление в ЛК/ЭДО или распечатку).
2. Проверили: это стандартный случай (действующий сотрудник, один работодатель)?
   • ДА -> Ждем Справку-расчет из СФР. Заявление от сотрудника НЕ БЕРЕМ. Выплачиваем по Справке-расчету.
   • НЕТ (декрет, уволенный, совместитель, бумажный ЛН, ошибка данных) -> Запрашиваем у сотрудника Заявление.
3. Подбираем форму:
   • Декрет -> Свободная форма к работодателю.
   • Уволенный / Сложный случай в СФР -> Бланк Приложения № 1 к Приказу № 578 (лучше через ЛК Госуслуг).
   • Совместитель -> Свободная форма к вам + Справка от основного места работы.
4. Проверяем заполнение (реквизиты, СНИЛС, периоды заработка, код основания).
5. Отправляем в СФР (через ЭДО/ЛК) или выдаем сотруднику для самостоятельной подачи.
6. Контролируем получение Справки-расчета и своевременную выплату.

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Нормативная база меняется (актуально на ). Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Закона № 255-ФЗ, Приказов СФР и консультироваться со специалистами по трудовому праву.