Трудовая книжка по статье 66 Трудового кодекса РФ является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. По общему правилу она хранится у работодателя, однако в ряде случаев сотруднику требуется получить оригинал на руки — чаще всего для предъявления в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России, СФР) при оформлении или перерасчёте пенсии. Разберёмся, как правильно составить такое заявление.
Когда трудовую книжку выдают на руки
Работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки в следующих ситуациях:
- при увольнении — в последний рабочий день;
- при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — после подачи соответствующего заявления;
- по письменному заявлению работника, для целей обязательного социального страхования (обеспечения), в т.ч. для предъявления в СФР (бывший ПФР).
Именно третий случай актуален для действующих сотрудников, которым документ нужен временно — например, чтобы подтвердить стаж при назначении пенсии, перерасчёте выплат или исправлении ошибок в учёте.
Основные правила выдачи
Законодательство устанавливает следующие требования:
- Работник подаёт работодателю письменное заявление с указанием цели получения документа.
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Работник, в свою очередь, обязан вернуть книжку работодателю в течение трёх рабочих дней после того, как орган СФР её вернёт.
- Факт передачи документа рекомендуется зафиксировать распиской или записью в журнале учёта движения трудовых книжек.
Как составить заявление
Официально утверждённой формы заявления не существует, поэтому оно составляется в свободной форме. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- наименование организации и ФИО руководителя (кому адресовано);
- ФИО работника, его должность и структурное подразделение;
- название документа, «Заявление»;
- просьбу выдать трудовую книжку на руки с указанием цели, для предъявления в СФР (ПФР) в целях обязательного социального страхования (обеспечения);
- обязательство вернуть документ в установленный срок;
- дату и подпись работника.
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу выдать мне на руки трудовую книжку (серия, номер) для предъявления в отделение Социального фонда России в целях обязательного социального страхования (обеспечения) — для оформления пенсии.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю в течение трёх рабочих дней со дня её возврата отделением СФР.
Подпись: _____________ / Петров П.П.
Дополнительные рекомендации
- Составьте заявление в двух экземплярах: один передайте в отдел кадров, на втором попросите поставить отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись).
- При получении книжки распишитесь в журнале учёта или оформите расписку — это защитит обе стороны от споров.
- Если оригинал не требуется, можно запросить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, или справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р — во многих случаях СФР принимает и эти документы.
- Сведения о стаже также можно получить в электронном виде через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
Ответственность сторон
Работодатель не вправе отказать в выдаче трудовой книжки при наличии письменного заявления, необоснованный отказ может быть обжалован в трудовую инспекцию. Работник же, не вернувший документ в трёхдневный срок, несёт ответственность за его сохранность и возможную утрату.
Таким образом, процедура получения трудовой книжки для предъявления в СФР проста: достаточно грамотно составленного заявления и соблюдения сроков возврата документа.