Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура получения копий и выписок изменилась, но права работника на получение документов, подтверждающих его стаж, остаются неизменными. В этой статье подробно разберем, как правильно написать заявление на выдачу копии трудовой книжки (или выписки из ЭТК) в 2025 году, какой образец использовать и какие сроки установлены законом.

Какую копию можно получить: бумажная ТК или ЭТК?

С 2020 года ведение бумажных трудовых книжек прекращено для вновь поступающих на работу. Однако миллионы граждан все еще хранят бумажные оригиналы у работодателей. Варианты документов, которые можно запросить:

• Копия бумажной трудовой книжки: заверенная копия всех заполненных разворотов (или конкретных страниц) бумажного документа, который хранится у работодателя.
• Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р): официальный документ, формируемый через личный кабинет на Госуслугах или в Пенсионном фонде (СФР), содержащий полную трудовую историю. Это не «копия» в привычном понимании, а выписка из реестра.
• Справка в форме СТД-Р: выдается работодателем по запросу работника на основании данных ЭТК (для действующих работников).

Важно: Если у вас бумажная ТК, работодатель обязан выдать копию её страниц. Если ведется только ЭТК, вы имеете право получить выписку (СТД-Р) либо через СФР/Госуслуги (самостоятельно), либо попросить работодателя распечатать и заверить справку СТД-Р.

Законодательная база и сроки выдачи (2025 год)

Права работника регулируются ст; 62 ТК РФ («Выдача трудовой книжки, справок и иных документов, связанных с работой») и ФЗ-276 «О трудовой книжке».

Ключевые нормы:

1. Срок выдачи: Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки (или выписку СТД-Р) не позднее 3 рабочих дней со дня обращения работника (ч. 2 ст. 62 ТК РФ).
2. Бесплатность: Выдача копий и выписок производится бесплатно.
3. Форма обращения: Заявление должно быть подано в письменной форме (бумажное или электронное через ЭДО/корпоративную почту).
4. Отказ недопустим: Работодатель не имеет права отказать в выдаче копии/выписки, ссылаясь на отсутствие бланков, занятость кадровца или технические проблемы.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (2025)

Единой утвержденной государством формы заявления не существует. Используется свободная письменная форма. Ниже приведен актуальный образец, соответствующий требованиям делопроизводства.

Важные детали при заполнении:

• «Шапка»: Полное наименование организации (как в Уставе/ЕГРЮЛ) и ФИО руководителя в дательном падеже (Кому).
• Данные заявителя: Должность, структурное подразделение, ФИО полностью.
• Цель получения: Не обязательно по закону, но желательно указать (банк, СФР, новый работодатель), это ускоряет работу кадровца.
• Что именно нужно: Четко укажите: копия бумажной ТК (всех страниц или диапазон) ИЛИ выписка СТД-Р (если вы на ЭТК). Не пишите просто «копию ЭТК», ЭТК не копируется, формируется выписка.
• Способ получения: Укажите «на руки под роспись» или «на почту» (если в локальном акте компании предусмотрена отправка почтой).

Как правильно заверяется копия трудовой книжки?

Согласно письму Роструда и общепринятой практике, копия (ксерокопия страниц) должна быть надлежащим образом заверена:

1. На каждой странице копии: «С копией верно».
2. Должность лица, заверяющего копию (кадровик, секретарь, директор).
3. Подпись и расшифровка подписи.
4. Дата заверения.
5. Печать организации (если она используется; с 2015 г. юрлица могут не ставить печать, но для банков и госорганов печать на копии ТК все еще часто требуется).

Пример заверения на последней странице копии:

С копией верно

Начальник отдела кадров
Подпись _____________ /Сидорова А.В./
М.П. (при наличии печати)
«15» октября 2025 г.

Особенности получения выписки СТД-Р (для ЭТК) в 2025 году

Если вы перешли на электронную трудовую книжку (или устроились на работу после 2020 года), бумажной копии не существует. Вам нужна Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р).

Способы получения в 2025 году:

• Самостоятельно через Госуслуги (самый быстрый): Личный кабинет → «Работа и пенсия» → «Получить выписку из электронной трудовой книжки». Готовится за несколько минут, имеет усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) СФР. Принимается везде.
• Через личный кабинет СФР (если нет Госуслуг).
• Через работодателя: Написать заявление (образец выше). Работодатель формирует выписку в программе учета (1С, Контур и др.), печатает, заверяет подписью и печатью, выдает под роспись в течение 3 дней. Это право работника (ч. 5 ст. 14 ФЗ-276).
• В МФЦ (Мои Документы): Заявление на выдачу выписки СТД-Р.

Что делать, если работодатель отказывает или задерживает выдачу?

Нарушение срока выдачи копии ТК/выписки СТД-Р влечет ответственность:

• Административная (ст. 5.27 КоАП РФ): штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб. (за повторное — выше и дисквалификация).
• Гражданско-правовая (ст. 236 ТК РФ): работник имеет право требовать компенсацию за задержку (проценты за каждый день просрочки), а также возмещение убытков (например, если не успели оформить кредит/пенсию).

Алгоритм действий:

1. Подать повторное заявление с уведомлением о вручении (или почтой заказным с вложением).
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту нахождения работодателя (жалобу можно подать онлайн на сайте ГИТ или Госуслуг).
3. Обратиться в суд с иском о выдаче документа и взыскании компенсации/убытков (госпошлина не взыскивается по трудовым спорам).

Частые ошибки и вопросы (FAQ 2025)

Можно ли запросить копию ТК у бывшего работодателя?

Да. Ст. 62 ТК РФ распространяется и на бывших работников. Срок — те же 3 рабочих дня. Заявление можно принести лично, прислать почтой или через представителя по нотариальной доверенности.

Нужно ли платить за копию?

Нет. Любые платежи за выдачу копий трудовой книжки или выписок СТД-Р незаконны.

Можно ли получить копию не всей книги, а только последней записи?

Да. В заявлении укажите: «Прошу выдать копию страниц с №__ по №__ (запись о приеме/увольнении/переводе)».

Принимает ли банк копию без печати?

Большинство банков требуют печать на копии бумажной ТК. Если в организации печать отменена (закреплено в Уставе/ЛНА), копию заверяют только подписью, но банк может потребовать справку СТД-Р из СФР (Госуслуг) как альтернативу. Лучше уточнить требования конкретного банка заранее.

Что такое СТД-Р и чем она отличается от копии?

СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника — Работнику), это стандартная форма выписки из ЭТК, утвержденная Приказом Минтруда № 713н. Она содержит все записи о трудовой деятельности в электронном виде. Юридическая сила у выписки СТД-Р (распечатанной и заверенной работодателем или полученной на Госуслугах с ЭЦП СФР) равна силе записей в бумажной ТК.

Резюме

В 2025 году процедура получения копии трудовой книжки остается простой: пишется свободное заявление (образец выше), сдается кадровцу/секретарю/руководителю под роспись на своем экземпляре или по почте. Срок — 3 рабочих дня. Для владельцев ЭТК оптимальным вариантом является мгновенное получение выписки СТД-Р на Госуслугах, однако право запросить распечатанную заверенную выписку у работодателя сохраняется в полной мере.

Совет: Всегда храните у себя фото/скан первой разворота бумажной ТК (с фото и данными владельца) и последней записи о приеме на текущую работу. Это сэкономит время в спорных ситуациях.