С 2020 года в Российской Федерации основным форматом ведения трудовой истории стал электронный вид․ Бумажные трудовые книжки перестали выдаваться вновь поступающим на работу гражданам, а работники, у которых они уже были, получили право выбрать формат․ Для реализации этого выбора, а также для получения сведений из ЭТК или исправления ошибок, сотрудник должен написать соответствующее заявление работодателю․

В данной статье подробно разбираем, какие виды заявлений существуют, как их правильно оформить, какие сроки соблюдать и как действовать в спорных ситуациях (например, при приеме сотрудника с бумажной книжкой, но без справки СТД-Р)․

Основные основания для подачи заявления

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66․1) и Федеральному закону № 439-ФЗ, заявление на ведение ЭТК или связанные с ним документы требуются в следующих случаях:

• Переход с бумажной трудовой книжки на электронную․ Работник, ранее выбравший бумажный формат, может в любой момент сменить его на электронный․
• Получение сведений из ЭТК (форма СТД-Р)․ Если сотруднику нужна выписка из электронной трудовой (например, для банка, ПФР/СФР или нового работодателя), он пишет заявление о выдаче сведений․
• Исправление неточных сведений․ При обнаружении ошибок в записях ЭТК (неверная дата, должность, основание) подается заявление об исправлении․
• При трудоустройстве (для новичков)․ Гражданин, никогда не имевший трудовой книжки, автоматически учитывается в ЭТК․ Заявление на «выбор» ЭТК ему писать не нужно — это формат по умолчанию․ Однако он может написать заявление на ведение бумажной книжки, если хочет её завести (правом пользуются редко)․

Виды заявлений и их образцы (структура)

Единой утвержденной государством формы для этих заявлений не существует․ Работодатель разрабатывает их самостоятельно (обычно в локальном нормативном акте, Положении о трудовой книжке) или использует рекомендуемые экспертами бланки (например, из системы «КонсультантПлюс»)․

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Кто пишет: Работник, у которого есть бумажная ТК, и он хочет перейти на ЭТК․

Срок подачи: В любое время трудового договора․

Обязательные реквизиты:

1. Наименование организации/ФИО ИП (кому)․
2. ФИО работника, табельный номер, должность (от кого)․
3. Текст просьбы: «Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид»․
4. Ссылка на ст․ 66․1 ТК РФ․
5. Дата и личная подпись работника․

Важно: После получения такого заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней передать сведения в СФР (ранее ПФР) и вернуть работнику бумажную трудовую книжку с отметкой о переводе на электронный вид (штемпель/запись)․

Заявление о выдаче сведений из ЭТК (для получения формы СТД-Р)

Кто пишет: Работник, которому нужна выписка из ЭТК․

Особенность: С 2020 года справку СТД-Р выдает работодатель (не СФР) по просьбе сотрудника․ Срок выдачи — не более 3 рабочих дней․

Реквизиты: Аналогичны выше, но в тексте указывается: «Прошу выдать мне сведения из электронной трудовой книжки в форме СТД-Р за период работы с [дата] по [дата] / за всё время»․

Заявление об исправлении сведений в ЭТК

Подается при обнаружении опечаток или ошибок․ Приложить нужно копию документа, подтверждающего верные данные (приказ о приеме, диплом, паспорт и т․д․)․ Работодатель вносит корректировку в программу учета и отправляет уточненный отчет в СФР․

Исторический контекст: Сроки 2020 года и их значение сейчас

Информация из открытых источников (например, портал nalog-nalog․ru) напоминает о ключевых датах перехода:

• До — работодатели должны были уведомить работников о праве выбора формы ТК․
• До — работники должны были написать заявление, если хотели остаться на бумажной книжке․

Что это значит сейчас: Если в 2020 году работник не написал заявление о сохранении бумажной книжки (или написал заявление на переход на ЭТК), он автоматически перешел на электронный учет․ Сейчас он не может «вернуть» бумажную книжку как основной документ (возобновить ведение бумажной ТК после перехода на ЭТК нельзя), но может завести новую бумажную ТК только при первом трудоустройстве в жизни (если ЭТК еще не заведена) или по своему желанию, но ЭТК ведеться параллельно обязательно․

Сложные ситуации на практике (Разбор по КонсультантПлюс)

Часто кадровые специалисты сталкиваются с нестандартными случаями при приеме на работу․ Ниже — разбор типичной проблемы на основе разъяснений экспертов․

Ситуация: Соискатель предъявил бумажную ТК, но не помнит, делал ли выбор формы․ В ТК нет отметки о переходе на ЭТК․ Справки СТД-Р и СТД-ПФР нет․

Алгоритм действий инспектора кадровика:

1. Проверить выбор в личном кабинете СФР / Госуслуг․ Самый надежный способ — запросить у соискателя справку СТД-Р (он может получить её у прошлого работодателя или через Госуслуги/СФР)․ Если справки нет — можно запросить выписку из ИЛС (индивидуального лицевого счета) в СФР․
2. Если выбор не был сделан (нет данных в СФР)․ Считается, что работник не перешел на ЭТК и сохраняет право на бумажную книжку․ Работодатель продолжает вести бумажную ТК․ При этом работодатель обязан предложить работнику написать заявление о выборе формы (ЭТК или бумажная)․ Если работник молчит — ведется бумажная ТК (как было до 2020 г․)․
3. Если выбор ЭТК был сделан ранее (есть в базе СФР), но бумажная ТК на руках․ Бумажная ТК считается «архивным» документом․ Работодатель делает в ней отметку о том, что ведение переведено на ЭТК (со ссылкой на дату выбора), и возвращает её работнику․ Дальнейшие записи вносить в эту бумажную ТК запрещено․ Ведется только ЭТК․
4. Конфликт заявлений․ Если работник пишет новое заявление (например, на бумажную), а в базе СФР стоит «ЭТК», приоритет имеет последнее заявление, поданное текущему работодателю․ Работодатель отправляет в СФР сведения о смене формы (форма СТД-Р или отчетность ЕФС-1 / СЗВ-ТД)․

Санкции за ошибки работодателя

Некорректная подача сведений в СФР (например, не уведомили о выборе формы, ошиблись в СЗВ-ТД) влечет штрафы по ст․ 19․7 КоАП РФ (для юрлиц, от 10 000 до 50 000 руб․, для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб․)․ Повторное нарушение — дисквалификация или более крупные штрафы․

Образцы бланков для скачивания (источник: nalog-nalog․ru / КонсультантПлюс)

Для удобства работы кадровиков эксперты готовят типовые бланки․ Ниже приведены ссылки на актуальные образцы (доступны при оформлении пробного доступа к системе):

• Образец 1: Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (актуально для тех, кто не переходил на ЭТК в 2020 г․)
• Образец 2: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
• Образец 3: Заявление о выдаче сведений из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
• Образец 4: Заявление об исправлении сведений в ЭТК

Примечание: Ссылки ведут на ресурс nalog-nalog․ru․ Для скачивания файлов может потребоваться регистрация или пробный доступ к «КонсультантПлюс»․ Рекомендуется адаптировать бланки под локальные акты вашей организации (добавить логотип, реквизиты, нумерацию)․

Пошаговая инструкция для работодателя при приеме сотрудника

1. Попросите предъявить документы: Паспорт, СНИЛС, бумажную ТК (если есть), дипломы, военный билет․
2. Уточните статус ЭТК: Спросите, знает ли человек свой статус․ Попросите справку СТД-Р у прошлого работодателя или выписку из ИЛС СФР (можно получить на Госуслугах/личном кабинете СФР)․
3. Сценарий А: ЭТК уже ведется (есть запись в СФР)․ Бумажную ТК забираем не полностью, а ставим отметку о переводе на ЭТК (если её не было) и возвращаем․ В трудовой договор добавляем условие о ведении ЭТК․ Заявление на «выбор ЭТК» писать не нужно — выбор уже сделан․
4. Сценарий Б: Бумажная ТК, выбор не делался (нет данных в СФР)․ Предложите работнику выбрать: написать заявление на ЭТК (рекомендуемый вариант) или заявление на сохранение бумажной ТК (Образец 1)․ Если отказывается писать — ведете бумажную ТК (молчание = бумажная ТК)․
5. Сценарий В: Первое трудоустройство (нет ТК, нет СНИЛС/ЕСИА)․ Автоматически ведется ЭТК․ Заявление не требуется․ Работодатель регистрирует СЗВ-ТД при приеме․
6. Сдача отчетности: В срок до дня следующего за днем приема — сдать СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в СФР через ЭДО/КС «Контур», «СБИС» и др․

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Отказ в приеме из-за отсутствия заявления․ Нельзя отказать в трудоустройстве, если человек не принес заявление на ЭТК․ Выбор формы — право, а не обязанность для приема․
• Ведение двух книжек параллельно без основания․ Если выбран ЭТК, в бумажную ТК записи вносить нельзя (кроме отметки о переводе)․ Это грубое нарушение․
• Игнорирование срока выдачи СТД-Р; Сотрудник просит справку — выдаем за 3 дня․ Отказ или задержка, основание для жалобы в ГИТ/СФР и штрафов․
• Несвоевременная отправка СЗВ-ТД․ Штрафы начисляются за каждую несданную/неверную форму․

Оформление заявлений на ведение ЭТК — рутинная, но юридически значимая процедура․ Главное правило 2024–2025 годов: по умолчанию ведется ЭТК․ Бумажная книжка — это исключение, закрепленное только письменным заявлением работника (или молчанием тех, кто не сделал выбор в 2020 г․ и продолжает работать у того же работодателя)․

Используйте проверенные образцы (как приведенные выше от экспертов «КонсультантПлюс»), встраивайте их в свой документооборот и всегда проверяйте актуальный статус сотрудника через базу СФР или Госуслуг перед оформлением приказа о приеме․ Это сэкономит время на исправлении отчетности и защитит от штрафов․

Статья подготовлена на основе материалов портала nalog-nalog․ru и разъяснений системы КонсультантПлюс․ Информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву․