Оформление отпуска — это строго регламентированный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Несмотря на то, что единой утвержденной формы бланка заявления не существует (организации могут использовать свои бланки или свободную форму), в документе обязательно должны присутствовать определенные реквизиты. В данной статье подробно разберем, как правильно написать заявление на основной ежегодный оплачиваемый отпуск («в счет отработанного времени»), на отпуск без сохранения заработной платы («за свой счет»), а также на дополнительные виды отдыха.
Основные виды отпусков: в чем разница?
Прежде чем писать заявление, важно определить правовую основу предоставления отдыха, от этого зависит формулировка в тексте документа:
- Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ) — предоставляется ежегодно за отработанный год работы. Продолжительность — не менее 28 календарных дней. В заявлении указывается: «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск…». Это и есть отпуск «в счет ранее отработанного времени».
- Дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116, 117, 119, 321 ТК РФ) — за вредные/опасные условия труда, нестандартный рабочий день, особый характер работы (север, учителя и др.).
- Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ) — предоставляется по желанию работника («за свой счет») по уважительным причинам (семейные обстоятельства, учеба, лечение) или по соглашению сторон. Оплата за эти дни не производится, стаж не прерывается, но свыше 14 дней в год не засчитывается в стаж для следующего оплачиваемого отпуска.
Общие правила написания заявления
Согласно ст. 62 ТК РФ и деловой переписке (ГОСТ Р 7.0.97-2016), заявление должно содержать:
- Шапку документа: Кому (ФИО руководителя, должность, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
- Название документа: «Заявление» (по центру строки).
- Текст просьбы: Четкое указание вида отпуска, календарных дат начала и окончания, общего количества дней.
- Правовую основу (по желанию, но желательно): ссылку на статью ТК РФ или внутренний график отпусков.
- Дату составления и личную подпись с расшифровкой.
Важно: Заявление пишется от руки или на компьютере в 2-х экземплярах (один остается у работодателя, второй — с отметкой о принятии у работника). Срок подачи — за не менее 2 недель до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), если иное не установлено коллективным договором или ЛНА.
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск (за отработанное время)
Это самый частый случай. Отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком или по соглашению сторон.
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
таб. № 12345
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год (в счет отработанного времени) продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с по включительно (с выходом на работу ).
В соответствии с графиком отпусков на 2026 год, утвержденным приказом № 45-ОД от , и ст. 123 ТК РФ.
Особенности заполнения:
- Рабочий год: Укажите период, за который берете отпуск (например, «за 2025 рабочий год», это период с даты приема на работу по дату приема + 1 год, а не календарный год).
- Дни: Считаются календарные дни (включая выходные и праздники, если они не являются государственными праздниками, выпадающими на период отпуска — они не включаются в отпуск и не оплачиваются, ст; 120 ТК РФ).
- Разделение отпуска: Если берете часть отпуска, укажите: «первой части ежегодного отпуска продолжительностью 14 дней…». Остаток не может быть перенесен на следующий год более чем на 12 месяцев (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)
Оформляется на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить такой отпуск определенным категориям граждан (ветераны, пенсионеры, инвалиды, родители_many детей, работники-студенты на сессии и др.) на сроки, установленные законом. Остальным — по соглашению сторон.
Сидорову С.С.
от инженера отдела ИТ
Смирнова А.В.
таб. № 56789
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) по семейным обстоятельствам (переезд на новое место жительства) продолжительностью 10 (десять) календарных дней с по включительно.
На основании ч; 1 ст. 128 ТК РФ.
Ключевые моменты для «отпуска за свой счет»:
- Причина: Для льготных категорий (ст. 128 ТК РФ) указание причины обязательно (например, «по семейным обстоятельствам», «на прохождение вступительных испытаний», «на лечение»). Для остальных — формулировка «по соглашению сторон» или указание причины по усмотрению.
- Сроки: Для пенсионеров, до 14 дней в год; инвалидам — до 60 дней; работникам-ветеранам ВОВ — до 35 дней; работникам, жене/мужу военнослужащего — до 14 дней.
- Приказ: Основанием для приказа служит именно заявление работника (для льготников) или заявление + соглашение сторон/приказ о предоставлении (для остальных).
Образец заявления на дополнительный отпуск (за вредность, нестандартный день)
Если у вас есть право на дополнительные дни (например, 7 дней за нестандартный рабочий день по ст. 119 ТК РФ или за вредность по ст. 117 ТК РФ), их можно присоединить к основному или взять отдельно.
Козлову К.К.
от мастера цеха № 3
Волкова В.В.
таб. № 999
Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за работу с нестандартным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) продолжительностью 7 (семь) календарных дней с по включительно.
Приложение: Копия приказа о введении нестандартного рабочего дня № 12 от .
Процедура оформления со стороны работодателя
После получения заявления работодатель в течение 3 дней (до начала отпуска) обязан:
- Издать Приказ (распоряжение) по форме Т-6 (утв. Госстатом РФ от № 1) или в собственной форме с обязательными реквизитами.
- Ознакомить работника с приказом под роспись за не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
- Начислить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Для отпуска за свой счет начислений нет.
- Внести запись в Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13): код «ОТ» (оплачиваемый) или «ОД» (без сохранения ЗП).
- Отметить в Личной карточке работника (форма Т-2) и, при необходимости, в Трудовой книжке/СТР (для периодов за свой счет свыше 14 дней в год, запись о прерывании стажа не ставится, но в СТР передается код «35» — периоды не входящие в страховой стаж).
Частые ошибки и нюансы
| Ошибка / Нюанс | Правильно / Пояснение |
|---|---|
| Указание «рабочих дней» вместо календарных | Отпуск считается в календарных днях. 28 календарных дней ≈ 20 рабочих (при 5-дневке). В приказе и табеле только календарные. |
| Подача заявления за день до отпуска | Нарушение срока ознакомления (2 недели). Работодатель имеет право отказать в переносе дат, если нет согласия сторон. |
| Отпуск «за свой счет» вместо неоплачиваемого | Юридически верный термин: «Отпуск без сохранения заработной платы». «За свой счет» — разговорный вариант. |
| Неиспользование отпуска более 2 лет подряд | Недопустимо (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Риск штрафов для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ) и обязательное предоставление в установленном порядке. |
| Выходные/праздники в периоде отпуска | Выходные включаются в календарные дни отпуска. Государственные праздники (ст. 112 ТК РФ) в отпуск не входят и не оплачиваются — отпуск продлевается на кол-во праздников. |
Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД
В 2026 году большинство организаций перешли на системы электронного документооборота (1С:ЗУП, Диадок, СБИС, «Мой Офис» и др.). Процесс выглядит так:
- Работник создает документ «Заявление на отпуск» в личном кабинете сотрудника (ЛКС) или мобильном приложении.
- Выбирает вид отпуска, даты, прикрепляет сканы подтверждающих документов (справка из ЗАГС, вызов из военкомата, справка из учебного заведения — для отпуска за свой счет по льготе).
- Подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП (по соглашению сторон).
- Документ уходит на согласование HR/руководителю -> Приказ генерируется автоматически -> Работник ознакомляется с приказом в ЛКС.
Это исключает ошибки в датах, потерю бумажек и обеспечивает соблюдение сроков оплаты.
Грамотно написанное заявление — залог своевременного предоставления отдыха и корректной оплаты. Главное — четко определить правовую основу (статья ТК РФ):
- Ст. 115, 122 ТК РФ — Основной оплачиваемый (за отработанное время).
- Ст. 117, 119, 321 ТК РФ — Дополнительный оплачиваемый.
- Ст. 128 ТК РФ, Без сохранения заработной платы (за свой счет).
Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под внутренние правила вашей организации (бланк, нумерацию, требования к указанию табельного номера/подразделения). В случае спорных ситуаций (отказ в отпуске, нарушение сроков оплаты) обращайтесь в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или в суд.