Оформление отпуска муниципального служащего регулируется специальным законодательством, которое отличается от норм Трудового кодекса РФ, применительно к работникам организаций․ Основным нормативным актом является Федеральный закон от № 119-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее, ФЗ № 119-ФЗ), а также региональные законы и локальные нормативные акты муниципального образования․

В данной статье подробно разобраны виды отпусков, порядок написания заявления, актуальные образцы на 2026 год и важные нюансы, о которых стоит знать служащим и кадровикам;

Правовые основы и виды отпусков муниципальных служащих

Согласно ст․ 21 ФЗ № 119-ФЗ и ст․ 19 типового закона субъекта РФ, муниципальным служащим предоставляются следующие основные виды отпусков:

• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск: минимальная продолжительность — 35 календарных дней (для замещающих высшие/главные должности) или 30 календарных дней (для остальных категорий)․
• Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет: исчисляется из расчета 1 календарный день за каждый год муниципальной службы (ст․ 19 ФЗ № 119-ФЗ)․ Максимальная продолжительность обычно ограничена региональным законом (часто до 15–20 дней)․
• Дополнительные отпуска за особые условия службы: за работу в районах с особыми климатическими условиями, за вредные/опасные условия труда, за нерегулированный рабочий день (до 15 дней)․
• Административный отпуск (без сохранения денежного содержания): предоставляется по письменному заявлению служащего по семейным обстоятельствам, по состоянию здоровью и иным уважительным причинам — не более 15 календарных дней в году (ч․ 5 ст․ 21 ФЗ № 119-ФЗ)․ В исключительных случаях — до 1 года (ч․ 6 ст․ 21 ФЗ № 119-ФЗ)․
• Отпуск по беременности и родам, за уходом за ребенком: предоставляются на общих основаниях (ТК РФ)․

Общие правила написания заявления

Несмотря на то, что единой строго утвержденной формы бланка на федеральном уровне не существует (органы местного самоуправления утверждают свои формы локальными актами), существуют обязательные реквизиты, установленные ГОСТ Р 7․0․97-2016 и делопроизводственными регламентами:

1. Шапка документа: наименование органа власти/учреждения, ФИО и должность руководителя (в дательном падеже: «Главе администрации города Н․․․ Иванову И․И․»), ФИО, должность и структурное подразделение заявителя (в родительном падеже: «от старшего специалиста отдела Иванова И․И․»)․
2. Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки)․
3. Текст заявления: четкая формулировка просьбы с указанием вида отпуска, дат начала и окончания, количества календарных дней․ Желательно ссылаться на статью закона (например, «на основании ст․ 21 ФЗ № 119-ФЗ»)․
4. Разбивка на части (если применимо): если отпуск берется частями, необходимо указывать даты каждой части․
5. Дата составления и подпись: внизу слева, дата, справа — личная подпись с расшифровкой․

Важно: Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере — оба варианта правомерны․ Главное — наличие «живой» подписи и даты․

Образцы заявлений на 2026 год

Ниже приведены типовые образцы, которые можно адаптировать под требования конкретного муниципального образования․

Образец заявления на ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск

Главе Администрации городского округа «Город Н»
Иванову Ивану Ивановичу
от старшего специалиста Отдела образования
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 (тридцать) календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет продолжительностью 10 (десять) календарных дней (всего 40 календарных дней) с 15 июля 2026 года по 23 августа 2026 года включительно․

На основании статьи 21 Федерального закона от № 119-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и графика отпусков на 2026 год․

 г․ Подпись _____________ /Петров П․П․/

Образец заявления на предоставление отпуска частями

Согласно ч․ 5 ст․ 19 ФЗ № 119-ФЗ (и ч; 3 ст․ 125 ТК РФ по аналогии), ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться по частям по заявлению служащего․ При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней․

Главе Муниципального района «Район Н»
Сидорову Сидору Сидоровичу
от инспектора отдела архитектуры
Смирнова Алексеевича Сергеевича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней двумя частями:

Первая часть — 14 календарных дней с 01 июня 2026 года по 14 июня 2026 года;
Вторая часть, 16 календарных дней с 01 ноября 2026 года по 16 ноября 2026 года․

Дополнительный отпуск за выслугу лет (12 дней) прошу присоединить ко второй части основного отпуска․

 г․ Подпись _____________ /Смирнов А․С․/

Образец заявления на административный отпуск (без сохранения заработной платы)

Предоставляется по уважительным причинам (болезнь близких родственников, регистрация брака, похороны и др․)․ Продолжительность — до 15 дней в календарном году․

Главе Администрации сельского поселения «Поселок Н»
Козлову Козле Козловичу
от ведущего специалиста хозяйственного отдела
Волкову Волку Волковичу

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне административный отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью 10 (десять) календарных дней с 10 октября 2026 года по 19 октября 2026 года в связи с уходом за больным близким родственником (справка 027/у прилагается)․

На основании части 5 статьи 21 Федерального закона от № 119-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»․

 г․ Подпись _____________ /Волков В․В․/

Образец заявления на отпуск с последующим увольнением

Служащий имеет право воспользоваться неиспользованным отпуском перед увольнением (за исключением увольнения за виновные действия)․ Заявление пишется в двух экземплярах: на отпуск и на увольнение․

Главе Администрации городского округа «Город Н»
Иванову Ивану Ивановичу
от специалиста I категории отдела кадров
Морозову Морозу Морозовичу

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год продолжительностью 28 календарных дней с 01 декабря 2026 года по 28 декабря 2026 года, с последующим увольнением от должности по собственному желанию 29 декабря 2026 года․

На основании статьи 21 ФЗ № 119-ФЗ и статьи 127 ТК РФ․

 г․ Подпись _____________ /Морозов М․М․/

Особенности расчета продолжительности и порядка предоставления

Выслуга лет

Дополнительный отпуск за выслугу лет предоставляется за календарные годы прохождения муниципальной службы․ При расчете учитываются периоды работы на государственной гражданской службе, воинской службы, работы в органах внутренних дел и др․ (в соответствии со ст․ 16 ФЗ № 119-ФЗ)․ Максимальная продолжительность дополнительного отпуска за выслугу лет устанавливается законом субъекта РФ (чаще всего 15–20 дней)․

График отпусков

Орган местного самоуправления ежегодно до 1 января утверждает график отпусков․ Нарушение графика допускается только по соглашению сторон или по инициативе служащего (с согласия руководителя)․ Заявление желательно подать за 2 недели до предполагаемой даты начала отпуска (согласно общему порядку ст․ 123 ТК РФ, применяемому по аналогии)․

Отзыв из отпуска

Муниципальный служащий может быть отозван из отпуска только с его письменного согласия (ч․ 4 ст․ 21 ФЗ № 119-ФЗ)․ Неиспользованная часть отпуска предоставляется в любое время до конца рабочего года или присоединяется к отпуску следующего года․

Порядок подачи и рассмотрения заявления

1. Подача: Заявление подается непосредственно руководителю (или через секретариат/делопроизводство) в 2-х экземплярах․ На втором экземпляре ставиться отметка о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего)․
2. Рассмотрение: Руководитель (или уполномоченное лицо) ставит резолюцию: «Предоставить отпуск с [дата] по [дата]․ Подпись, дата»․
3. Приказ (распоряжение): На основании заявления и резолюции готовится проект приказа о предоставлении отпуска․ Приказ подписывается руководителем органа․
4. Ознакомление: Служащий ознакомляется с приказом под роспись не позднее чем за 3 дня до начала отпуска․
5. Выплата денежного содержания: Выплачивается не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (согласно ст․ 136 ТК РФ и ч․ 7 ст․ 21 ФЗ № 119-ФЗ)․

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие ссылки на вид отпуска: Нельзя писать просто «прошу предоставить отпуск»․ Нужно указывать: «ежегодный основной», «дополнительный за выслугу лет», «административный без сохранения зарплаты»․
• Неверный расчет дней: Путаница между календарными и рабочими днями․ Для муниципальных служащих отсчет идет в календарных днях․ Выходные и праздничные дни, попадающие в отпуск, включаются в его продолжительность и не продлевают его (в отличие от ТК РФ для работников, где праздники не входят в отпуск и сдвигают его)․
• Игнорирование графика: Подача заявления на даты, не согласованные с графиком, без получения предварительного согласия руководителя․
• Неполный пакет документов: Для административного отпуска обязательны подтверждающие документы (справки, свидетельства)․ Для отпуска за выслугу лет — расчет выслуги (подтверждается кадровой службой)․

Грамотное оформление заявления на отпуск, залог своевременного отдыха и сохранения прав муниципального служащего․ Рекомендуется заранее уточнить у кадрового специалиста своего органа:

• Утвержденную локальную форму заявления (если есть)․
• Актуальный график отпусков на текущий год․
• Расчет накопленных дней дополнительного отпуска за выслугу лет․
• Порядок подачи: через ЭДО (электронный документооборот) или в бумажном виде․

Используя приведенные выше образцы и следуя процедуре, установленной ФЗ № 119-ФЗ и локальными актами, вы избежите бюрократических задержек и конфликтных ситуаций․

Данная статья носит информационный характер․ Нормативная база может меняться․ Перед оформлением документов рекомендуется сверить актуальность законов в правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или у правового отдела вашего органа․