Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию гражданина. Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ)‚ ведение трудовой книжки возлагается на работодателя. Однако в ряде ситуаций (утрата‚ порча‚ первичное трудоустройство) для оформления нового документа требуется письменное заявление работника. В данной статье подробно разберем‚ как правильно составить такое заявление‚ предоставим актуальные образцы на 2026 год и объясним процедуру оформления.

Правовые основания оформления новой трудовой книжки

Ключевым нормативным актом‚ регулирующим данный процесс‚ является статья 65 ТК РФ (часть 5). Согласно ей‚ в случае отсутствия у лица‚ поступающего на работу‚ трудовой книжки в связи с:

• ее утратой;
• повреждением (испорченностью);
• иной причиной (например‚ хищение‚ уничтожение в результате стихийного бедствия);

работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Важно: С 2021 года при первичном трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная трудовая книжка заводится только по заявлению работника‚ если он хочет вести её параллельно с электронной‚ или в случаях восстановления утерянной/испорченной книжки‚ заведенной до 2021 года.

Ситуации‚ требующие написания заявления

1. Утрата трудовой книжки. Самый частый случай. Работник пишет заявление с указанием обстоятельств потери.
2. Порча (испорченность) трудовой книжки. Помятие‚ разорванные страницы‚ попадание влаги‚ делающие записи нечитаемыми.
3. Первичное трудоустройство (если работник выбрал бумажный вид). Хотя по умолчанию ведется ЭТК‚ работник может написать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде.
4. Отказ от ЭТК в пользу бумажной. Работник‚ чей трудовик ведется в электронном виде‚ может в любой момент написать заявление о переходе на бумажный носитель (требуется уведомить работодатель заранее).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной государством формы бланка заявления на оформление новой трудовой книжки не существует. Документ составляется в свободной письменной форме‚ но должен соответствовать общим правилам деловой переписки (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и содержать следующие реквизиты:

• Шапка документа: Наименование организации (полное и сокращенное)‚ должность и ФИО руководителя (в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»)‚ должность и ФИО автора заявления (в родительном падеже: «от менеджера отдела продаж Петрова П.П.»).
• Название документа: «Заявление об оформлении новой трудовой книжки» (или «взамен утерянной/испорченной»).
• Содержательная часть: Текст просьбы с указанием причины (утрата‚ порча и т.д.). При утере желательно указать обстоятельства (где/когда потеряна‚ приняты ли меры по поиску).
• Дата составления (число‚ месяц‚ год словами или цифрами).
• Подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной (2026)

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен испорченной

Образец заявления при первичном трудоустройстве (на ведение бумажной ТК)

Если гражданин никогда не работал и хочет‚ чтобы ему завели бумажную трудовую книжку (параллельно с ЭТК)‚ заявление пишется до оформления приема на работу.

Процедура оформления новой трудовой книжки работодателем

После получения заявления работодатель (или уполномоченное лицо — кадровый сотрудник) обязан выполнить следующие действия в срок не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу (или со дня подачи заявления‚ если работник уже числится в штате):

1. Принять заявление к исполнению. На заявлении ставится виза исполнителя (кадрового сотрудника) с указанием срока исполнения.
2. Приобрести бланк трудовой книжки. Бланки строгой отчетности закупаются работодателем за свой счет (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утв. Постановлением Правительства РФ от № 640).
3. Заполнить титульный лист. Вносится ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ дата заполнения. Подпись владельца ТК ставится в присутствии кадрового сотрудника. Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
4. Внести запись о приеме на работу (если это трудоустройство). На развороте «Сведения о работе» ставится запись № 1 о приеме на текущую работу.
5. Внести сведения о прежних местах работы (при восстановлении утерянной/испорченной). На основании документов‚ подтверждающих стаж (копии приказов‚ справок из архивов‚ свидетельских показаний и т.д.)‚ в новую ТК переносятся записи о всех предыдущих периодах работы. На титульном листе или на обложке ставится отметка: «Выдана взамен утерянной (испорченной)».
6. Учет в журнале. Данные о выданной трудовой книжке вносятся в журнал учета движения трудовых книжек (форма Т-3).
7. Выдача владельцу. Новая трудовая книжка выдается работнику под роспись в журнале учета (колонка «Дата выдачи»‚ «Подпись получившего»).

Важные нюансы 2026 года

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и дубликат

Если у работника была ЭТК‚ а он потерял бумажную (заведенную до 2020 г. или параллельную)‚ оформляется новая бумажная ТК. Информация в СФР (бывший ПФР) при этом не меняется — ЭТК продолжает вестись. Работодатель вносит запись в новую бумажную ТК на основании сведений из ЭТК (выписки СТД-Р).

Дубликат vs Новая трудовая книжка

• Новая трудовая книжка оформляется текущим работодателем по заявлению работника (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). В нее переносятся общие сведения о стаже.
• Дубликат трудовой книжки оформляется по месту последней работы (или предыдущей‚ если последняя организация ликвидирована) на основании архивных документов (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Это более длительная процедура‚ требующая обращения в архивы.

Совет: Если утеряна трудовая книжка с длинным стажем‚ проще и быстрее оформить новую у текущего работодателя (принеся справки/копии приказов с предыдущих мест)‚ чем ждать дубликата от прошлого работодателя.

Ответственность работодателя

За несвоевременное оформление трудовой книжки или отказ в оформлении предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.‚ на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. (при повторном нарушении — выше).

Чек-лист: что проверить перед сдачей заявления

• [ ] Правильно ли указано наименование организации и ФИО руководителя в шапке?
• [ ] Четко ли сформулирована просьба: «Прошу оформить новую трудовую книжку взамен утерянной/испорченной»?
• [ ] Указана ли причина отсутствия ТК (обязательное требование ч. 5 ст. 65 ТК РФ)?
• [ ] Указаны ли серии и номер утерянной/испорченной ТК (если помните)?
• [ ] Поставлена ли дата и личная подпись?
• [ ] Приложена ли испорченная трудовая книжка (в случае порчи)?
• [ ] Есть ли у вас копии документов‚ подтверждающих стаж (приказы‚ справки‚ свидетельства)‚ чтобы кадровый сотрудник мог перенести записи?

Оформление новой трудовой книжки — стандартная кадровая процедура‚ инициируемая заявлением работника. Главное, четко указать причину (утрату или порчу) и предоставить работодателю документы для восстановления записей о стаже. Используйте приведенные выше образцы как основу‚ адаптируя их под свою ситуацию. Актуальность форм подтверждена на 2026 год.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.