При трудоустройстве каждый работник сталкивается с необходимостью подписать согласие на обработку персональных данных. Этот документ является обязательным элементом кадрового делопроизводства и защищает как работника, так и работодателя. В статье разберём, что такое согласие на обработку персональных данных, какие требования к нему предъявляет законодательство, и приведём образец заявления.

Что такое персональные данные и зачем нужно согласие

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу. К ним относятся:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и фактического проживания;
• номера телефонов, адреса электронной почты;
• сведения об образовании, трудовой деятельности;
• ИНН, СНИЛС, данные военного билета;
• сведения о состоянии здоровья (специальная категория данных).

Основным нормативным актом, регулирующим обработку персональных данных, является Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 9 данного закона, обработка персональных данных допускается с согласия субъекта, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

Работодатель обрабатывает данные сотрудников для заключения и исполнения трудового договора, ведения кадрового учёта, начисления заработной платы, перечисления налогов и взносов, предоставления сведений в государственные органы.

Требования к оформлению согласия

Согласие на обработку персональных данных должно быть:

1. Конкретным — в документе перечисляются конкретные данные и цели их обработки;
2. Информированным — работник должен понимать, что именно он подписывает;
3. Сознательным — согласие даётся добровольно, без принуждения;
4. Письменным — оформляется в виде отдельного документа с подписью.

Обязательные реквизиты документа

В соответствии с частью 4 статьи 9 закона № 152-ФЗ согласие должно содержать:

• ФИО и адрес субъекта персональных данных, номер и дату выдачи паспорта;
• наименование (ФИО) и адрес оператора, получающего согласие;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие;
• перечень действий с данными (сбор, запись, хранение, передача и т.д.);
• срок действия согласия и порядок его отзыва;
• подпись субъекта персональных данных.

Образец заявления (согласия) на обработку персональных данных

Ниже приведён типовой образец документа:

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 1,
паспорт: серия 4500 № 123456, выдан ОВД района … г; Москвы

СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных

Я, Петров Пётр Петрович, в соответствии со статьёй 9 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие ООО «Пример» (ИНН ###, адрес: г. Москва, ул. ###, д. 10) на обработку моих персональных данных, включая:

• фамилию, имя, отчество;
• дату и место рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и места жительства;
• контактные телефоны, адрес электронной почты;
• сведения об образовании, квалификации, трудовой деятельности;
• данные ИНН, СНИЛС, военного билета;
• сведения о семейном положении и составе семьи.

Цели обработки: заключение и исполнение трудового договора, ведение кадрового, бухгалтерского и налогового учёта, начисление и выплата заработной платы, исполнение требований законодательства РФ.

Действия с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, использование, передача (в пределах, предусмотренных законодательством), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Согласие действует с момента подписания и до достижения целей обработки либо до его отзыва. Согласие может быть отозвано путём направления письменного заявления работодателю.

Подпись: _____________ / Петров П.П. /

Особенности и важные нюансы

Когда согласие не требуется

Работодатель вправе обрабатывать данные без отдельного согласия, если это необходимо для исполнения трудового договора или требований закона (например, передача сведений в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, военкомат). Однако на практике согласие оформляют всегда — это надёжнее с точки зрения проверок Роскомнадзора.

Отзыв согласия

Работник вправе в любой момент отозвать согласие, подав письменное заявление. Однако это не освобождает работодателя от обработки данных, необходимых для исполнения трудового договора и требований законодательства.

Ответственность работодателя

За нарушение порядка сбора, хранения и использования персональных данных предусмотрена административная ответственность по статье 13.11 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать значительных сумм, а за утечку данных ответственность существенно ужесточена.

Правильно оформленное согласие на обработку персональных данных — важный документ, обеспечивающий законность кадровых процедур. Работодателю следует использовать актуальные формы, соответствующие требованиям закона № 152-ФЗ, а работнику — внимательно читать документ перед подписанием и понимать, какие данные и для каких целей будут обрабатываться.