Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России действует обязательное ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК) для всех вновь поступающих на работу граждан. Однако сотрудники, принятые до 2020 года, имеют право выбрать: остаться на бумажном носителе или перейти на электронный формат. Для перехода на ЭТК работник должен написать соответствующее заявление. В этой статье подробно разберем, как правильно составить документ, какой образец использовать, как делается запись в бумажной трудовой книжке и какие обязанности ложатся на работодателя.

Нормативная база

Основными документами, регулирующими переход на электронную трудовую книжку, являются:

Федеральный закон от № 66-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании» (введение понятия ЭТК).
Статья 66.1 ТК РФ — порядок ведения электронных трудовых книжек.
Постановление Правительства РФ от № 1019 — Правила ведения ЭТК.
Приказ Минтруда России от № 689н — утверждение форм бланков (хотя форма заявления не утверждена строго, существуют рекомендуемые образцы).
Федеральный закон от № 276-ФЗ — о передаче функций ПФР в Социальный фонд России (СФР), куда теперь направляются сведения (форма ЕФС-1).

Когда и зачем пишется заявление?

Заявление на переход на электронную трудовую книжку пишется в двух основных случаях:

При приеме на работу (для новичков): с 2020 года ЭТК ведется по умолчанию. Если работник хочет оставить бумажную книжку (право имеют только те, кто трудоустраивался до 2020 г.), он пишет заявление об отказе от ЭТК (на ведение бумажной). Если же он согласен на электронный вид, отдельного заявления на ЭТК писать не нужно, достаточно уведомить работодателя устно или подписать уведомление.
Переход действующих сотрудников на ЭТК: работники, принятые до , могут в любой момент перейти на электронный формат. Для этого они обязаны написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Без этого заявления работодатель не имеет права прекращать ведение бумажной книжки.

Требования к форме и содержанию заявления

Законом жесткая форма бланка заявления не утверждена. Документ составляется в свободной письменной форме. Однако он должен содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 65 ТК РФ и правилами делопроизводства:

Наименование организации или ФИО ИП (кому адресуется).
ФИО работника, его табельный номер/должность/подразделение.
Название документа: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
Текст просьбы: «Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид».
Дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления на переход на ЭТК (2024–2026 гг.)

К Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ
о переходе на электронную трудовую книжку

Прошу с 15 сентября 2024 г. перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

С уведомлением о правах и обязанностях при выборе формы трудовой книжки ознакомлен(а), подпись поставлена в журнале учета уведомлений.
«15» сентября 2024 г. ________________ /Петров П.П./

Важный нюанс: Уведомление о правах

Перед подачей заявления работодатель обязан уведомить работника в письменном виде о его правах и обязанностях, связанных с выбором формы трудовой книжки (п. 5 Постановления № 1019). Работник должен поставить подпись о получении уведомления. Копия уведомления с подписью хранится в личном деле. Без этой процедуры заявление может быть признано недействительным при проверке.

Порядок действий работодателя после получения заявления

Получив заявление, работодатель (кадровик/бухгалтер) должен выполнить ряд действий в установленные сроки:

Запись в бумажной трудовой книжке (Ключевой момент)

Согласно п. 6 Правил ведения ЭТК (Пост. № 1019), в бумажной трудовой книжке работодатель обязан сделать запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Образец записи в трудовой книжке (раздел «Рабочая информация»):

Номер записи	Дата записи	Содержание записи	Основание для записи (номер, дата документа)
5	Работник подал заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде. Бумажная трудовая книжка выдана работнику на руки.	Заявление работника от № 12-И

Важно: После этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись в журнале выдачи/получения трудовых книжек (форма Т-3). Дальнейшие записи в эту бумажную книжку работодатель не вносит. Весь дальнейший стаж фиксируется только в ЭТК (в базе СФР).

Направление сведений в СФР (Форма ЕФС-1)

В течение следующего рабочего дня после приема заявления (или в день приема на работу) работодатель должен направить в СФР сведения о трудовой деятельности в электронной форме — ЕФС-1.

В блоке «Сведения о работнике» указывается код вида трудовой книжки: «2» — электронная.
Если у работника была бумажная ТК, в ЕФС-1 также заполняются сведения из неё (серия, номер, дата выдачи, кем выдана) для переноса истории в электронную базу.

Отправка осуществляется через оператора ЭДО (Контур.Экстерн, СБИС, 1С и др.) или личный кабинет СФР.

Фиксация в внутренних журналах

Необходимо отразить факт перехода в:

Журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3), графа «Примечание» или отдельная строка о выдаче ТК на руки.
Журнале уведомлений о правах выбора формы ТК (подпись работника).

Сроки подачи заявления и вступления в силу

Срок подачи: Работник может подать заявление в любой рабочий день. Закон не устанавливает жестких дедлайнов (ранее был срок до конца 2020 г., сейчас он не действует).
Дата перехода: Работник указывает желаемую дату в заявлении (обычно дату подачи или следующую за ней). С этой даты работодатель прекращает записи в бумажке и начинает слать ЕФС-1 с кодом «2».
Отзыв заявления: Работник имеет право вернуть бумажную ТК, написав заявление о возврате к бумажному виду (до 2020 г. это было возможно раз в год, сейчас ограничений по частоте нет, но возврат возможен только тем, у кого ТК заведена до 2020 г.).

Что делать, если работник уволяется, а заявления не было?

Частая ситуация: сотрудник уволился, а в бумажной ТК нет записи о переходе на ЭТК (заявления не писали).

Если заявления не было, считается, что ведение велось в бумажном виде.
При увольнении работодатель делает запись об увольнении в бумажной ТК (ст. 84.1 ТК РФ).
В СФР направляется ЕФС-1 с кодом вида ТК «1» (бумажная).
Если позже выяснится, что сотрудник хотел ЭТК, но не написал заявление — переход не считается совершенным. Работодатель не несет ответственности за «неперевод», так как инициатива исходит от работника.

Как проверить, оформлен ли переход правильно?

В бумажной ТК: Есть запись в разделе «Рабочая информация» о подаче заявления и выдаче ТК на руки. Подпись работодателя и печать (если есть).
В СФР / Госуслугах: Работник может зайти в личный кабинет на Госуслугах («Работа» → «Электронная трудовая книжка») и увидеть статус «Ведется в электронном виде» и весь стаж.
В отчете ЕФС-1: Последний принятый СФР отчет по сотруднику содержит код вида ТК = «2».

Частые ошибки и риски

Отсутствие записи в бумажной ТК. Если работодатель не сделал запись о переходе и не выдал ТК на руки — это нарушение ст. 66.1 ТК РФ, грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц).
Поздняя отправка ЕФС-1. Сдача отчета с кодом «2» позже следующего рабочего дня после заявления — нарушение сроков отчетности.
Игнорирование уведомления. Если работодатель не уведомил работника о правах письменно до подачи заявления — риск оспаривания перехода в суде.
Двойное ведение. Нельзя одновременно вести и бумажную, и электронную ТК для одного работника (кроме периода параллельного ведения в 2020 г., который давно завершен).

Резюме: чек-лист для кадровика

[ ] Получить от работника заявление в свободной форме (проверить дату, подпись, ФИО).
[ ] Обеспечить предварительное уведомление работника о правах (под роспись).
[ ] Сделать запись в бумажной ТК (раздел «Рабочая информация») о переходе на ЭТК и выдаче ТК на руки.
[ ] Выдать бумажную ТК работнику под роспись в журнале Т-3.
[ ] Направить в СФР форму ЕФС-1 с кодом вида ТК «2» (в следующий рабочий день).
[ ] Отметить факт перехода в журнале учета ТК (Т-3) и личном деле сотрудника.

Грамотное оформление перехода на электронную трудовую книжку защищает права обеих сторон: работник получает доступ к стажу на Госуслугах и не рискует потерять документ, а работодатель исключает риски штрафов за нарушение трудового законодательства.