Каждый работник в России имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако в некоторых случаях часть этого отпуска можно заменить денежной компенсацией. Порядок такой замены регулируется статьёй 126 Трудового кодекса РФ. В 2022 году правила остались прежними — существенных изменений в законодательство внесено не было. Разберём подробно, кому, когда и как можно получить компенсацию вместо отпуска.

Общее правило замены отпуска компенсацией

Согласно части 1 статьи 126 ТК РФ, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом.

Это означает, что:

• стандартные 28 календарных дней основного отпуска заменить деньгами нельзя, их работник обязан фактически отгулять;
• компенсации подлежит только та часть отпуска, которая превышает 28 дней (например, дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера, удлинённые отпуска отдельных категорий работников);
• замена возможна только по письменному заявлению работника — по инициативе работодателя компенсация не выплачивается.

Суммирование отпусков за несколько лет

Если отпуска переносились и суммировались за несколько рабочих лет, то денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Пример: работнику положен основной отпуск 28 дней и дополнительный отпуск 5 дней за ненормированный рабочий день. За два года накопилось 66 дней отпуска. Компенсацией можно заменить не более 10 дней (по 5 дней за каждый год), а 56 дней работник должен использовать для отдыха.

Кому замена отпуска компенсацией запрещена

Трудовой кодекс устанавливает категории работников, которым замена отпуска денежной компенсацией не допускается:

1. Беременные женщины — им нельзя заменять компенсацией ни основной, ни дополнительные отпуска.
2. Работники в возрасте до 18 лет — они обязаны использовать отпуск полностью.
3. Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — им нельзя заменять деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск «за вредность». Исключение — часть такого отпуска, превышающая 7 календарных дней, может быть заменена компенсацией, если это предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором.

Однако при увольнении все эти категории работников получают денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска в полном объёме (статья 127 ТК РФ).

Нужно ли согласие работодателя

Важный нюанс: формулировка статьи 126 ТК РФ («может быть заменена») означает, что одного письменного заявления работника недостаточно. Требуеться также согласие работодателя, который вправе, но не обязан производить замену части отпуска денежной компенсацией. Если работодатель отказывает, работник должен использовать отпуск по графику;

Как оформить замену отпуска компенсацией

Процедура оформления в 2022 году выглядит следующим образом:

1. Работник подаёт письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой заменить часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией. В заявлении указывается количество дней и рабочий год, за который они положены.
2. Работодатель рассматривает заявление и при согласии издаёт приказ о замене части отпуска денежной компенсацией.
3. Бухгалтерия производит расчёт компенсации исходя из среднего дневного заработка работника (по тем же правилам, что и отпускные).
4. Сведения о замене части отпуска компенсацией вносятся в личную карточку работника и график отпусков.

Расчёт компенсации

Компенсация рассчитывается по формуле:

Компенсация = средний дневной заработок × количество заменяемых дней отпуска

Средний дневной заработок определяется исходя из фактически начисленной заработной платы за последние 12 календарных месяцев, делённой на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). С суммы компенсации удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Компенсация при увольнении

Отдельно следует упомянуть статью 127 ТК РФ: при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска — без ограничения в 28 дней и независимо от категории работника. Это единственный случай, когда основной отпуск также заменяется деньгами.

• В 2022 году заменить денежной компенсацией можно только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
• Замена производится по письменному заявлению работника и только с согласия работодателя.
• Беременным женщинам, несовершеннолетним и работникам вредных производств (в части «вредного» дополнительного отпуска) замена запрещена.
• При увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска без исключений.

Соблюдение правил статьи 126 ТК РФ защищает как права работников на отдых, так и интересы работодателя, позволяя избежать споров с трудовой инспекцией и штрафных санкций.