В практике кадровиков и бухгалтеров часто возникают ситуации, когда необходимо выдать деньги сотруднику вне установленных графиков выплаты заработной платы (аванс и зарплата). Такие выплаты называются межрасчетными. Ниже подробно разберем, что это такое, какой правовой базой регулируются, какие виды существуют и как правильно их оформить и отразить в учете.

Что такое межрасчетный период и межрасчетные выплаты

Согласно трудовому законодательству (ст. 136 ТК РФ), заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Период между датами выплаты аванса (обычно за первую половину месяца) и заработной платы (за весь месяц) или между выплатой за один месяц и авансом за следующий называется межрасчетным периодом.

Межрасчетные выплаты — это авансы или начисления, которые выдаются (начисляются и выплачиваются) сотруднику в период между совершением основных регулярных расчетов (выплат заработной платы), отдельно от основной суммы зарплаты.

Ключевая особенность: они не привязаны к стандартному календарному циклу расчетного периода (месяцу), а возникают по конкретным событиям или решениям работодателя.

Правовая основа

Регулирование вопросов межрасчетных выплат находится на пересечении трудового и налогового права:

• ТК РФ (ст. 136): устанавливает обязательность выплаты зарплаты 2 раза в месяц и сроки выдачи аванса/зарплаты. Многие межрасчетные выплаты (отпускные, расчеты при увольнении) имеют жесткие сроки, выпадающие в межрасчетный период.
• НК РФ (ст. 223, 226): регулирует порядок определения налоговой базы по НДФЛ и обязанности налогового агента (работодателя) по удержанию и перечислению налога. Важно: день получения дохода для НДФЛ — это день фактической выплаты денег (наручно или на карту), даже если это межрасчетный период.
• Постановление Минтруда РФ от № 922: правила выплаты заработной платы при увольнении, в отпуск и т.д.
• Локальные нормативные акты (ЛНА): Положение об оплате труда, Положение о премировании, График выплат зарплаты. Именно в ЛНА закрепляется перечень выплат, которые могут производиться в межрасчетный период, и порядок их оформления.

Основные виды межрасчетных выплат

На практике к межрасчетным выплатам относят следующие категории (список не исчерпывающий, зависит от ЛНА организации):

1. Окончательные расчеты при увольнении (ст. 140 ТК РФ) — выплачиваются в день увольнения, который часто попадает в межрасчетный период.
2. Оплата отпуска (отпускные) (ст. 136 ТК РФ) — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Дата начала отпуска часто не совпадает с датой регулярной зарплаты.
3. Разовые премии и поощрения, если Положение о премировании предусматривает выплату бонуса по результатам квартала/месяца в определенную дату, не совпадающую с зарплатной.
4. Авансовые отчеты (субсидиарные выплаты) — выдача денег под отчет на командировочные расходы, хозяйственные нужды (п. 6.3 Положения ЦБ РФ № 579-П). Это не доход сотрудника, но оформляется через кассу/банк в межрасчетный период;
5. Материальная помощь, выплаты по видам социального страхования (больничные) — если дата назначения больничного или решения о помощи выпадает между зарплатными датами.
6. Дивиденды — выплачиваемы акционерам-сотрудникам в сроки, установленные обществом (ст. 42 Закона об АО), независимо от зарплатного графика.
7. Досрочная выплата заработной платы по заявлению сотрудника (ст. 136 ТК РФ), работодатель обязан выплатить заработанную часть зарплаты по письменному заявлению работника в любой день.

Порядок оформления межрасчетных выплат

Оформление требует соблюдения документооборота для подтверждения основания и суммы:

Приказ (распоряжение) работодателя

Базовым документом является приказ о начислении/выплате (форма Т-11, Т-12 или собственная форма по ст. 314 ТК РФ). В приказе указываются:

• Основание (увольнение, уход в отпуск, премирование по итогам конкурса и т.д.).
• Сотрудники-получатели.
• Суммы к выплате (брутто и нетто).
• Срок и способ выплаты (касса/карта).
• Ответственных лиц.

Расчетный листок (форма Т-51/Т-53 или своя форма)

Межрасчетные выплаты отражаются в расчетном листе отдельно от основной зарплаты. Часто формируется отдельный расчетный листок на конкретную дату межрасчетной выплаты. В нем указываются начисления, удержания (НДФЛ, алименты, исполнительные листы) и сумма к выдаче.

Платежные документы (Касса/Банк)

• Приходный/Расходный кассовый ордер (ПКО/РКО) — при выдаче наличных через кассу.
• Платежное поручение — при переводе на банковские карты (зарплатный проект); В назначении платежа указывается: «Межрасчетная выплата: отпускные за июль 2024 г.», «Расчет при увольнении» и т.д.

Уведомление о доходах (для НДФЛ)

С 2023 года единый налоговый платеж (ЕНП) и уведомление о суммах налога. Информация о межрасчетных выплатах и удержанном НДФЛ включается в уведомление за соответствующий месяц (квартал), в котором произошла фактическая выплата.

Особенности расчета и удержания НДФЛ

Это самый ответственный момент для бухгалтерии.

Момент возникновения обязательства по НДФЛ

Налоговый агент (работодатель) обязан удержать НДФЛ в момент фактической выплаты дохода работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Дата начисления (приказа) не имеет значения, если деньги не переданы.

Сроки перечисления НДФЛ

Удержанный налог должен быть перечислен в бюджет не позднее следующего дня после дня выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Для межрасчетных выплат это критично: если вы выдали аванс под отчет — НДФЛ не удерживаете (это не доход). Если выдали премию в межрасчетный период — НДФЛ удерживаете и перечисляете на следующий день после выдачи.

Удержание из последующих выплат

Если по техническим причинам НДФЛ не удалось удержать при межрасчетной выплате (например, выдали наличные в кассе, а налог не успели посчитать), удержание производится из ближайших последующих выплат заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ). В 1С и подобных программах для этого существует механизм «Удержание выплат, произведенных в межрасчетный период».

Страховые взносы

Большинство межрасчетных выплат (премии, отпускные, расчеты при увольнении, материальная помощь в пределах 4000/15000 руб.) подлежат обложению страховыми взносами (30%/15.1% в 2024-2025 гг.). Взносы перечисляются по общим срокам (до 28 числа следующего месяца), а не на следующий день после выплаты.

Отражение в программе 1С (ЗУП / ERP / БП)

В современных конфигурациях 1С (Зарплата и управление персоналом 3.0, ERP 2, Комплексная автоматизация) существует специальный функционал:

• Документ «Начисление заработной платы» / «Выплата заработной платы»: при заполнении указывается флаг/галочка «Выплата в межрасчетный период» или выбирается соответствующий вид операции.
• Расчетный листок: программа автоматически формирует отдельный расчетный листок для межрасчетной выплаты с указанием удержаний.
• Регламентированные отчеты (6-НДФЛ, ЕСВ): доходы и налоги по межрасчетным выплатам попадают в отчетность за тот месяц, в котором произошла фактическая дата выплаты (дата списания с расчетного счета или выдачи в кассе).
• Удержание НДФЛ: если на момент межрасчетной выплаты у сотрудника недостаточно средств для удержания налога (мало начислений в текущем месяце), программа создает задолженность по НДФЛ, которую погасит из следующих начислений.

Разница между межрасчетными выплатами и регулярной зарплатой

Типичные ошибки и риски

• Просрочка НДФЛ: удержали налог при межрасчетной выплате, но перечислили его вместе с регулярным ежемесячным платежом (нарушение п. 6 ст. 226 НК РФ — штраф 20% по ст. 123 НК РФ).
• Отсутствие приказа: выплата премии или материальной помощи без приказа — риск признания расходов недокументированными для налога на прибыль и доходами в виде дивидендов/материального выгоды для НДФЛ (30/35%).
• Несвоевременная выдача отпускных: выдача позже 3 дней до отпуска — штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, компенсация задержки зарплаты (ст. 236 ТК РФ).
• Путаница с авансовым отчетом: выдача денег под отчет как «межрасчетная выплата» с удержанием НДФЛ. Аванс под отчет — не доход, НДФЛ не удерживается. При несдаче отчета — тогда удерживается.
• Игнорирование лимитов материальной помощи: выплата свыше 4000/15000 руб. без обложения НДФЛ и взносами.

Резюме

Выплаты в межрасчетные периоды — это нормальная производственная необходимость, обусловленная Трудовым кодексом (увольнение, отпуск) или мотивационной политикой компании (премии, помощь).

Главные правила безопасного проведения:

1. Зафиксируйте перечень и порядок таких выплат в Положении об оплате труда.
2. Оформляйте каждую выплату приказом с указанием основания и срока.
3. Удерживайте и перечисляйте НДФЛ на следующий день после выдачи денег (для доходов).
4. Начисляйте страховые взносы в месяц выплаты по общим срокам.
5. Используйте функционал 1С «Выплата в межрасчетный период» для корректного формирования расчетных листов и регламентированной отчетности (6-НДФЛ, ЕСВ).

Грамотная работа с межрасчетными выплатами исключает претензии ГИТ (Государственной инспекции труда) по части сроков выплат и ФНС — по части расчета и перечисления налогов.