Смерть сотрудника — это непростая ситуация не только моральная, но и кадрово-бухгалтерская․ Кадровикам и бухгалтерам необходимо быстро и безошибочно рассчитать все суммы, подлежащие выплате наследникам или иным уполномоченным лицам, и правильно определить базу по страховым взносам․ Ошибки в этом вопросе чреваты начислением пеней, штрафов по ст․ 122 НК РФ и претензией со стороны Фонда пенсионного и социального страхования России (СФР)․

В статье подробно разберем, какие выплаты подлежат страхованию, какие освобождены, как оформить документы и сдать отчетность в 2024–2026 годах (с учетом изменений ФЗ-212 и НК РФ)․

Нормативная база: на чем строится расчет

Главные документы, регулирующие порядок расчетов и начисления взносов:

• Федеральный закон от № 212-ФЗ «О страховых взносах» (ст․ 9, 14, 15, 20, 22)․
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ): ст․ 420 (объект обложения), ст․ 422 (выплаты, не подлежащие страхованию), ст․ 423 (ставки), ст․ 427 (сроки уплаты)․
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст․ 196 (выплаты при смерти), ст․ 234 (гарантии при тяжелой работе — по аналогии), ст․ 140 (сроки выплаты)․
• Гражданский кодекс РФ (ГК РФ): гл․ 63 (наследование), ст․ 1174 (выплаты, не входящие в наследство)․
• Письма Минфина РФ, ФНС России, СФР (рауточные разъяснения по спорным моментам)․

Общий принцип: объект обложения по ст․ 420 НК РФ

Согласно п․ 1 ст․ 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения по трудовому договору (гражданско-правовому договору), в т․ч․ в натуральной форме, выплачиваемые страхователем за счет своих средств․

Ключевой вывод: Любая выплата, сделанная по основанию трудовых отношений (даже после смерти сотрудника), по умолчанию подлежит начислению страховых взносов, ЕСЛИ она не попадает в исключения ст․ 422 НК РФ или ст․ 9 ФЗ-212․

Перечень основных выплат при смерти сотрудника (ст․ 196 ТК РФ)

Работодатель обязан выплатить наследникам (или лицам, содержавшимся на иждивении умершего):

1. Заработную плату за отработанное время (до дня смерти включительно)․
2. Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (за все неиспользованные дни за текущий и прошлые рабочие годы)․
3. Иные выплаты, предусмотренные коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором (премии, надбавки, выплаты по итогам года, если условие их выплаты наступило при жизни сотрудника)․

Страховые взносы по конкретным видам выплат: детальная таблица

Ниже приведена сводная таблица с обоснованием применения/неприменения взносов․

Специфика расчета базы и ставок (2024–2026 гг․)

Ставки страховых взносов (ст․ 423 НК РФ)

Для основных категорий работников (не льготные категории: IT, СКО, Дальний Восток и т․д․):

• Пенсионное страхование: 22% (в пределах предельной базы ПФР)․
• Медицинское страхование (ОМС): 5,1% (база не ограничена)․
• Социальное страхование (ВНИМ): 2,9% (в пределах предельной базы ФСС)․

Предельные базы на 2024 год (утв․ Гов․ РФ № 1906):

• ПФР: 2 225 000 руб․ в год․
• ФСС (ВНИМ): 1 167 000 руб․ в год․

На 2025–2026 годы предельные базы ежегодно индексируются (следите за постановлениями Правительства РФ в ноябре-декабре предшествующего года)․

Материальная помощь: лимит 4 000 руб․ — на получателя или на умершего?

Согласно п․ 17 ст․ 422 НК РФ и разъяснениям ФНС (например, письмо от № БС-4-11/10809@), лимит в 4 000 рублей применяется к каждому получателю материальной помощи в налоговом периоде (календарном году)․

НДФЛ vs Страховые взносы: главные различия

Часто бухгалтеры путают базы․ Напоминаем ключевые отличия при смерти сотрудника:

Порядок оформления и сроки выплаты (ст․ 140 ТК РФ, ст․ 1174 ГК РФ)

Кому выплачивать?

• Наследникам — по свидетельству о праве на наследство (выдает нотариус через 6 мес․)․
• Иждивенцам / членам семьи — без свидетельства нотариуса, на основании заявления и документов, подтверждающих иждивенство (справка о составе семьи, судебное решение, справка о нетрудоспособности) — в течение 7 дней со дня обращения (п․ 2 ст․ 196 ТК РФ, ст․ 1174 ГК РФ)․
• Лицам, понесшим расходы на погребение, на основании чеков/договора с ритуальным бюро (в разумных пределах)․

Сроки выплаты

• Иждивенцам/членам семьи — не позднее 7 календарных дней со дня предъявления заявления (ст․ 140 ТК РФ, ст․ 1174 ГК РФ)․
• Наследникам (после получения свидетельства нотариуса) — в срок, установленный нотариусом, но не позднее 7 дней после предъявления свидетельства․
• Важно: Если работодатель задерживает выплату — подлежит уплате заработной платы за все время задержки в среднем дневном заработке за каждый день просрочки (ст․ 236 ТК РФ)․

Документооборот

1. Приказ о прекращении трудового договора (основание: ст․ 83 ТК РФ — смерть работника)․ Дата приказа = дата смерти (по мед․ свидетельству)․
2. Расчетный лист (Т-51 / Т-51а или своя форма) с начислением зарплаты, компенсации, премий․
3. Приказ о выплате материальной помощи (если предусмотрено ЛНА/КД)․
4. Ведомость на выплату (Т-53) или Платежное поручение с указанием получателя (ФИО, паспорт, ИНН, реквизиты счета)․
5. Квитанция/Расписка получателя о получении денег․

Отчетность в СФР: ЕФС-1, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ

С введением единого реестра застрахованных лиц и формы ЕФС-1 (Приказ СФР от № 114н) порядок сдачи изменился․

Форма ЕФС-1 (Расчет по страховым взносам)

• Раздел 1․1: Отражаем начисленные суммы (базу) и взносы по умершему сотруднику в месяце начисления (месяце смерти)․
• Код вида дохода: «2000» (основные выплаты) или соответствующие коды для материальной помощи (если сверх 4000 руб․)․
• Срок сдачи: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за кварталом (для квартальных плательщиков) или ежемесячно до 15-го (для определенных категорий, но общий правило, квартально)․ Уточняйте статус своей организации․

Форма СЗВ-М (Сведения о застрахованных лицах — месячные)

• Сдается ежемесячно до 15-го числа следующего месяца․
• В месяце смерти сотрудника в СЗВ-М указывается строка с его СНИЛС, видом страхования «ОПС», «ОМС», «ВНИМ», базой и взносами․
• В следующем месяце после смерти СЗВ-М сдавать по этому сотруднику НЕ НУЖНО (он исключается из реестра автоматически при получении СЗВ-ТД с кодом прекращения)․

Форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — Приказ СФР № 114н, Прил․ 2

• Сдается в срок до следующего рабочего дня после дня приказа о прекращении ТД (смерти)․
• Код основания прекращения: «СМЕРТЬ» (код 6 по справочнику приказа 114н / код 31 по старому классификатору, но в ЕФС-1/СЗВ-ТД используются новые коды)․
• Указывается дата прекращения = дата смерти․

Форма СЗВ-СТАЖ (Сведения о стаже)

• Сдается раз в год до марта следующего года (обычно к 1 марта)․
• В отчете за год смерти указывается стаж и заработок умершего за отработанное время․

Судебная практика и типичные ошибки работодателей

Ошибка 1: Не начисление взносов с компенсации за отпуск

Позиция судов (Определение ВАС РФ от № 11176/12, Апелляционные определения): Компенсация за неиспользованный отпуск при смерти — это вознаграждение за труд (п․ 16 Постановления Пленума ВС РФ от № 23)․ Она не входит в перечень п․ 1 ст․ 422 НК РФ․ Взносы обязательны․

Ошибка 2: Применение льготы 4000 руб․ к сумме, а не к получателю

Работодатель выплачивает жене 10 000 руб․ материальной помощи и не берет взносы ни с какой части, ссылаясь на «льготу 4000»․ Неправильно․ Льгота дается на каждого получателя․ Если получатель один — взносы с 6 000 руб․ Если получателей трое, можно распределить 4 000 на каждого (в сумме 12 000 без взносов), но только если выплаты оформлены отдельными приказами/строками на каждого получателя․

Ошибка 3: Несвоевременная сдача СЗВ-ТД

Смерть — это исключительный случай, когда СЗВ-ТД сдается в срочном порядке (следующий рабочий день)․ Просрочка грозит штрафом по ст․ 14․1 ФЗ-212 (500 руб․ за каждого лица за каждые 10 дней просрочки, но не менее 1000 руб․)․

Ошибка 4: Удержание взносов с выплат, переданных нотариусу

Если наследник не явился в срок, а деньги переведены на нотариальный депозит, взносы начисляются в момент перевода на депозит (момент исполнения обязательства работодателем), а не в момент получения наследником․ НДФЛ удерживается/не удерживается в момент фактического получения наследником (п․ 6 ст․ 226 НК РФ)․

Чек-лист для бухгалтера и кадровика (Алгоритм действий)

1. День 1 (Уведомление): Получить мед․ свидетельство о смерти (копию)․ Сообщить в СФР (если был открыт больничный — закрыть его)․
2. День 1–2 (Приказ): Издать приказ о прекращении ТД по ст․ 83 ТК РФ (дата = дата смерти)․
3. День 2–3 (Расчет): Рассчитать зарплату за отработанное время + компенсацию отпуска + премии (если заработаны); Начислить страховые взносы (30% / 27․1%)․ Удержать НДФЛ (13%)․
4. День 3 (Материальная помощь): Если предусмотрено ЛНА — издать приказ о выплате мат․ помощи․ Разделить на получателей для применения лимита 4000 руб․ Начислить взносы/НДФЛ с части сверх лимита․
5. День 3–5 (СЗВ-ТД): Сдать СЗВ-ТД с кодом прекращения «СМЕРТЬ» (в течение следующего рабочего дня после приказа)․
6. День 7 (Выплата иждивенцам): При обращении иждивенцев — выплатить суммы в течение 7 дней․ Оформить ведомость Т-53 / платежки․ Взять расписки․
7. 15-е число след․ месяца: Сдать СЗВ-М за месяц смерти (с данными по умершему)․ Уплатить взносы (ЕНП)․
8. 15-е число месяца за кварталом: Сдать ЕФС-1 за квартал смерти․
9. 1 марта след․ года: Сдать СЗВ-СТАЖ за год смерти․

Особенности для ИП и некоммерческих организаций

• ИП (с наемными работниками): Порядок идентичен․ Взносы уплачиваются по ЕНП․ Сдача отчетности (ЕФС-1, СЗВ-ТД, СЗВ-М) обязательна․
• НКО / Религиозные организации: Общие правила применяются в полном объеме․ Льгот по взносам на выплаты умершим сотрудникам НК РФ не предусматривает (кроме общих льгот по ставкам для НКО, если они подходят под критерии ст․ 427 НК РФ)․

Резюме

Расчет по умершему сотруднику требует высокой точности и скорости․ Главные правила, которые нужно запомнить:

• Зарплата + Компенсация отпуска + Премии (заработанные) = База по взносам 30% (27․1% над лимитами)․ Никаких льгот;
• Материальная помощь = Льгота 4 000 руб․ на КАЖДОГО получателя в год․ Сверх лимита — взносы есть․
• СЗВ-ТД с кодом «СМЕРТЬ» — в следующий рабочий день после приказа․ Это критически важно для исключения из реестра СФР․
• Выплата иждивенцам — в течение 7 дней по заявлению без нотариуса․
• НДФЛ удерживается при фактической выплате, взносы — при начислении․

Грамотное оформление первички (приказы, расчетные листы, ведомости, расписки) и своевременная сдача ЕФС-1 / СЗВ-ТД / СЗВ-М — залог отсутствия претензий со стороны СФР и ФНС при камеральных и выездных проверках․

Данная статья носит информационный характер и отражает состояние законодательства на 2024–2026 годы․ Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным текстам НК РФ, ФЗ-212, приказам СФР и консультироваться с профессиональным юристом/бухгалтером․