Сотрудничество с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход‚ НПД) стало обычной практикой для российского бизнеса․ Компании привлекают их для разовых работ и услуг‚ а расчеты могут производиться разными способами: переводом на банковскую карту‚ по реестру через банк или наличными из кассы․ В этой статье подробно разберем‚ как правильно оформить выплату самозанятому наличными в программах 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)‚ какие документы понадобятся и каких ошибок следует избегать․
Можно ли платить самозанятому наличными
Законодательство не запрещает рассчитываться с самозанятыми наличными деньгами․ Бизнес может платить разными способами:
- переводом на банковский счет или карту;
- по реестру через банк (в 1С есть возможность формировать реестры по выплатам самозанятым и отправлять их в банк);
- наличными из кассы организации или ИП․
Главное условие — не способ расчета‚ а правильное документальное оформление и наличие чека‚ который самозанятый обязан сформировать в приложении «Мой налог»․
Что нужно сделать до выплаты
Проверить статус самозанятого
Перед заключением договора и перед каждой выплатой необходимо убедиться‚ что контрагент действительно имеет статус плательщика НПД․ Для этого запросите:
- справку о постановке на учет в качестве самозанятого (формируется в приложении «Мой налог»);
- либо проверьте статус по ИНН на сайте ФНС․
Если выплатить доход лицу‚ утратившему статус самозанятого‚ компания рискует стать налоговым агентом и обязана будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы․
Заключить договор ГПХ
С самозанятым заключается договор гражданско-правового характера (оказания услуг‚ выполнения работ‚ авторский договор)․ В договоре важно указать:
- предмет и стоимость работ/услуг;
- порядок расчетов (в т․ч․ наличными‚ если планируется такой способ);
- обязанность исполнителя предоставить чек из «Мой налог»;
- условие о том‚ что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется уведомить заказчика об утрате этого статуса․
Получить подтверждающие документы
Для признания расходов в учете понадобятся:
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- чек из приложения «Мой налог» — обязательный документ‚ подтверждающий‚ что самозанятый учел доход и уплатит налог;
- при наличной выплате — расходный кассовый ордер (РКО)․
Важно: чек должен быть сформирован на полную сумму выплаты и содержать корректные реквизиты заказчика (наименование и ИНН организации или ИП)․
Оформление выплаты наличными в 1С:Бухгалтерия 8
Шаг 1․ Создание контрагента
Заведите самозанятого в справочник «Контрагенты»:
- Откройте раздел Справочники → Контрагенты․
- Создайте новый элемент с видом «Физическое лицо»․
- Укажите ФИО‚ ИНН самозанятого․
- Создайте договор с видом «С поставщиком» (или «Прочее»)‚ указав предмет договора ГПХ․
Шаг 2․ Отражение начисления (поступление услуг)
Оформите документ Покупки → Поступление (акты‚ накладные‚ УПД) → Услуги (акт):
- выберите контрагента-самозанятого и договор;
- укажите номенклатуру услуги и сумму;
- счет затрат — в зависимости от характера услуг (26 «Общехозяйственные расходы»‚ 44 «Расходы на продажу»‚ 20 и др․);
- счет расчетов, 60․01 или 76․05․
Типовые проводки:
- Дт 26 (20‚ 44) — Кт 60․01 (76․05) — отражена стоимость услуг самозанятого․
НДФЛ и страховые взносы не начисляются — налог самозанятый платит самостоятельно через «Мой налог»․
Шаг 3․ Выплата наличными через кассу
Для выдачи денег из кассы оформите документ Банк и касса → Кассовые документы → Расходный кассовый ордер:
- Вид операции — «Оплата поставщику»․
- Получатель, контрагент-самозанятый․
- Сумма — согласно акту и чеку․
- В поле «Выдать» укажите ФИО самозанятого и паспортные данные (по документу‚ удостоверяющему личность)․
- Основание — реквизиты договора ГПХ и акта․
Проводка:
- Дт 60․01 (76․05) — Кт 50․01 — выплачены наличные самозанятому из кассы․
Шаг 4․ Регистрация чека самозанятого
Полученный чек из «Мой налог» приложите к комплекту документов (в бумажном виде или как электронный файл‚ прикрепленный к документу в 1С)․ Реквизиты чека целесообразно указать в комментарии к документу оплаты или в акте — это упростит проверку при аудите․
Оформление в 1С:ЗУП
Если расчеты с самозанятыми ведутся в 1С:Зарплата и управление персоналом:
- Заведите физическое лицо в справочник‚ оформите договор ГПХ документом «Договор (работы‚ услуги)»․
- Начисление отразите документом «Начисление по договорам (в т․ч․ авторским)», программа не удержит НДФЛ и не начислит взносы‚ если корректно указан статус плательщика НПД․
- Выплату оформите ведомостью «Ведомость в кассу» с видом выплаты по договорам ГПХ․
Программа автоматически формирует корректные проводки без удержания налогов и взносов‚ а бухгалтер получает прозрачный контроль расчетов․
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие чека «Мой налог»․ Без чека налоговая может отказать в признании расходов и доначислить НДФЛ и взносы․
- Выплата без проверки статуса․ Если человек утратил статус самозанятого‚ компания становится налоговым агентом․
- Переквалификация в трудовые отношения․ Регулярные одинаковые выплаты одному и тому же самозанятому‚ подчинение правилам внутреннего распорядка‚ наличие рабочего места — признаки трудового договора․ Это грозит доначислением взносов и штрафами․
- Расчеты с бывшими работниками․ Нельзя платить по НПД лицу‚ которое менее двух лет назад было сотрудником компании — такие выплаты не подпадают под налог на профессиональный доход․
- Нарушение лимита наличных расчетов․ Помните про ограничение наличных расчетов между юрлицами и ИП по одному договору (100 000 руб․)․ Хотя самозанятый, физическое лицо‚ при оформлении его как ИП на НПД лимит применяется․
- Некорректное заполнение РКО․ Обязательно указывайте паспортные данные получателя и основание выплаты․
Выплата самозанятому наличными в 1С, стандартная операция‚ которая оформляется через расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику»․ Ключевые условия корректного учета:
- проверенный статус плательщика НПД;
- договор ГПХ и акт выполненных работ;
- чек из приложения «Мой налог» на полную сумму;
- правильно оформленный РКО с паспортными данными получателя;
- проводки по счетам 60/76 и 50 без начисления НДФЛ и взносов․
Соблюдение этих правил обеспечит корректный бухгалтерский и налоговый учет‚ признание расходов и защитит компанию от претензий при проверках․