Ситуация, когда работник заболевает во время ежегодного оплачиваемого отпуска, возникает достаточно часто. Трудовое законодательство (ст. 124 ТК РФ) и Федеральный закон № 255-ФЗ четко регламентируют порядок действий работодателя: отпуск продлевается или переносится, а больничный лист оплачивается по общим правилам. Однако есть важные исключения и нюансы расчета, которые необходимо учитывать бухгалтеру и кадровому сотруднику.

Общие правила: продление или перенос отпуска

Согласно ст. 124 ТК РФ, если работник временно потерял трудоспособность во время ежегодного основного или дополнительного отпуска, отпуск подлежит продлению на дни болезни или переносу на другое время (по выбору работника).

• Продление: Отпуск увеличивается на количество дней временной нетрудоспособности. За эти дни выплачивается пособие по нетрудоспособности, а не отпускные.
• Перенос: Неиспользованные дни отпуска (пришедшиеся на больничный) переносятся на другое время, согласованное с работодателем. В этом случае за дни болезни платится пособие, а за перенесенные дни отпуска — отпускные в установленные сроки.

Важно: Работодатель не имеет права отказать в продлении или переносе. Приказ о предоставлении отпуска изменяется (дополняется) соответствующим приказом.

Какие больничные листы НЕ продлевают и НЕ переносят отпуск

Существует перечень случаев, когда отпуск не продлевается и не переносится, а выданный лист нетрудоспособности не оплачивается (на основании ст. 14 ФЗ-255 и разъяснений Минтруда/СФР):

1. Уход за больным членом семьи: Если больничный оформлен на уход за ребенком до 7 лет (или до 15 лет при определенных заболеваниях), за больным членом семьи (не ребенком) или за ребенком-инвалидом — отпуск не сдвигается, пособие не начисляется (кроме случаев ухода за ребенком-инвалидом до 18 лет — оплачивается, но отпуск не продлевается).
2. Карантин: Если работнику выдан листок нетрудоспособности в связи с карантином (не по болезни самого работника).
3. Протезирование в санаторно-курортных учреждениях: Период протезирования не считается временной нетрудоспособностью, дающей право на продление отпуска.
4. Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы): Если работник находится в отпуске за свой счет (ст. 128 ТК РФ), больничный лист не оплачивается, а отпуск не продлевается и не переносится (пояснения Роструда, судебная практика). В программах 1С это оформляется особым образом: дни болезни исключаются из календаря отпуска, но оплаты не происходит.
5. Декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск: Больничные, оформленные в эти периоды, не оплачиваются и не влияют на сроки данных отпусков.

Порядок оплаты больничного во время отпуска (2024–2026 гг.)

Если больничный открыт по собственной болезни работника (или уходу за ребенком-инвалидом, травмой на производстве и др. — полный список в ст. 14 ФЗ-255), он оплачивается по стандартным правилам, как если бы работник был на работе.

Кто и за какие дни платит

• Первые 3 календарных дня оплачивает работодатель за счет средств организации.
• С 4-го календарного дня и до конца болезни оплачивает Социальный фонд России (СФР).

*Исключения: при травме на производстве/профзаболевании все дни платит СФР; при уходе за ребенком до 7 лет (амбулаторно), первые 10 дней платит работодатель, остальные, СФР (но в отпуске этот случай не дает права на продление, см. п.2).

Формула расчета пособия

Размер пособия зависит от страхового стажа работника на момент наступления нетрудоспособности:

• 8 лет и более: 100% среднего заработка.
• От 5 до 8 лет: 80% среднего заработка.
• Менее 5 лет: 60% среднего заработка.

Средний заработок рассчитывается за 2 календарных года, предшествующих году болезни (расчетный период). Например, для больничного в 2025 году расчетный период — 2023 и 2024 годы.

Максимальная база (предельная сумма начислений, с которых платились страховые взносы) устанавливается ежегодно Правительством РФ:

• На 2024 год: 2 225 000 руб. (в сумме за 2022–2023 гг.).
• На 2025 год: 2 470 000 руб. (в сумме за 2023–2024 гг.).
• На 2026 год: ожидается индексация (точная цифра устанавливается постановлением Правительства к концу предшествующего года).

Суточная сумма пособия не может превышать: Максимальная база / 730 дней * % стажа.

Учет отпускных при расчете среднего заработка

Согласно ст. 420 Налогового кодекса РФ и разъяснениям ФНС/СФР, суммы оплаченных отпускных включаются в расчет среднего заработка для целей начисления пособия по нетрудоспособности. То есть, если в расчетном периоде (2 предшествующих года) были выплачены отпускные, они учитываются в доходах застрахованного лица.

Особенности оформления в 2024–2026 гг. (ЭЛН)

С 2022 года действует полностью электронный документооборот по листам нетрудоспособности (ЭЛН). Работодатель получает сведения об ЭЛН через личный кабинет СФР или интегрированные системы (1С, Контур, Элба и др.).

Алгоритм действий кадровика/бухгалтера:

1. Получение ЭЛН: Система автоматически загружает данные. Статус «Закрыт» означает, что лист можно оплачивать.
2. Проверка основания: Убедиться, что код основания — «Болезнь» (01), «Травма на производстве» (02) и т.д., дающие право на оплату и продление. Если код «Уход за больным членом семьи» (03), отпуск не продлевается, ЭЛН не оплачивается (кроме инвалидов-детей).
3. Приказ о продлении/переносе: Издается приказ (формы Т-6 или своя) о продлении ежегодного отпуска на дни нетрудоспособности или их переносе. Основание, ЭЛН и заявление работника (желательно, но не обязательно для продления, обязательно для переноса на конкретные даты).
4. Расчет в программе (1С:ЗУП и др.):
   • Документ «Расчет больничного» создается на основании ЭЛН.
   • Программа автоматически определит дни, приходящиеся на работодателя (1–3) и на СФР (4+).
   • В табеле учета рабочего времени (Т-12/Т-13) дни болезни в отпуске отмечаются кодом «Б» (19) или «Т» (20). Дни продленного отпуска, код «ОТ» (09).
5. Выплата:
   • Часть работодателя — в день следующей за расчетом зарплаты (аванс/зарплата).
   • Часть СФР — работодатель перечисляет пособие работнику, а затем компенсирует его себе за счет взносов (уменьшает платеж в ЕНП) или получает возмещение (для малых предприятий). Срок выплаты работнику — не позднее 10 дней после получения сведений об ЭЛН (п. 9 ст. 14 ФЗ-255).
6. Отчетность: Данные отражаются в RSV (раздел 1, стр. 130–133) и в Едином сведении (СЗВ-ТД — при необходимости корректировки стажа, обычно не требуется).

Пример расчета (упрощенный)

Условия: Работник в отпуске с по . Заболел . ЭЛН закрыт (8 календарных дней). Стаж 7 лет (80%). Доходы за 2023 г. — 1 950 000 руб., за 2024 г. — 900 000 руб. Лимит базы за 2023–2024 гг. — 2 470 000 руб.

1. Сумма доходов в расчетном периоде: 1 950 000 + 900 000 = 2 850 000 руб. > Лимита (2 470 000). Берем лимит: 2 470 000 руб.
2. Среднедневной заработок: 2 470 000 / 730 = 3 383,56 руб.
3. Среднедневное пособие (80%): 3 383,56 * 0,8 = 2 706,85 руб.
4. Сумма пособия за 8 дней: 2 706,85 * 8 = 21 654,80 руб.
5. Распределение:
   • Работодатель (3 дня): 2 706,85 * 3 = 8 120,55 руб.
   • СФР (5 дней): 2 706,85 * 5 = 13 534,25 руб.
6. Отпуск: Продлевается на 8 дней (с 15.09 по 22.09) или переносится. За эти 8 дней отпускные не начисляются (они заменяются пособием). За оставшиеся дни отпуска (1–4 сентября) отпускные выплачены в обычном порядке до начала отпуска.

Нюансы для бухгалтерии: Налоговый и страховой учет

• НДФЛ: Пособие по нетрудоспособности, выплаченное за счет СФР, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Часть, выплаченная работодателем (первые 3 дня), облагается НДФЛ (13%/15%/30%).
• Страховые взносы: На сумму пособия, выплаченную за счет работодателя (первые 3 дня), взносы не начисляются (п. 1 ст. 422 НК РФ). На сумму от СФР — тоже не начисляются.
• Налоговый учет (прибыль): Суммы пособий, выплаченные за счет работодателя, включаются в состав расходов на уменьшение базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 255 НК РФ).
• Корректировка НКУ (Начисление к выплате): Если отпускные были начислены за весь период (включая дни болезни) до получения ЭЛН, в текущем периоде делается корректировка: отпускные уменьшаються, больничные начисляются. В НКУ (если используется форма для предыдущих периодов) корректировка не вносится, все отражается в текущем периоде с кодом дохода 101 (заработная плата) с учетом корректировок.

Болезнь за границей

Если работник заболел за границей во время отпуска:

• Право на продление/перенос отпуска и оплату больничного сохраняется.
• Необходимо предоставить документ, выданный компетентным органом иностранного государства, легализованный (апостиль) и переведенный на русский язык (нотариально заверенный перевод).
• С 2023 года СФР принимает сведения об ЭЛН, выданных за рубежом, если страна-участник соответствующих соглашений (СНГ, некоторые другие) или через консульство. В остальных случаях — бумажный листок по старым правилам.

Частые ошибки и риски

Резюме

1. Болезнь в отпуске = Продление/Перенос отпуска + Оплата больничного по общим правилам.
2. Исключения: уход за родственниками (код 03), карантин, отпуск за свой счет, декрет/учебный/по уходу — не оплачивается, не продлевается.
3. Оплата: 3 дня, работодатель (с НДФЛ, без взносов), 4+ день — СФР (без НДФЛ, без взносов).
4. Расчет: 2 предшествующих года, лимит базы, % от стажа (60/80/100). Отпускные в расчетном периоде учитываются.
5. Оформление: ЭЛН через ЛК СФР/1С -> Приказ о продлении -> Расчет в ЗУП -> Выплата в срок -> Отчетность в RSV.

Грамотное оформление больничного во время отпуска позволяет избежать штрафов от ГИТ и СФР, конфликтов с сотрудниками и ошибок в налоговом/страховом учете. Рекомендуется настроить автоматические проверки в используемой системе учета (1С:ЗУП, Контур.Зарплата и др.) на соответствие кода основания ЭЛН правилам продления отпуска.

Статья подготовлена на основании ТК РФ, ФЗ № 255, НК РФ, разъяснений СФР, ФНС, Роструда и судебной практики на 2024–2026 гг. Информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным нормативным актам или консультироваться с профильным юристом/бухгалтером.