Смерть сотрудника — это непростая ситуация, требующая от бухгалтера и кадрового специалиста знания специфических норм Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса РФ и стандартов бухгалтерского учета. Главная сложность заключается в правильном определении состава выплат, применении налоговых льгот по НДФЛ и страховым взносам, а также корректном отражении операций в учете. В данной статье подробно разберем весь алгоритм действий на 2024–2025 годы.

Нормативная правовая база

• ТК РФ (ст. 140, 236, 237): сроки и порядок выплаты заработной платы и компенсаций.
• НК РФ (ст. 217, п. 18; ст. 228, п. 3; ст. 422, п. 1; ст. 424): освобождение от НДФЛ, порядок удержания, база по страховым взносам.
• ФЗ-212 (ст. 20.1, 20.2): порядок исчисления и уплаты страховых взносов.
• Письмо Минфина России от № 03-15-07/53912: разъяснения по страховым взносам с доходов умершего работника.
• Письмо Минфина России от № 03-15-05/70904: актуальные разъяснения по налогообложению выплат.
• Постановление Правительства РФ от № 1012: перечень родственников, имеющих право на получение выплат.

Какие выплаты положены родственникам

Согласно ст. 236 ТК РФ, в случае смерти работника выплачиваются все неполученные ему суммы:

1. Заработная плата за отработанное время (до дня смерти включительно).
2. Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 127 ТК РФ).
3. Выплаты за переработки (сверхурочные, работа в выходные/праздничные дни), если они не были оплачены ранее.
4. Ежегодные бонусы, премии и иные стимулирующие выплаты, начисленные за период до смерти, если они предусмотрены локальными актами и не требуют решения о выплате после даты смерти (судебная практика разнится, но общая тенденция — выплачивать начисленное до смерти).
5. Материальная помощь по случаю смерти (выплачивается родственникам/иждивенцам из средств организации, не является заработной платой умершего).

Кто и как может получить деньги

Получить выплаты могут ближайшие родственники (супруг, дети, родители) и иждивенцы умершего (Постановление № 1012).

Необходимый пакет документов:

• Заявление родственника (в произвольной форме) с указанием реквизитов счета для перечисления.
• Свидетельство о смерти (оригинал и копия).
• Документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельство о браке, рождении детей и т.д.).
• Нотариальное свидетельство о праве на наследство или свидетельство о праве на наследство по закону (если выплаты производятся через нотариуса/наследственное дело). Важно: работодатель вправе выплатить суммы без открытия наследственного дела, основываясь на заявлении и документах о родстве (ст. 236 ТК РФ), но многие организации требуют нотариальный документ для снижения рисков.
• Паспорт получателя.

Налогообложение НДФЛ: полное освобождение

Согласно п. 18 ст. 217 НК РФ, доходы в виде сумм, причитавшихся умершему работнику и выплаченных его наследникам (родственникам), не облагаются НДФЛ. Это относится ко всем видам доходов: зарплата, компенсация отпуска, премии, материальная помощь (в разумных пределах).

Страховые взносы: критическая роль даты начисления

Здесь действует четкое правило, закрепленное в Письме Минфина от № 03-15-07/53912 и ст. 424 НК РФ (база определяется по дате начисления):

Важный нюанс по датам в 1С:

Если сотрудник умер 15-го числа, а зарплата за 1-ю половину месяца начислена документом «Начисление зарплаты» от 20-го числа (после смерти) — взносы не начисляются. Если начисление проведено заранее (например, аванс начислен 10-го) — взносы удерживаются. Поэтому дата документа начисления в программе имеет решающее значение.

Бухгалтерские проводки (Счет 76.49 — основной счет расчетов)

Для учета расчетов с родственниками умершего сотрудника по выплате заработной платы, компенсаций и материальной помощи применяется субсчет 76.49 «Расчеты с родственниками умершего сотрудника» (или 76.04 в старых ПЧ, но 76.49 — стандарт в типовых конфигурациях 1С).

Начисление заработной платы и компенсаций (после смерти или при жизни, но не выплаченных)

Проводки идентичны стандартным, меняется только кредит счета расчетов.

• Дт 20/23/25/26/44/91.2 — Кт 70 — начислена зарплата, компенсация отпуска, премии за отработанное время.
• Дт 70 — Кт 76.49, Ключевая проводка: переводим задолженность перед умершим сотрудником на расчеты с родственниками. Отражается в момент принятия решения о выплате или поступлении заявления.

Начисление и удержание НДФЛ (корректировка)

• Дт 70 — Кт 68.01 — исчислен НДФЛ (программой автоматически).

Начисление страховых взносов (только если начисление было ПРИ ЖИЗНИ)

• Дт 20/23/25/26/44/91.2 — Кт 69.01/69.02/69.03/69.04 — начислены взносы на суммы, начисленные при жизни.
• НЕТ проводки Дт 20/44 — Кт 69 на суммы, начисленные ПОСЛЕ смерти (освобождены).

Выплата денежных средств родственнику

• Дт 76.49 — Кт 50 / 51 — выплачено наличными из кассы или перечислено на банковский счет родственника.

Материальная помощь по случаю смерти (выплачивается родственникам за счет организации)

• Дт 91.2 — Кт 76.49 — начислена материальная помощь (в пределах норм НК РФ не облагается НДФЛ и взносами).
• Дт 76.49 — Кт 50 / 51 — выплата материальной помощи.

Примечание: Если материальная помощь выплачивается из средств профсоюза или иных целевых фондов, используется счет 76.05 / 76.06.

Особенности отражения в программе 1С (ЗУП 3.1 / БУХ 3.0 / КА 2.4)

1. Карточка сотрудника: Установите дату увольнения = дате смерти (основание: п. «г» п. 6 ст. 83 ТК РФ, смерть работника). Приказ об увольнении издается посмертно.
2. Документ «Начисление зарплаты» / «Компенсация за неиспользованный отпуск»: Проведите документы. Внимательно проверьте дату документа. Если дата документа > даты смерти, взносы не начислятся автоматически (в актуальных релизах 1С это работает корректно при настройке «Не начислять взносы на выплаты умершим»).
3. Документ «Перерасчет НДФЛ» / «Операция учета НДФЛ»: Обязательно сторнируйте начисленный НДФЛ. Укажите основание: «п. 18 ст. 217 НК РФ».
4. Документ «Выплата зарплаты»: В поле «Получатель» выберите «Родственник умершего» (или введите физлицо вручную). Счет кредита автоматически подставится 76.49.
5. СЗВ-ТД: Не забудьте отразить увольнение по причине смерти в СЗВ-ТД (код причины «СМЕРТЬ»).

Отчетность

6-НДФЛ

• Доходы умершего работника, выплаченные родственникам, не отражаются в 6-НДФЛ ни по умершему, ни по родственнике (так как не облагаются налогом).
• Если НДФЛ был удержан ошибочно и возвращен, отражается корректировка.

РСВ (Расчет страховых взносов)

• В разделе 1 (Сведения о начисленных взносах) отражаются только те начисления, по которым взносы исчислены (т.е. начисленные при жизни).
• Начисления после смерти (освобожденные) в РСВ не включаются.
• В разделе 2 (Персонифицированные сведения) по умершему сотруднику заполняются строки только за периоды начислений при жизни.

Типовые ошибки и риски

• Ошибка 1: Начисление зарплаты после смерти с датой документа «до смерти» для «легального» начисления взносов. Риск: подлог даты документа, претензии налоговой к достоверности учета.
• Ошибка 2: Несвоевременная корректировка НДФЛ. Риск: налоговая потребует удержанный налог к доплате, пени, штраф ст. 123 НК РФ.
• Ошибка 3: Выплата материальной помощи свыше 4000 руб. без налогообложения НДФЛ/взносами у получателя. Риск: сумма свыше 4000 руб. является доходом получателя (не умершего!), облагается НДФЛ (13/30%) и взносами (если выплачивает работодатель).
• Ошибка 4: Использование счета 70 для выплаты родственнику без перевода на 76.49. Риск: разрозненность сальдо по счету 70, ошибки в отчете по форме 6-НДФЛ и РСВ.

Пошаговый чек-лист для бухгалтера

1. Получить уведомление о смерти (справку/свидетельство).
2. Издать приказ об увольнении в связи со смертью (дата = дата смерти).
3. Рассчитать суммы к выплате: зарплата за отработанное время + компенсация отпуска + премии (начисленные при жизни).
4. Оформить документы начисления в 1С (проверить дату документа!).
5. Скорректировать НДФЛ в 0 через «Перерасчеты НДФЛ» (основание: п. 18 ст. 217 НК РФ).
6. Проверить расчет страховых взносов: они должны быть начислены ТОЛЬКО на суммы, начисленные при жизни.
7. Сформировать проводку Дт 70 — Кт 76.49 (перевод долга родственникам).
8. Получить от родственника заявление и пакет документов (свидетельство о смерти, родство, паспорт, реквизиты счета).
9. Провести выплату: Дт 76.49 — Кт 51/50.
10. Оформить материальную помощь (при необходимости): Дт 91.2 — Кт 76.49 -> Дт 76.49 — Кт 51.
11. Сдать отчетность (6-НДФЛ, РСВ) без отражения освобожденных сумм.

Главный принцип учета выплат родственникам умершего сотрудника — разделение по дате начисления. Начислено при жизни, взносы есть, НДФЛ нет (п. 18 ст. 217 НК РФ). Начислено после смерти — и взносов нет, и НДФЛ нет. Использование счета 76.49 позволяет чисто разделить расчеты с живыми сотрудниками (счет 70) и наследственными обязательствами. Грамотная настройка 1С и своевременная ручная корректировка НДФЛ — залог отсутствия претензий со стороны налогового органа и СФР.

Статья подготовлена на основе действующего на 2025 год законодательства (НК РФ, ТК РФ, ФЗ-212, разъяснений Минфина). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов.