Выплата отпускных наличными деньгами из кассы организации требует строгого соблюдения кассовой дисциплины. Основным документом, подтверждающим выдачу средств, является Расходный кассовый ордер (РКО) по унифицированной форме № КО-2 (ОКУД 0310002). В данной статье подробно разберем порядок оформления, сроки выплаты, необходимый пакет документов и дадим наглядный образец заполнения РКО на 2026 год.

Нормативная база и сроки выплаты отпускных

Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Если этот день выпадает на выходной или праздничный день, выплата производится в предыдущий рабочий день (п. 6 Постановления Пленума ВС РФ от № 23).

Нарушение сроков влечет за собой ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, компенсация за задержку по ст. 236 ТК РФ).

Пакет документов для выплаты отпускных через кассу

Прежде чем заполнять РКО, бухгалтер/кассир должен убедиться в наличии следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска — форма Т-6 (основной) или Т-6а (дополнительный).
2. Записка-расчет о предоставлении отпуска — форма Т-60 (утверждена Постановлением Госкомстата от № 1). В ней фиксируется расчет суммы отпускных, начисленных НДФЛ и суммы к выдаче на руки.
3. Платежная ведомость на выдачу заработной платы, форма Т-53. Составляется в одном экземпляре на кассу. В ней перечисляются все сотрудники, получающие деньги, с указанием сумм к выдаче. Подписывается главным бухгалтером и руководителем.
4. Расходный кассовый ордер (РКО) — форма КО-2. Оформляется на основании ведомости Т-53.

Порядок заполнения РКО (формы КО-2) на выплату отпускных

РКО заполняется в одном экземпляре кассиром или бухгалтером; Бланк можно скачать в формате Excel/Word или заполнить в бухгалтерской программе (1С, КонсультантПлюс и др.). Ниже приведен подробный разбор полей для выплаты отпускных.

Образец заполнения полей РКО (КО-2)

Визуальный пример структуры РКО (текстовый макет)

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР ФОРМА № КО-2
ОКУД 0310002 Номер 145
 Дата 

Получатель: Иванов Иван Иванович
Основание: Приказ № 125-ОД от , Ведомость Т-53 № 12 от , Т-60 от 

СУММА: 12 500,00 (Двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек)

Код вида операции: 01
Счет дебета: 70 Счет кредита: 50

Кассир: Петров П.П. (подпись) /Петров/
Получил: Иванов И.И. (подпись) /Иванов/ Дата: 
Удостоверение личности: Паспорт 45 12 345678, выдан ОМСД г. Москвы 

Особенности заполнения «Назначения платежа» (для ПКО/Платежного поручения)

Если организация выплачивает отпускные на банковскую карту (безналично), оформляется не РКО, а Платежное поручение. В поле «Назначение платежа» (поле 110 по приказу Банка России № 111-И) указывается:

• Вид выплаты: Оплата отпускных.
• Период: за 2026 год (или конкретные даты отпуска).
• Номер и дата приказа.
• Код вида выплаты: 1 (в поле 108 «Код» / «Вид платежа» — для ФСС/ПФР отчетности, в поле назначения платежа код не ставится, но в реестре выплат указывается код 1 — «Заработная плата»).
  
  Пример: «Оплата отпускных за 2026 год по приказу № 125-ОД от , Иванов И.И.»

Удержания из отпускных при выдаче через кассу

При заполнении ведомости Т-53 и РКО КО-2 сумма к выдаче указывается уже за вычетом НДФЛ (13% / 30%) и прочих удержаний (алименты по исполнительным листам, задолженность перед работодателем в установленных законом пределах — не более 20% от суммы к выдаче, ст. 138 ТК РФ).

В поле «Основание» РКО при наличии удержаний по исполнительным листам рекомендуется указывать: «С удержанием по и.л. № 123/2026 от (алименты) — 2000 руб.».

Частые ошибки при оформлении РКО на отпускные

• Просрочка выдачи: РКО датируется днем выдачи денег, а не днем составления ведомости. Если деньги не получены вовремя — они считаются депонированными.
• Отсутствие ведомости Т-53 при массовой выплате: Выдача группе лиц без Т-53 — грубое нарушение кассовой дисциплины (штраф по ст. 15.1 КоАП РФ).
• Несоответствие сумм: Сумма в РКО (цифрами и прописью), в ведомости Т-53 и в записиске-расчете Т-60 должна совпадать до копейки.
• Отсутствие подписи получателя: Без подписи работника в РКО и в ведомости Т-53 (графа «Подпись получившего») документ недействителен для списания наличности.
• Использование старого бланка: Действует только форма КО-2 (Постановление Госкомстата № 88 от ). Форма КО-1, это Приходный ордер.

Депонирование невыданных отпускных

Если работник не получил отпускные в срок (не явился, в отпуске, на больничном), кассир составляет Ведомость депонированных сумм (форма Т-53а). Суммы перечисляються на счет депонированных зарплат (Дт 70 / Кт 76.04). При последующей выдаче оформляется отдельный РКО на основании этой ведомости.

Хранение документов

РКО (КО-2), ведомость Т-53, записка-расчет Т-60 и приказ о отпуске подшиваются в один том кассовой книги или хранятся в отдельной папке «Кассовые ордера расходные» в хронологическом порядке. Срок хранения — не менее 5 лет (для кассовых ордеров) и 75 лет (для расчетных ведомостей Т-53, Т-60, приказов) согласно Листу типовых сроков хранения документов.

Краткая шпаргалка: Алгоритм действий бухгалтера/кассира

1. Получить подписанный приказ об отпуске и записку-расчет Т-60.
2. Рассчитать НДФЛ и сумму к выдаче на руки.
3. Заполнить ведомость Т-53 (если получателей несколько) или подготовить основание для одиночной выплаты.
4. Заполнить РКО по форме КО-2 (номер, дата, ФИО, основание, сумма прописью/цифрами, код операции 01, счета Дт/Кт).
5. Проверить паспорт работника, вписать реквизиты в РКО.
6. Выдать деньги, взять подпись в РКО и в ведомости Т-53 (графа 8).
7. Сдать отчет кассира (если кассир не главный) и сдать остатки в банк/кассу.
8. Сдать документы в бухгалтерию для учета (Дт 70 / Кт 50).

Грамотное оформление РКО на выплату отпускных, залог прохождения проверок налоговой, трудовой инспекции и аудиторов без замечаний. Используйте актуальные бланки 2026 года и следите за сроками выплаты «за 3 дня».