Командировка за границу — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения рабочего задания вне места постоянной работы. Законодательство РФ обязывает работодателя компенсировать сотруднику все расходы, связанные с такой поездкой. В этой статье подробно разберём, какие выплаты положены работнику при заграничной командировке, как рассчитываются суточные и какие налоги применяются к командировочным выплатам.

Что обязан компенсировать работодатель

По действующим нормам Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работнику следующие расходы:

• Проезд до места выполнения рабочего задания и обратно (авиабилеты, железнодорожные билеты и иной транспорт);
• Оплату жилья на время нахождения в другом городе или стране (гостиница, аренда жилья);
• Суточные, покрытие дополнительных расходов, которые возникают из-за проживания вне дома (питание, мелкие бытовые нужды);
• Иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя (визовые сборы, страховка, оплата связи, багажа и т. д.).

Суточные при загранкомандировках: что это и как устанавливаются

Суточные, это денежная сумма, выплачиваемая работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути. Конкретный размер суточных организация устанавливает самостоятельно в:

• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте (например, Положении о командировках);
• трудовом договоре.

Для работников организаций, финансируемых за счёт средств федерального бюджета, размеры суточных в иностранной валюте (или в рублях) устанавливаются постановлениями Правительства РФ и зависят от страны командирования.

Однодневные командировки за границу

При однодневных командировках за рубеж работнику положены суточные в размере 50% от нормы суточных для командировок на территории иностранных государств, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Нормы суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами

Законодательством установлены лимиты суточных, в пределах которых выплаты освобождаются от НДФЛ и страховых взносов:

• 700 рублей в сутки — для командировок по территории России;
• 2 500 рублей в сутки — общий необлагаемый минимум для загранкомандировок;
• 3 500 рублей в сутки — для отдельных категорий, в т.ч. для работников с разъездным характером работы при поездках за границу (в пределах суммы, прописанной в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре).

Важно: суточные в пределах установленных норм освобождаются от налога на доходы физических лиц и страховых взносов. На сумму, превышающую норматив, необходимо начислять НДФЛ и взносы.

Как рассчитать суточные при загранкомандировке

Расчёт суточных при поездке за рубеж имеет свои особенности:

1. За дни нахождения на территории России (включая день выезда до пересечения границы) суточные выплачиваются по нормам для внутренних командировок;
2. За дни пребывания за рубежом применяются суточные, установленные для заграничных командировок;
3. День пересечения границы при выезде из России оплачивается по «заграничной» норме, а день пересечения границы при возвращении — по российской норме;
4. Даты пересечения границы подтверждаются отметками в загранпаспорте, билетами или командировочным удостоверением;
5. Даже если работник вернулся поздно ночью (например, в 2 часа ночи), этот день полностью включается в расчёт.

Пример расчёта

Работник направлен в командировку с 10 по 15 июня. 10 июня он вылетает из Москвы (день пересечения границы — оплачивается по заграничной норме), с 11 по 14 июня находится за рубежом, 15 июня возвращается в Россию (оплачивается по российской норме). В Положении о командировках установлено: суточные за границей — 3 000 руб., по России, 800 руб.

• 10–14 июня (5 дней): 5 × 3 000 = 15 000 руб.;
• 15 июня (1 день): 1 × 800 = 800 руб.;

Из этой суммы не облагаются НДФЛ: 5 × 2 500 = 12 500 руб. (заграничная часть) и 700 руб. (российская часть). С превышения (2 600 руб.) удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

Налогообложение командировочных выплат

НДФЛ и страховые взносы

Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах норм (700 руб. по России, 2 500–3 500 руб. за границей). Суммы сверх норм включаются в налогооблагаемый доход работника. Для работников с разъездным характером работы суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах той суммы, что прописана в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.

Налог на прибыль и УСН

Командировочные расходы, в т.ч. суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объёме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогично при исчислении налога при УСН в расходах признаётся вся величина суточных, установленная локальными документами организации, — без ограничения необлагаемыми нормами.

Порядок выплаты и отчётности

1. Издаётся приказ о направлении работника в командировку;
2. Работнику выдаётся аванс на командировочные расходы (в рублях или в иностранной валюте — пересчёт производится по курсу ЦБ РФ);
3. По возвращении работник в течение установленного срока представляет авансовый отчёт с подтверждающими документами (билеты, чеки, счета за проживание);
4. Производится окончательный расчёт: перерасход доплачивается работнику, неизрасходованный остаток возвращается в кассу.

Выплата командировочных за рубеж требует от работодателя внимательного подхода: необходимо правильно закрепить нормы суточных в локальных документах, корректно разделить дни поездки на «российские» и «заграничные», удержать НДФЛ и взносы с сумм превышения лимитов и полностью учесть расходы при налогообложении прибыли. Грамотное оформление командировки защищает интересы и работника, и организации, позволяя избежать претензий со стороны налоговых органов.