Работа водителя нередко связана с длительными поездками, выходящими за пределы постоянного места работы. В таких случаях у работодателя возникает обязанность компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебными поездками. В этой статье подробно разберём, какие выплаты положены водителю, как их правильно оформить, рассчитать и обложить налогами.
Командировка или разъездной характер работы: в чём разница
Прежде чем говорить о выплатах, важно определить статус поездок водителя. Законодательство различает две ситуации:
- Служебная командировка, поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
- Разъездной характер работы — когда поездки являются постоянной частью трудовой функции. В этом случае поездки командировками не признаются, но работнику всё равно возмещаются расходы (ст. 168.1 ТК РФ).
Для водителей чаще всего устанавливается именно разъездной характер работы. Перечень должностей с таким характером работы закрепляется в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах. Однако если водитель направляется в длительную поездку (более одного дня) в другой населённый пункт по отдельному распоряжению, это может оформляться как командировка.
Какие выплаты положены водителю
При направлении водителя в командировку работодатель обязан (ст. 168 ТК РФ):
- Сохранить средний заработок за все дни командировки, включая дни в пути.
- Возместить расходы по проезду к месту командировки и обратно.
- Возместить расходы по найму жилого помещения (гостиница, аренда жилья).
- Выплатить суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (питание и прочие бытовые нужды).
- Возместить иные расходы, произведённые с ведома или согласия работодателя (например, оплата платных дорог, стоянки, связи).
При разъездном характере работы водителю возмещаются аналогичные расходы: проезд, наём жилья, суточные (полевое довольствие) и иные целесообразные траты. Порядок и размеры возмещения устанавливаются локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором.
Суточные: размеры и нормы
Размер суточных законодательно не ограничен — организация вправе установить любую сумму в своём положении о командировках. Однако для целей налогообложения действуют нормативы:
- 700 рублей в день — при командировках по России;
- 2500 рублей в день, при заграничных командировках;
Суточные в пределах этих норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). С суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы.
Важный нюанс для водителей с разъездным характером работы: суточные таких работников не облагаются НДФЛ и взносами в пределах той суммы, что прописана в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. Если организация платит суточные водителям при поездках продолжительностью более одного дня, НДФЛ и страховые взносы с этих сумм в пределах установленных норм не начисляются.
Пример расчёта
Положение о командировках организации устанавливает суточные в размере 1000 рублей в день. Водитель был в командировке 3 дня. Компания выплатит ему:
1000 × 3 = 3000 рублей
Из этой суммы не облагается НДФЛ только 2100 рублей (700 × 3). С суммы превышения 900 рублей нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. При этом всю сумму суточных (3000 руб.) можно включить в расходы по налогу на прибыль, так как для налога на прибыль нормирование суточных отменено.
Оплата труда в дни командировки
За время командировки водителю сохраняется средний заработок. Он рассчитывается исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих поездке.
Если водитель привлекается к работе в выходные или праздничные дни в период командировки, оплата производится не ниже чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).
Оформление документов
Для правильного учёта выплат водителю необходимо оформить:
- приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
- положение о командировках или о разъездном характере работы;
- авансовый отчёт с приложением подтверждающих документов (билеты, чеки, счета гостиниц, путевые листы);
- путевые листы — обязательный документ для водителей, подтверждающий маршрут и расход ГСМ.
Аванс на командировочные расходы должен быть выдан до начала поездки. Начисление и выплата командировочных после окончания командировки является нарушением трудового законодательства, хотя и не влияет на налог на прибыль.
Налоговый учёт расходов
Для целей налога на прибыль в состав командировочных расходов включаются (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- проезд к месту командировки и обратно;
- наём жилого помещения, включая дополнительные услуги гостиницы (прачечная, химчистка);
- суточные в полном размере, установленном локальным актом;
- оформление виз, паспортов и иные документы при загранкомандировках;
- суммы туристического налога, уплаченные в связи с проживанием сотрудника в командировке.
Обратите внимание: обслуживание в номере, пользование баром и рестораном, бассейном и СПА в состав командировочных расходов для налогового учёта не включается.
Выплата командировочных водителю требует внимательного подхода: необходимо правильно квалифицировать характер поездок (командировка или разъездная работа), закрепить размеры суточных в локальных актах, своевременно выдавать аванс и собирать подтверждающие документы. Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и трудовой инспекции, а также защитит интересы самого работника.