Вопрос учета сумм‚ полученных от арендаторов в качестве возмещения расходов на коммунальные услуги (ЖКХ‚ электричество‚ воду‚ отопление)‚ остается одним из самых обсуждаемых в практике налогоплательщиков на упрощенной системе налогообложения (УСН). Несмотря на кажущуюся простоту‚ ошибки в классификации этих поступлений приводят к начислению дополнительных налогов‚ пени и штрафов.

В данной статье подробно разбирается текущая позиция Министерства финансов РФ‚ Федеральной налоговой службы и судебной практики на .

Общее правило: возмещение — это доход

Согласно ст. 346.15 НК РФ‚ налоговая база по УСН определяется как доходы‚ уменьшенные на расходы (для объекта «Доходы минус расходы») или просто как доходы (для объекта «Доходы»). Статья 251 НК РФ‚ определяющая состав доходов‚ не предусматривает исключения для сумм возмещения коммунальных платежей.

Позиция Минфина России остается неизменной на протяжении многих лет (см. Письма от № 03-11-06/2/112612‚ от № 03-11-06/2/44281‚ от № 03-11-11/68534 и др.):

Суммы возмещения арендатором расходов на оплату коммунальных услуг учитываются арендодателем в доходах при исчислении налоговой базы по УСН.

Момент признания дохода определяется в соответствии с кассовым методом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ) — это дата поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу налогоплательщика.

Учет при объекте налогообложения «Доходы» (6%)

Для ИП и организаций‚ применяющих ставку 6%‚ ситуация максимально проста и жестока:

• Вся сумма‚ полученная от арендатора (арендная плата + возмещение коммуналки)‚ подлежит включению в доходы.
• Расходы не учитываются (за исключением страховых взносов‚ уменьшающих налог).
• Налог платится с полной суммы поступления.

Пример: Аренда 50 000 руб. + возмещение ЖКХ 15 000 руб. = Доход 65 000 руб. Налог (6%) = 3 900 руб.

Учет при объекте «Доходы минус расходы» (15%)

Здесь работает схема «двойной записи»‚ что позволяет нейтрализовать нагрузку по налогу на прибыль (УСН)‚ если документы оформлены верно.

Шаг 1: Признание дохода

Сумма возмещения коммунальных услуг включается в доходы на дату получения денег (п. 1 ст. 346.17 НК РФ‚ Письмо Минфина от № 03-11-06/2/44783).

Шаг 2: Признание расхода

Арендодатель имеет право принять в расходы фактически оплаченные им коммунальные услуги за арендованное имущество (пп. 2‚ 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Условия:

1. Расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.
2. Оплата произведена с расчетного счета (для организаций) или наличными/картой (для ИП).
3. Расход принят в КУДиР в том налоговом периоде‚ в котором он оплачен (кассовый метод).

Оформление в КУДиР (Раздел 1‚ графы 5–6)

Минфин рекомендует делать две отдельные записи (Письмо от № 03-11-06/2/44783):

Важно: Если арендатор перевел деньги за декабрь в январе следующего года‚ доход фиксируется в январе (новый налоговый период)‚ а расход — в декабре (старый период)‚ если оплата прошла в декабре. Это создает временное расхождение‚ но в годовом итоге сальдо сходится.

НДС и возмещение коммунальных услуг: риски с 2025 года

Отдельно стоит выделить НДС-аспект. Долгое время позиция Минфина и ФНС была однозначной: возмещение коммунальных платежей арендатором не включается в налоговую базу по НДС арендодателя‚ даже если последний платит НДС (Письмо Минфина от № 03-11-11/60675‚ Письмо ФНС от ).

Однако с года вступили в силу изменения по порогу обязательной регистрации плательщиков НДС (ФЗ от № 389-ФЗ). Если доходы за 3 месяца превысили 60 млн руб. (ранее 2 млн руб.)‚ налогоплательщик обязан зарегистрироваться по НДС.

Риск: При превышении порога в 60 млн руб. суммы возмещения коммуналки начинают «тянуть» за собой обязательство по НДС‚ если они считаются частью оборота по налогооблагаемым операциям. Актуальную позицию по квалификации этих сумм для целей НДС (агентское возмещение vs оплата за услуги) необходимо прорабатывать с учетом последних разъяснений ФНС за 2025–2026 гг.

Особенности для Управляющих компаний (УК) и ТСЖ

Существует важное исключение для управляющих организаций многоквартирных домов. Согласно Письму Минфина от № 03-11-11/24201:

Средства‚ полученные УК от собственников помещений для оплаты коммунальных ресурсов‚ не должны учитываться ни в доходах‚ ни в расходах по УСН‚ так как УК выступает в качестве агента/посредника‚ а не потребителя ресурсов.

Это правило не распространяется на коммерческих арендодателей‚ сдающих нежилые помещения в аренду.

Судебная практика и типовые ошибки

Суды последовательно стоят на стороне ведомств. Основные аргументы решений:

• Возмещение, это не «возврат денег»‚ а дополнительное доходование арендодателя (Постановление ФАС Московского округа от № Ф05-1961/2017 и др.).
• Отсутствие в ст. 251 НК РФ нормы‚ исключающей такие суммы из дохода.
• Невозможность применения агентского договора для списания коммуналки в расходы без признания дохода (если только вы не УК/ТСЖ).

Типовые ошибки‚ за которые начисляют налог:

1. Исключение возмещения из доходов при УСН 6% или 15% (ссылаясь на то‚ что это «не мои деньги»).
2. Учет расходов на коммуналку без одновременного признания дохода от возмещения (при УСН 15%).
3. Принятие в расходы счетов за коммуналку‚ оплаченных арендатором напрямую в ЛС/ЕРЦ (без прохождения денег через кассу/р/с арендодателя). При кассовом методе расход возникает только при оплате арендодателем.
4. Невключение входящего НДС в стоимость расхода (если арендодатель на УСН 15% не платит НДС‚ входящий НДС в счете от ресурсоснабжающей организации включается в расход в полном объеме).

Чек-лист правильного оформления договора и учета

Чтобы избежать претензий‚ рекомендуется:

• В договоре аренды четко разделить платежи: «Арендная плата» и «Возмещение расходов на оплату коммунальных услуг».
• Установить‚ что арендатор возмещает расходы по факту представления квитанций/счетов арендодателем.
• Сохранять первичные документы: счета на оплату от ресурсоснабжающих организаций‚ платежные поручения/квитанции об оплате арендодателем‚ акты сверки с арендатором.
• В КУДиР (УСН 15%) делать две записи: доход (поступление от арендатора) и расход (оплата ЖКХ).
• Контролировать превышение порога 60 млн руб. доходов за 3 месяца для своевременной регистрации по НДС (актуально с 2025 г.).

Резюме

Статья подготовлена на основе положений НК РФ‚ писем Минфина России (03-11-06/2/112612‚ 03-11-06/2/44281‚ 03-11-11/68534‚ 03-11-06/2/44783‚ 03-11-11/24201)‚ разъяснений ФНС России и судебной практики. Актуально на 28 сентября 2026 г.