Возмещение транспортных расходов работникам — распространенная операция в деятельности организаций․ Сотрудники могут использовать личный автомобиль в служебных целях, оплачивать проезд в общественном транспорте при разъездном характере работы или покупать билеты в командировках․ Во всех этих случаях бухгалтеру необходимо правильно отразить компенсацию в бухгалтерском и налоговом учете․ Рассмотрим порядок учета и типовые проводки․
Нормативная база
Основные документы, регулирующие возмещение транспортных расходов:
- ст․ 188 ТК РФ — обязывает работодателя возмещать расходы при использовании личного имущества работника в служебных целях;
- ст․ 168․1 ТК РФ — возмещение расходов при разъездном характере работы;
- подп․ 11 п․ 1 ст․ 264 НК РФ — нормы компенсации за использование личного автомобиля для целей налога на прибыль;
- постановление Правительства РФ от № 92 — нормы компенсации (1 200 руб․/мес․ для автомобилей до 2000 куб; см, 1 500 руб․/мес․ — свыше 2000 куб․ см);
- п․ 3 ст․ 217 НК РФ — освобождение компенсации от НДФЛ в пределах, установленных соглашением сторон․
Документальное оформление
Для выплаты компенсации необходимо оформить:
- соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта (может быть частью трудового договора);
- приказ руководителя о назначении компенсации с указанием размера;
- копии документов на автомобиль (СТС, ПТС);
- путевые листы, чеки на ГСМ, служебные записки — для подтверждения фактических расходов;
- бухгалтерскую справку-расчет․
Важно! Если транспортное средство не принадлежит работнику на праве собственности, налоговые органы могут потребовать начислить НДФЛ и страховые взносы с сумм компенсации (письмо Минфина от № 03-04-06/3-42)․
Бухгалтерские проводки по возмещению транспортных расходов
Компенсация отражается по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами учета затрат — в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник․
Типовые проводки
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику основного производства | 20 | 73 |
| Начислена компенсация сотруднику вспомогательного производства | 23 | 73 |
| Начислена компенсация общепроизводственному персоналу | 25 | 73 |
| Начислена компенсация административно-управленческому персоналу | 26 | 73 |
| Начислена компенсация работнику торговли (сбыта) | 44 | 73 |
| Начислены страховые взносы (если компенсация облагается) | 20, 25, 26, 44 | 69 |
| Удержан НДФЛ (если компенсация облагается) | 73 | 68 |
| Выплачена компенсация из кассы | 73 | 50 |
| Компенсация перечислена на банковскую карту сотрудника | 73 | 51 |
Возмещение расходов на проезд (разъездной характер работы)
Если организация возмещает сотруднику стоимость проездных билетов по авансовому отчету:
- Дт 71 Кт 50, 51 — выданы денежные средства под отчет;
- Дт 20, 26, 44 Кт 71 — списаны транспортные расходы на основании авансового отчета с приложенными билетами;
- Дт 73 Кт 50, 51, если возмещение выплачивается напрямую без выдачи аванса․
Налоговый учет
Налог на прибыль
Компенсация за использование личного автомобиля включается в прочие расходы только в пределах норм, установленных постановлением № 92․ Если фактическая сумма компенсации превышает норматив, разница не уменьшает базу по налогу на прибыль, и между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница (постоянное налоговое обязательство/актив по ПБУ 18/02):
- Дт 99 Кт 68, отражено постоянное налоговое обязательство с суммы превышения․
Расходы на проезд при разъездном характере работы и в командировках принимаются в полном объеме при условии документального подтверждения․
НДФЛ и страховые взносы
Компенсация за использование личного транспорта, установленная соглашением сторон, не облагается НДФЛ (п․ 3 ст․ 217 НК РФ) и страховыми взносами (подп․ 2 п․ 1 ст․ 422 НК РФ) — в размере, определенном соглашением․ Однако налоговики нередко ориентируются на нормы постановления № 92, поэтому превышение норм может вызвать споры․
Пример
Менеджеру по продажам установлена компенсация за использование личного автомобиля (объем двигателя 1800 куб․ см) в размере 5 000 руб․ в месяц․
- Дт 44 Кт 73 — 5 000 руб․, начислена компенсация;
- Дт 73 Кт 51 — 5 000 руб․ — компенсация перечислена на карту;
- в налоговом учете принимается только 1 200 руб․; с разницы 3 800 руб․ отражается ПНО: Дт 99 Кт 68 — 760 руб․ (3 800 × 20%)․
Возмещение транспортных расходов сотруднику отражается через счет 73 (или 71 при подотчетных суммах) с отнесением затрат на счета 20, 25, 26 или 44․ Ключевые условия корректного учета — наличие соглашения с работником, приказа руководителя и подтверждающих документов․ Для целей налога на прибыль компенсация за личный автомобиль нормируется, а превышение норм приводит к постоянным разницам․ Грамотное документальное оформление позволит избежать претензий налоговых органов по НДФЛ и страховым взносам․