Использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях — распространённая практика. При этом у работодателя возникает обязанность компенсировать работнику понесённые расходы, в т.ч. стоимость бензина и других горюче-смазочных материалов (ГСМ). Рассмотрим, как правильно оформить такое возмещение, какие документы потребуются и как компенсация облагается налогами.

Правовая основа компенсации

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается:

• компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств;
• возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, компенсация включает в себя возмещение всех затрат, возникающих при эксплуатации транспортного средства: амортизацию, бензин, техническое обслуживание, текущий ремонт и т.д;

Как оформить компенсацию

Проще всего в соглашении сразу предусмотреть, что сумма компенсации состоит из двух частей:

1. стоимость ГСМ — возмещается по фактическим, документально подтверждённым расходам;
2. амортизация и техобслуживание — фиксированная сумма износа автомобиля.

Например, в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему можно указать, что организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию, размер которой определяется исходя из суммы ежемесячного износа автомобиля (например, 1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в т.ч. расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведённых за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтверждённой работником и утверждённой руководителем организации.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

Для обоснования расходов на бензин сотруднику необходимо предоставить:

• путевые листы — ключевой первичный документ, подтверждающий производственный характер поездок и расход топлива;
• кассовые чеки и квитанции с АЗС, подтверждающие приобретение бензина;
• служебные записки или отчёты о поездках (при необходимости);

Шаг 3. Издание приказа и выплата

На основании утверждённых документов руководитель издаёт приказ о выплате компенсации, после чего бухгалтерия производит расчёт и перечисление денежных средств сотруднику.

Налогообложение компенсации ГСМ

НДФЛ

Компенсация расходов на бензин, выплачиваемая в соответствии со ст. 188 ТК РФ, не облагается НДФЛ — но только при наличии подтверждающих документов. Налоговые органы указывают: если оправдательные документы отсутствуют (в первую очередь путевые листы), то суммы компенсации включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Судебная практика подтверждает этот подход: если организация не может представить документы, по которым устанавливается точный размер расходов на ГСМ, выплаченные денежные средства признаются доходом работника, облагаемым НДФЛ.

Налог на прибыль

Для целей налога на прибыль компенсацию за использование личного легкового автомобиля и расходы на ГСМ можно учесть лишь в пределах установленных норм (Постановление Правительства РФ № 92):

• 1 200 руб. в месяц — за автомобиль с объёмом двигателя до 2000 куб. см включительно;
• 1 500 руб. в месяц, за автомобиль с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см.

Важно помнить: в этих нормативах уже учтено возмещение всех затрат по эксплуатации автомобиля — износ, ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт. Если организация выплатит компенсацию в большем размере, сумму превышения в расходы по налогу на прибыль включать нельзя (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Особые ситуации

Автомобиль принадлежит супруге (супругу) сотрудника

Организация вправе учесть в составе расходов по налогу на прибыль (в пределах установленных норм) затраты на ГСМ, понесённые работником при использовании в служебных целях автомобиля супруги, если такой автомобиль находится в совместной собственности супругов.

Аренда автомобиля у сотрудника

Если у организации нет собственного транспорта, альтернативой компенсации может стать аренда автомобиля у сотрудника. В этом случае арендная плата включается в «прибыльные» расходы в полном объёме (без нормирования), а расходы на ГСМ, страхование и техобслуживание учитываются в зависимости от условий договора аренды (с экипажем или без).

Практические рекомендации

• Обязательно заключайте письменное соглашение об использовании личного автомобиля с детализацией состава компенсации.
• Ведите путевые листы — без них компенсация облагается НДФЛ, а расходы не принимаются для налога на прибыль.
• Требуйте от сотрудника чеки АЗС и храните их вместе с отчётными документами.
• Помните о лимитах для налога на прибыль и не включайте сверхнормативные суммы в расходы.
• Рассмотрите вариант аренды автомобиля, если фактические расходы существенно превышают нормативы.

Возмещение стоимости бензина сотруднику — законный и удобный способ компенсировать использование личного транспорта в служебных целях. Главные условия корректного оформления: письменное соглашение сторон, наличие путевых листов и чеков, а также соблюдение нормативов при расчёте налога на прибыль. Грамотный документооборот защитит организацию от претензий налоговых органов и доначисления НДФЛ.