Вопрос возмещения расходов, понесенных работодателем на выплату пособий по временной нетрудоспособности (больничным листам), является одним из ключевых в кадровике и бухгалтерии. С переходом от ФСС к Социальному фонду России (СФР) и внедрением новых регламентов процедура приобрела новые нюансы. В данной статье подробно разбираем правовую базу, порядок расчетов, отчетность и риски проверок.
Правовая основа: кто и за что платит
Согласно Федеральному закону от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», источником финансирования пособий выступают средства бюджета СФР (ранее — ФСС). Однако выплату производит работодатель, выступая в роли агента Фонда.
Распределение финансовой нагрузки:
- Первые 3 дня нетрудоспособности оплачиваются за счет средств работодателя (ст. 7 Закона № 255-ФЗ).
- С 4-го дня и до конца больничного — за счет средств СФР.
- Исключения: пособия по беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет, а также случаи, когда работодатель полностью возмещает расходы за счет СФР (например, при травме на производстве — с 1-го дня за счет СФР).
Важно: Работодатель имеет право на возмещение (зачет) сумм, выплаченных за счет СФР (с 4-го дня), из суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Порядок возмещения (зачета) расходов
Механизм возмещения реализуется через механизм зачета уплаченных страховых взносов (п. 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Работодатель не ждет перевода денег со счета СФР, а самостоятельно уменьшает сумму взносов, подлежащих уплате в бюджет Фонда, на сумму выплаченных пособий за счет СФР.
Алгоритм действий:
- Начислить и выплатить работнику пособие по больничному (в срок не позднее дня выдачи заработной платы за следующий за период болезни месяц).
- В расчете страховых взносов (Расчет по страховым взносам — РСВ) уменьшить сумму взносов по строке, соответствующей вкладу на ВНИМ, на сумму пособий, выплаченных за счет СФР.
- Отразить зачет в налоговом учете и бухгалтерии.
Если сумма зачета превышает сумму начисленных взносов за отчетный период, превышение переносится на будущие периоды (перерасход) или возвращается по заявлению работодателя (хотя на практике чаще используют зачет на будущие периоды).
Отражение в отчетности (РСВ): строки 636 и 05
С введением единого РСВ (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/874@) акцент сместился на корректное заполнение разделов 1 и 2. Информация из нормативных баз (КонсультантПлюс) указывает на ключевые строки:
- Строка 636 (Раздел 1 РСВ): Указываются данные об отнесенных на прочие затраты расходах работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня нетрудоспособности. Это расходы работодателя, они формируют налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам (в части взносов на ВНИМ — не облагаются, но учитываются в базе по НДФЛ).
- Строка 05 (Раздел 1 РСВ): Отражаются расходы, связанные с начислениями на выплаты по оплате труда. Сюда входят:
- Страховые взносы в СФР, ФОМС, ТФОМС;
- Пособия, выплачиваемые работодателем за счет средств СФР (с 4-го дня больничного);
- Иные расходы, связанные с начислениями на выплаты по оплате труда.
Корректное разделение сумм по строкам 636 (свои 3 дня) и 05 (зачет за счет СФР) критически важно для прохождения камеральных проверок СФР и ФНС.
Новые регламенты СФР и электронное взаимодействие
С 2023–2024 гг. происходит активная цифровизация. СФР утвердил новые регламенты предоставления госуслуг, заменяющие старые приказы ФСС. Ключевой документ — Регламент по предоставлению госуслуги «Принятие решения о финансовом обеспечении предупредительных мер…» и регламенты по приему сведений для назначения пособий.
Что изменилось для работодателя:
- Передача сведений для расчета пособия (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, сведения о заработке) осуществляется исключительно в электронном виде через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) или личный кабинет СФР.
- Сроки подачи сведений строго регламентированы (обычно — в течение 5 рабочих дней с момента обращения работника или получения ЛН).
- Несвоевременная или неверная передача данных, основание для отказа в зачете/возмещении сумм пособий (СФР не примет расходы к зачету).
Риски проверок: почему СФР может отказать в зачете
Практика ВС РФ и проверок СФР показывает, что фонд с особой тщательностью проверяет основания для выплат. Основные причины отказа в зачете (возмещении):
- Ошибки в электронном листе нетрудоспособности (ЭЛН): неверный код диагноза, отсутствие кодов причин нетрудоспособности (01, 02, 03 и т.д.), ошибки в датах.
- Нарушение сроков выплаты: пособие выплачено позже установленного законом срока.
- Несоответствие заработка: расчет среднего заработка произведен с нарушением Приказа Минтруда № 355н (исключены премиалы, учтены не те периоды).
- Отсутствие сведений о заработке в СФР: работодатель не передал СЗВ-ЗАРПЛАТА или сведения о заработке за 2 расчетных года.
- Злоупотребление правом: судебная практика (например, определение ВС РФ 2017 г., упомянутое в источниках) указывает, что создание искусственных условий для получения пособий (например, фиктивное сокращение рабочего времени для сохранения пособия по уходу за ребенком) трактуется как злоупотребление, и СФР вправе требовать возмещения выплаченных сумм от работодателя.
Особенности пилотных проектов и профилактики
Согласно Постановлению Правительства РФ № 134 (Правила пилотного проекта по профилактике профзаболеваний), участники пилотных проектов оплачивают мероприятия за счет своих средств с последующим возмещением за счет бюджета СФР. Хотя это касается профилактических мероприятий, а не прямых больничных, бухгалтеский учет аналогичен: расходы учитываются в строке 05 РСВ как связанные с начислениями на выплаты, подлежащие возмещению.
Бухгалтерский учет (Кратко)
Проводки при начислении и выплате больничного (за счет СФР — с 4-го дня):
- Дт 69 / Кт 70 — начислено пособие за счет СФР (с 4-го дня).
- Дт 70 / Кт 51 (50) — выплачено пособие работнику.
- Дт 69 / Кт 68 (подразделение «Взносы на ВНИМ»), зачет суммы пособия из взносов на ВНИМ (возмещение).
За первые 3 дня (за счет работодателя):
- Дт 20/26/44 / Кт 70 — начислено пособие за счет работодателя.
- Дт 70 / Кт 51 (50) — выплачено.
- Страховые взносы на ВНИМ с этих сумм не начисляются, но сумма включается в базу по НДФЛ.
Пособия по уходу за ребенком и материнство: нюансы возмещения
Пособия по БиР (беременность и роды) и уходу за ребенком до 1,5 лет выплачиваются полностью за счет СФР. Работодатель выплачивает их и зачитывает из взносов на ВНИМ аналогично больничным с 4-го дня.
Особенность: с 2023 г. пособие по уходу до 1,5 лет назначается и выплачивается СФР напрямую работнику (если работодатель не выплачивает его сам по желанию работника). Если работодатель выплачивает — он зачитывает суммы. Если выплачивает СФР, работодатель только передает сведения о заработке.
Чек-лист для кадровика и бухгалтера перед сдачей отчетности
- Все ЭЛН получены и загружены в программу?
- Средний заработок рассчитан корректно (2 календарных года, исключения по 355н)?
- Пособия выплачены в срок (не позднее дня выплаты зарплаты за следующий месяц)?
- Сведения о заработке (СЗВ-ЗАРПЛАТА, сведения для назначения) переданы в СФР в срок?
- В РСВ (Раздел 1) корректно заполнены строки 636 (свои 3 дня) и 05 (пособия за счет СФР)?
- Сумма зачета по вкладу ВНИМ в Разделе 2 РСВ соответствует сумме пособий за счет СФР?
- Нет ли перерасхода по вкладу ВНИМ, требующего пояснений или переноса?
Возмещение расходов по больничным листам, это не выплата денег со счета СФР на счет компании, а право на зачет уплаченных пособий из страховых взносов на ВНИМ. Главные условия успеха: безошибочное оформление ЭЛН, своевременная передача сведений в СФР (СЗВ-ЗАРПЛАТА, сведения для назначения) и корректное заполнение РСВ (разделение строк 636 и 05). Нарушение процедуры передачи данных — самая частая причина, по которой СФР блокирует зачет и требует уплатить взносы в полном объеме, фактически лишая компанию права на возмещение.
Следите за актуализацией регламентов СФР и формами отчетности (РСВ), так как нормативная база в сфере социального страхования продолжает динамично развиваться в 2024–2026 годах.