На практике нередко возникает ситуация, когда подрядчику (исполнителю) для выполнения работ или оказания услуг необходимо выехать в другой город. Возникает вопрос: кто и как должен компенсировать расходы на проезд, проживание и суточные, как это отразить в учете и какие налоги при этом возникают. Разберем все нюансы подробно.
Правовая основа
Ключевое отличие договора подряда (глава 37 ГК РФ) от трудового договора состоит в том, что на подрядчика не распространяются нормы трудового законодательства о служебных командировках (ст. 166–168 ТК РФ). Поездка работников подрядчика или самого подрядчика-физлица к месту выполнения работ командировкой в смысле ТК РФ не является.
Согласно ст. 709 ГК РФ, цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. При этом стороны вправе предусмотреть в договоре, что заказчик сверх цены договора возмещает подрядчику фактические расходы на проезд и проживание. Именно такой подход рекомендует Минфин в своих письмах.
Как правильно оформить в договоре
Чтобы избежать споров с налоговыми органами, в договоре подряда следует четко прописать:
- обязанность заказчика возместить расходы на проезд к месту выполнения работ и обратно;
- возмещение расходов на проживание (с лимитом или без);
- порядок возмещения суточных (если стороны договорились об их выплате);
- требование о предоставлении подтверждающих документов (билетов, счетов гостиницы, чеков, БСО);
- порядок и сроки возмещения (авансом или по факту выполнения работ).
Отдельно стоит отметить: если заказчик выдает подрядчику деньги авансом на командировочные расходы, это условие также должно быть предусмотрено договором.
НДФЛ
Компенсация расходов подрядчику-физлицу по общему правилу является его доходом. Однако организация вправе уменьшить налоговую базу по НДФЛ на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на проезд и проживание — это профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ). Таким образом, при наличии подтверждающих документов НДФЛ с суммы возмещения платить не придется.
Важно: суточные, выплаченные подрядчику, не относятся к расходам, принимаемым в состав профессионального вычета, поэтому с них, как правило, удерживается НДФЛ.
Страховые взносы
Возмещение документально подтвержденных расходов на проезд и проживание, связанных с выполнением работ по договору подряда, не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ); Суточные взносами также не облагаются. Однако если документы не подтверждены, взносы придется начислить.
НДС
Если предъявленные подрядчиком к оплате командировочные расходы облагаются НДС, организация-заказчик вправе принять НДС к вычету при наличии счета-фактуры. В учете заказчика НДС может отражаться на счете 76 с последующим списанием на счет 68.02 на дату поступления денежных средств или реализации.
Налог на прибыль и УСН
Для заказчика на общей системе возмещение командировочных расходов подрядчика учитывается:
- в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо
- как часть вознаграждения подрядчика за выполненные работы (ст. 255, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Главные условия — экономическая обоснованность и документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ).
Заказчикам на УСН следует быть осторожнее: учет в расходах затрат на командировку подрядчика прямо не предусмотрен закрытым перечнем п. 1 ст. 346.16 НК РФ, поэтому безопаснее включать такие суммы в цену договора.
Бухгалтерский учет у заказчика
Типовые проводки при возмещении командировочных расходов подрядчику:
- Дт 76 Кт 50 (51), выдан аванс подрядчику на командировочные расходы (например, 10 000 руб.);
- Дт 20 (25, 26, 44) Кт 60 (76) — отражена стоимость работ и компенсация расходов подрядчика;
- Дт 19 Кт 60 (76) — выделен НДС;
- Дт 68.02 Кт 19, НДС принят к вычету.
Подтверждающие документы
Для признания расходов и применения вычетов необходимы:
- договор подряда с условием о возмещении;
- билеты, посадочные талоны, маршрут-квитанции;
- счета и чеки гостиницы;
- акт выполненных работ;
- отчет подрядчика о произведенных расходах с приложением первичных документов.
Возмещение командировочных расходов по договору подряда — законная и распространенная практика, но она требует грамотного оформления. Закрепите условие о компенсации в договоре, собирайте все подтверждающие документы и корректно применяйте профессиональный вычет по НДФЛ. В этом случае у заказчика не возникнет проблем ни с НДФЛ и взносами, ни с признанием расходов по налогу на прибыль, а подрядчик получит полное возмещение своих затрат без лишних налоговых потерь.