Компенсация проезда — одна из распространенных компенсационных выплат, которую работодатель производит сотрудникам. Это может быть оплата проезда к месту отпуска и обратно, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, возмещение расходов на проезд при командировках или при работе по гражданско-правовому договору. В этой статье подробно разберем, какие виды компенсации проезда существуют, как они облагаются НДФЛ и страховыми взносами, а также как настроить соответствующий вид расчета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
Виды компенсации проезда
В зависимости от ситуации компенсация проезда может принимать разные формы:
- Оплата проезда к месту отпуска и обратно — предусмотрена для работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ), а также может быть установлена коллективным договором или локальным нормативным актом для иных категорий работников;
- Компенсация за использование личного транспорта — выплачивается сотрудникам, которые используют личный автомобиль для служебных поездок (ст. 188 ТК РФ);
- Компенсация проезда при командировках — возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ);
- Компенсация расходов по гражданско-правовому договору — возмещение исполнителю расходов на проезд и проживание, связанных с выполнением работ или оказанием услуг;
- Компенсация проезда членам семьи работника — например, оплата проезда к месту отдыха для членов семьи, если это предусмотрено локальными актами организации.
Налогообложение компенсации проезда
Порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами зависит от вида компенсации:
- Компенсация за использование личного транспорта в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх норм могут не облагаться взносами, если это закреплено в соглашении, но по НДФЛ позиция контролирующих органов может отличаться;
- Оплата проезда к месту отпуска для «северян» не облагается НДФЛ и взносами в пределах, установленных законодательством;
- Командировочные расходы на проезд при документальном подтверждении полностью освобождаются от НДФЛ и взносов;
- Компенсация проезда членам семьи, как правило, облагается НДФЛ и страховыми взносами, поскольку не связана с выполнением трудовых обязанностей самого работника.
Настройка вида расчета в 1С:ЗУП
В программе 1С:ЗУП 3.1 в зависимости от регулярности выплат компенсацию оплаты проезда можно настроить как плановое начисление или как начисление, выплачиваемое по отдельному документу (разовое начисление).
Шаг 1. Создание вида начисления
Перейдите в раздел Настройка → Начисления и создайте новый вид расчета, например «Компенсация расходов на проезд». Укажите:
- назначение начисления — «Компенсационные выплаты»;
- способ выполнения — «По отдельному документу» (для разовых выплат) или «Ежемесячно» (для плановых);
- формулу расчета, как правило, фиксированной суммой или по введенным данным;
- на вкладке «Налоги, взносы, учет» — код дохода по НДФЛ и вид дохода по страховым взносам в соответствии с характером выплаты.
Шаг 2. Назначение планового начисления
Если компенсация выплачивается регулярно (например, за использование личного транспорта), назначьте ее документом «Изменение оплаты труда» (раздел Зарплата → Изменение оплаты сотрудников). Добавьте в документ нужные виды компенсации согласно условиям вашего примера и укажите размер выплаты.
Шаг 3. Разовое начисление
Для единовременных выплат (например, компенсация проезда к месту отдыха для членов семьи) зарегистрируйте компенсацию документом «Разовое начисление» (раздел Зарплата → Разовые начисления). После выполнения обработки для начисления будет установлен соответствующий вид дохода по страховым взносам.
Шаг 4. Выплата компенсации
Выплата производится вместе с зарплатой или отдельной ведомостью. Если ведомость формируется в ЗУП, можно настроить разовое или плановое начисление сотрудникам. Если выплата проходит на стороне 1С:Бухгалтерии, то для отражения НДФЛ и взносов в ЗУП можно использовать документ «Начисление прочих доходов» (учет незарплатных доходов в ЗУП 3.1).
Отражение в бухгалтерском учете
Учет расчетов с сотрудниками, не связанных с оплатой труда и подотчетными суммами, ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Компенсация за использование личного транспорта обычно отражается проводкой:
- Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 73 — начислена компенсация;
- Дт 73 — Кт 50 (51) — выплачена компенсация.
После начисления и выплаты выполните синхронизацию данных между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией предприятия ред. 3.0, чтобы проводки корректно отразились в учете.
Правильная настройка вида расчета «Компенсация проезда» в 1С:ЗУП позволяет корректно начислять выплаты, удерживать НДФЛ, исчислять страховые взносы и формировать отчетность. Главное — определить характер выплаты (плановая или разовая), правильно указать коды доходов и вид дохода по взносам, а также закрепить порядок компенсации в локальных нормативных актах организации.