Увольнение — это ответственный кадровый процесс, завершающимся вручением трудовой книжки работнику. Ключевым моментом является правильное оформление записи об увольнении и ее заверение. В статье подробно разберем, что требует закон, обязательна ли печать в 2026 году, где именно она ставится и как исправить допущенные ошибки.

Порядок заполнения записи об увольнении (Раздел «Сведения о работе»)

Согласно ст. 84 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 225), в день увольнения работодатель обязан внести запись в раздел «Сведения о работе». Алгоритм действий следующий:

1. Графа 1 (Порядковый номер): ставится следующий по порядку номер записи.
2. Графа 2 (Дата): указывается дата прекращения трудового договора (день увольнения) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 (Сведения о работе): формулировка основания и основания увольнения.
   • Пример: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
   • Текст должен строго соответствовать формулировкам ст. 81, 83, 278 ТК РФ и иным нормативным актам. Нельзя писать «по собственному желанию» без ссылки на пункт 3 ст. 80 ТК РФ.
4. Графа 4 (Основание): указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

Важно: Запись вносится только чернилами черного, синего или фиолетового цвета (до 2023 г. — от руки, с допускается печатный способ заполнения новых бланков). Использование красных, зеленых и иных цветов недопустимо.

Обязательна ли печать в трудовой книжке при увольнении в 2026 году?

Это самый частый вопрос у кадровых специалистов. Ответ кроется в совокупности нормативных актов:

Нормативная база

• Правила ведения трудовых книжек (Пост. Минтруда от № 225, п. 16): «Записи… заверяются подписью работодателя… печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей)».
• ФЗ от № 82-ФЗ (ст. 2 ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 7 14-ФЗ): Юридические лица и ИП имеют право не иметь печати. Если печать есть — она должна быть заведена в устав/регламент и использоваться.
• Постановление Минтруда и соцзащиты Беларуси от № 34: Отменяло необходимость печати для белорусских организаций. В РФ данный акт не действует, но часто вызывает путаницу в поиске. В РФ правило одно: печать ставится, если она есть у организации.

Где именно ставится печать и подпись при увольнении?

Согласно п. 16 Правил № 225: «Подписью официального лица и печатью организации в трудовой книжке работника заверяются все записи, выполненные в данной организации. Ставятся они ниже записи об увольнении работника».

Схема размещения элементов под последней записью:

1. Подпись уполномоченного лица (Ген. директор, начальник кадровика и т.д.).
2. Расшифровка подписи (ФИО полностью).
3. Дата подписания (обычно совпадает с днем вручения ТК).
4. Печать организации (при ее наличии) — накладывается так, чтобы частично задеть подпись и текст записи, но не делала нечитаемым номер приказа и дату в графе 4.

На титульном листе: Печать ставится только при выдаче трудовой книжки впервые (при приеме на работу лица, никогда ранее не работавшего). При увольнении на титульный лист ничего не ставится.

Типичные ошибки с печатью и их исправление

Ошибка 1: Поставлена печать другой организации

Ситуация: Работодатель ООО «Горизонт» при увольнении случайно поставил печать ООО «Вертикаль» (например, дочерней компании или партнера).

Последствия: Запись считается неверно заверенной. При устройстве на новое место работы новый работодатель имеет право потребовать исправления.

Порядок исправления (п. 23 Правил № 225):

1. Работник обращается в организацию, допустившую ошибку (ООО «Горизонт»).
2. В разделе «Сведения о работе» делается исправительная запись следующего порядкового номера:
   • Графа 3: «Запись № [Номер ошибочной записи] недействительна. Уволен по сокращению штата, п. 2 ст. 81 ТК РФ. Приказ № [Номер] от [Дата]».
   • Графа 4: Номер и дата акта/приказа об исправлении (или тот же приказ об увольнении, если исправление в день вручения).
3. Новая запись заверяется правильной печатью ООО «Горизонт» и подписью уполномоченного лица.

Старая запись не зачеркивается и не исправляется корректором.

Ошибка 2: Печати нет, а по уставу она должна быть

Если в уставе организации прописана печать, а в ТК стоит только подпись — это нарушение. Исправляется аналогично: исправительной записью с надлежащим заверением (подпись + печать).

Ошибка 3: Отсутствие заверения вообще

Если под записью об увольнении нет ни подписи, ни печати (при их обязательности) — ТК считается недопущенной к вручению. Работодатель обязан вызвать работника и завершить оформление. Задержка вручения ТК влечет ответственность по ст. 234 ТК РФ (компенсация за каждый день задержки).

Особенности с : Новые бланки и электронные трудовые книжки (ЭТК)

Постановлением Правительства РФ от № 2434 утверждены новые бланки ТК и дополнения к ним, а также правила их заполнения.

• Бумажная ТК (старого и нового образца): Правила простановки печати и подписи не изменились. Заверение записей производится так же: подпись + печать (при наличии).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 2020 г. ведется параллельно (с 2021 г. — по умолчанию, если работник не отказался). При увольнении работодатель направляет сведения в СФР (бывший ПФР) через ЭДО за 1 рабочий день до дня увольнения (с 2023 г. — в день увольнения).
  • В ЭТК нет физической печати. Заверяющим элементом является усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя.
  • Если работник хранит бумажную ТК, запись в ней оформляется по старым правилам (с печатью/подписью), а в ЭТК, через отчет СЗВ-ТД.

Чек-лист для HR-специалиста в день увольнения

1. [ ] Подготовить приказ об увольнении (единая форма Т-8 или свой бланк) с основанием (ст. ТК РФ).
2. [ ] Ознакомить работника с приказом под роспись за 3 дня до увольнения (или в день увольнения по соглашению).
3. [ ] Заполнить запись в ТК (графы 1–4) чернилами разрешенного цвета.
4. [ ] Проверить: есть ли у организации печать?
   • Да: Поставить печать под записью + подпись уполномоченного лица + расшифровка + дата.
   • Нет (официально): Только подпись уполномоченного лица + расшифровка + дата.
5. [ ] Сдать отчет СЗВ-ТД в СФР (для ЭТК) в установленные сроки.
6. [ ] Провести полный расчет (зарплата, компенсация за неисп. отпуск, выплаты при увольнении).
7. [ ] Вручить ТК работнику под роспись в журнале учета движения ТК (форма Т-3 или свой журнал) и в личной карточке (Т-2).
8. [ ] Если работник не явился — направить ТК почтой с уведомлением о вручении (после письменного уведомления работника).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли ставить печать красного цвета?

Закон не регламентирует цвет печатного вкуса для заверения записей в ТК. Гост 25.005-84 и деловая практика предполагают синий, фиолетовый или черный. Красный цвет допустим для печатей некоторых госорганов, но для коммерческих организаций лучше использовать стандартный синий/фиолетовый, чтобы избежать вопросов у проверяющих органов и новых работодателей.

Что делать, если работник уволился, а ТК не забирает?

Срок вручения — день увольнения (последний рабочий день). Если работник не пришел — отправить письмо с уведомлением о вручении на адрес регистрации/проживания. ТК хранится у работодателя до востребования. Направлять ТК просто по почте без уведомления работника нельзя.

Нужно ли ставить печать на записи о награждении/поощрении при увольнении?

Да. П. 16 Правил № 225 гласит: «Подписью… и печатью… заверяются все записи, выполненные в данной организации». Это касается записей о переводах, наградах, поощрениях, вносимых за весь период работы, если они не были заверены ранее. Обычно это делают сводной записью под последней записью об увольнении.

Главное правило 2026 года: печать в трудовой книжке при увольнении ставится обязательно, если организация имеет печать по уставу/регламенту. Если печати нет официально — достаточно подписи уполномоченного лица. Заверение ставится под записью об увольнении (подпись, расшифровка, дата, печать). Ошибки (чужой штамп, отсутствие штампа при его наличии) исправляются через исправительную запись в том же разделе «Сведения о работе» без зачеркиваний. Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции и проблем у работника при дальнейшем трудоустройстве.

Статья подготовлена на основании ТК РФ, Постановления Минтруда РФ от № 225, ФЗ от № 82-ФЗ, Постановления Правительства РФ от № 2434. Актуально на г.