Обязанность налогового агента удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) является одной из ключевых в системе налогообложения РФ. Однако на практике часто возникают ситуации, когда удержание налога становится невозможным (например, уволен сотрудник, недостаточно средств к выплате, выплачен доход в натуре). В таких случаях Налоговый кодекс РФ устанавливает четкую процедуру уведомления налогового органа и налогоплательщика. В данной статье подробно разберем правовую базу, сроки, формы и порядок заполнения уведомлений актуальных на 2024–2026 годы.

Правовая основа: статья 226 НК РФ

Основным нормативным актом, регулирующим данную процедуру, является пункт 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ («Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами»).

Суть нормы: Если налоговый агент не смог удержать исчисленную сумму налога до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом (календарным годом), он обязан:

• В срок не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить налогоплательщику (физическому лицу) об невозможности удержания;
• В тот же срок (не позднее 25 февраля) направить в налоговый орган по месту учета налогового агента сообщение об исчисленных суммах налога, которые удержать не удалось.

Кто и когда обязан подавать уведомление

Субъекты обязанности (Налоговые агенты)

Обязанность возлагается на организации (в т.ч. их обособленные подразделения) и индивидуальных предпринимателей (ИП), которые:

• Выплатили в отчетном году облагаемые НДФЛ доходы физическим лицам;
• При этом не удержали налог из этих доходов (полностью или частично);
• Не перечислили налог в бюджет в установленные сроки.

Ключевые даты (на примере отчетности за 2024 год, сдаваемой в 2025 году)

Два направления уведомления: в ФНС и сотруднику

Процедура предполагает направление двух различных документов (или одного документа в двух экземплярах с разными адресатами), которые часто путают. Важно разграничить их:

А. Уведомление в налоговый орган (ФНС)

Направляется в инспекцию ФНС по месту налоговой регистрации налогового агента (или ОП).

• Форма: Утвержденная приказом ФНС России форма уведомления (часто указывается код формы КНД 1125045 или актуальная форма сообщения о невозможности удержания НДФЛ). Важно: с 2023 года ФНС активно переводит отчетность на формат «Уведомления об исчисленных суммах», однако по невозможности удержания НДФЛ сохраняется специальная форма сообщения.
• Способ подачи: Исключительно в электронном виде через каналы связи ТКС (ЭДО, личный кабинет налогоплательщика, сервисы ФНС). Бумажные формы не принимаются (кроме случаев, когда агент — физлицо, не являющееся ИП, но таких агентов по НДФЛ практически нет).
• Содержание: Данные налогового агента, данные налогоплательщика (ИНН, ФИО), вид дохода (код по справочнику), сумма дохода, сумма неудержанного налога, налоговый период.

Б. Уведомление налогоплательщику (сотруднику)

Направляеться физическому лицу, из дохода которого не удержали налог.

• Форма: Единой строго утвержденной формы для уведомления физлица не существует. Налоговый агент составляет его в произвольной форме (обычно на бланке организации).
• Обязательные реквизиты (по общему правилу делопроизводства и судебной практике):
  1. Наименование организации/ФИО ИП (налогового агента), ИНН/КПП.
  2. ФИО, ИНН сотрудника (налогоплательщика).
  3. Ссылка на п. 5 ст. 226 НК РФ.
  4. Период, за который исчислен налог (год).
  5. Вид дохода и сумма выплаченного дохода.
  6. Сумма исчисленного НДФЛ, который удержать не удалось.
  7. Причина невозможности удержания (увольнение, отсутствие выплат, доход в натуре и т.д.).
  8. Разъяснение обязанности физлица самостоятельно декларировать доход и уплатить налог до 30 апреля / 15 июля след. года (п. 2 ст. 228 НК РФ).
  9. Дата, подпись руководителя/уполномоченного лица, печать (есть).
• Способ доставки: Лично под роспись (желательно), почтой заказным письмом с уведомлением о вручении, через ЭДО (если сотрудник согласен на электронный документооборот). Доказательство доставки критически важно для защиты от претензий ФНС и сотрудника.

Отражение в справке 2-НДФЛ

Подача уведомления о невозможности удержания не заменяет сдачу справки 2-НДФЛ. В справке 2-НДФЛ за год выплаты дохода (сдаваемой к 28 февраля/1 марта след. года) необходимо отразить:

• Сумму выплаченного дохода (стр. 130/140/150 в зависимости от вида дохода).
• Сумму исчисленного налога (стр. 160).
• Сумму неудержанного налога (стр. 170) — именно сюда попадает сумма из уведомления.

Ссылки на разъяснения Минфина: Письма от № 03-04-06/4910, от № 03-04-05/29529, от № 03-04-05/82313, от № …

Типовые ситуации «невозможности удержания»

Минфин и ФНС в разъяснениях указывают основные основания:

• Увольнение сотрудника до момента удержания налога (нет последующих выплат за январь след. года).
• Недостаточность суммы выплаты для покрытия всего налога (удерживается пропорционально, остаток — в уведомление).
• Выплата дохода в натуре (недвижимость, авто, товары), когда удержать деньги невозможно, а сотрудник не перевел налог заранее.
• Смерть налогоплательщика (уплачивают наследники).
• Отказ сотрудника от получения выплаты, из которой планировалось удержание.

Ответственность за нарушение сроков и порядка

Неисполнение обязанностей налогового агента влечет за собой наказания по Кодексу об административных правонарушениях (КоАП РФ):

• Ст. 15.11 КоАП РФ: За несвоевременное представление уведомления в налоговый орган — штраф на должностных лиц от 300 до 500 рублей (или предупреждение). На организацию/ИП штрафы за несдачу отчетности обычно не накладываются по данной статье, но риск проверки растет.
• Ст. 123 НК РФ (п. 1): Штраф 20% от неуплаченной суммы налога — если налоговый агент не перечислил налог в бюджет (но это про неуплату, а не про несдачу уведомления).
• Риски для сотрудника: Если агент не уведомит физлица, сотрудник может не узнать о долге и не подать 3-НДФЛ, что повлечет штрафы на него (ст. 15.11 КоАП РФ — 1000 руб. за несдачу декларации, пени на налог). Агент может быть привлечен к субсидиарной ответственности в спорных случаях.

Практический алгоритм действий бухгалтера (Чек-лист)

1. Анализ задолженности по НДФЛ на 31 января года, следующего за отчетным. Выявить сотрудников, у которых остался неудержанный налог.
2. Подготовка уведомления в ФНС в установленном электронном формате (через бухгалтерскую программу или ЛК ФНС). Проверить корректность ИНН сотрудников и кодов доходов.
3. Отправка уведомления в ФНС не позднее 25 февраля. Сохранить квитанцию о приеме (протокол приема).
4. Подготовка писем сотрудникам в произвольной форме (см. реквизиты выше). Распечатать в 2 экземплярах.
5. Вручение сотрудникам не позднее 25 февраля.
   • Лично: на 2-м экземпляре ставим роспись, дату, ФИО.
   • Почтой: заказное с вложением, описью вложения, уведомлением о вручении. Сохранить почтовый чек и возвратное уведомление (ф; 119).
6. Заполнение справки 2-НДФЛ с заполнением строки 170 (неудержанный налог) по каждому такому сотруднику.
7. Сдача справки 2-НДФЛ в ФНС в установленный срок (обычно до 1 марта).
8. Архивирование копий уведомлений, почтовых квитанций, квитанций ФНС в делах по зарплате/НДФЛ на 5 лет.

Частые ошибки и нюансы 2024–2026 гг.

• Путаница с «Уведомлением об исчисленных суммах» (ЕНП/ЕСХН). Уведомление о невозможности удержания НДФЛ — это отдельный документ, он не входит в состав ежемесячных/квартальных уведомлений об исчисленных суммах по ЕНП.
• Пропуск срока 25 февраля. Даже если 25-е выпадает на выходной, срок не переносится на рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ про перенос сроков относится к уплате налогов/сборов/взносов и сдаче деклараций, а уведомление по п. 5 ст. 226 — это специальный срок сообщения). Сдавайте заранее.
• Отсутствие уведомления сотруднику. Часто бухгалтеры сдают в ФНС, а про сотрудника забывают. Это прямое нарушение п. 5 ст. 226 НК РФ.
• Некорректный код дохода в уведомлении ФНС. Должен соответствовать коду в 2-НДФЛ (справочник ФНС).
• Удержание в январе след. года. Если в январе 2025 г. были выплаты (аванс, зарплата за январь), из которых удалось удержать «хвост» налога за 2024 г. — уведомление подавать не нужно. Нужно просто отразить удержание в 2-НДФЛ за 2024 год (стр. 160) и в расчете за январь 2025 г.

Образец структуры уведомления сотруднику (для адаптации)

Своевременное и корректное оформление уведомления о невозможности удержания НДФЛ — это не просто формальность, а обязательное условие исполнения обязанностей налогового агента. Это защищает организацию от вопросов ФНС при камеральных проверках справок 2-НДФЛ, а сотрудника — от неожиданных долгов и штрафов. Главное правило: контролируйте дату 31 января (попытка удержания) и жесткий дедлайн 25 февраля (подача уведомлений). Используйте электронные сервисы для отправки в ФНС и фиксируйте факт вручения сотруднику любым юридически значимым способом.

Данная статья носит информационный характер и основана на положениях НК РФ, разъяснениях Минфина и ФНС России на дату публикации (сентябрь 2026 г.). Нормативная база может меняться, перед применением рекомендуется сверить актуальность форм и сроков на официальном сайте ФНС (nalog.gov.ru) или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).