Упрощенная система налогообложения (УСН) остается одним из самых популярных специальных налоговых режимов в России для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Главное преимущество — замена ряда федеральных налогов (налог на прибыль, НДС, имущественный налог для организаций, НДФЛ для ИП) на один налог с пониженной ставкой. Однако право применять УСН неразрывно связано с обязанностью вести Книгу учета доходов и расходов (КУДиР).

С 1 января 2024 года вступили в силу кардинальные изменения в форме и порядке заполнения КУДиР (Постановление Минфина РФ от № 5/15/13/9). Ниже представлена подробная статья о том, как правильно вести учет по УСН по актуальным правилам.

Общие принципы ведения учета по УСН

Кто обязан вести КУДиР?

Обязанность вести Книгу учета доходов и расходов возлагается на всех налогоплательщиков УСН — как организации, так и индивидуальных предпринимателей (ИП), независимо от выбранного объекта налогообложения («Доходы» или «Доходы минус расходы»).

Кассовый метод учета

Фундаментальным принципом УСН является кассовый метод (статья 346.17 НК РФ):

• Доходы учитываются в день фактического получения денежных средств (наличных или безналичных) и/или имущественных прав.
• Расходы (при объекте «Доходы минус расходы») учитываются в день фактического их оплаты (списания средств с расчетного счета или выдачи наличных из кассы).

Важно: Налоговый период — календарный год. КУДиР ведется непрерывно с начала года до его конца. Нумерация строк сквозная за год.

Форма ведения: бумажная или электронная

Налогоплательщик имеет право выбрать форму ведения КУДиР:

1. Бумажная: бланк прошит, пронумерован, заполняется ручкой (шариковой, чернила черного/синего цвета) или на печатной машинке/принтере. Исправления не допускаются (только зачеркивание ошибочной записи с надписью «Исправлено», подписью и датой).
2. Электронная: в специализированных программах (1С, Контур, СБИС, «Мой Дело» и др.) или Excel. При электронном ведении к концу налогового периода (до подачи декларации) КУДиР должна быть распечатана, прошита, пронумерована, подписана руководителем/ИП и (при наличии) запечатана организацией. Электронный файл хранится на ответственности налогоплательщика.

Новая форма КУДиР с : ключевые изменения

Старые бланки (утвержденные приказом Минфина от № 135н) нельзя использовать для отражения операций 2024 года и последующих. Новый бланк утвержден Постановлением Минфина № 5/15/13/9.

Структура новой КУДиР

Книга состоит из Титульного листа и 5 разделов (ранее их было 6, раздел IV исключен):

• Раздел I. Учет доходов (обязателен для всех).
• Раздел II. Учет расходов (заполняется только при объекте «Доходы минус расходы»).
• Раздел III. Учет расходов на приобретение основных средств (заполняется только при объекте «Доходы минус расходы»).
• Раздел IV. Исключен (ранее здесь ИП без наемных работников отражали страховые взносы на себя для уменьшения налога «Доходы»; теперь это делается в Разделе I).
• Раздел V. Учет убытков прошлых лет (заполняется только при объекте «Доходы минус расходы»).

Правила перехода на новый бланк

С 1 января 2024 года начинается ведение новой книги. Старая книга за 2023 год закрывается (ставится итог на , подписывается, хранится 5 лет). Переносить итоги со старой книги на новую не нужно — налоговые периоды изолированы.

Порядок заполнения разделов КУДиР (по объектам налогообложения)

Объект «Доходы» (ставка 6%)

Заполняются только Раздел I и Раздел V (если есть убытки). Разделы II и III оставляют пустыми (черту не проводят, просто не заполняют).

Раздел I «Учет доходов», пошагово:

1. Графа 1: Порядковый номер записи (сквозная за год).
2. Графа 2: Дата получения дохода (день поступления денег на счет/в кассу).
3. Графа 3: Содержание операции (напр., «Оплата по договору №5 от », «Продажа товара ч/к №123»).
4. Графа 4: Документ-основание (номер и дата счета, УПД, кассового чека, банковской выписки).
5. Графа 5: Сумма дохода (всего получено, без НДС, если вы не платите НДС добровольно).
6. Графы 6–11: Не заполняются при объекте «Доходы» (они касаются расходов и НДС).
7. Графа 12: Налоговая база (копируется из графы 5).
8. Графа 13: Сумма налога (Графа 12 × 6% / 100).
9. Графа 14: Сумма уменьшения налога за счет страховых взносов (для ИП без наемных работников — 100% налога, с наемными — 50%). Здесь же отражаются взносы «на себя» (фикс. платежи и 1% сверх 300 тыс.), которые ранее шли в старый Раздел IV.
10. Графа 15: Налог к уплате в бюджет (Графа 13 минус Графа 14, но не менее 0).

Объект «Доходы минус расходы» (ставка 15%, в регионах может быть ниже до 5%)

Заполняются Разделы I, II, III, V.

Раздел I «Учет доходов» (аналогично, но с нюансами):

• Графы 1–5 заполняются так же.
• Графы 6–11: Заполняются, если доход получен в виде имущественных прав/имущества (оценочная стоимость) или если налогоплательщик платит НДС «добровольно» (тогда НДС выделяется отдельно).
• Графа 12: Налоговая база (Доходы за период).

Раздел II «Учет расходов» — ключевой раздел для расчета базы:

Здесь учитываются только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ (затраты на закупку товаров, материалы, аренду, зарплату, амортизацию ОС и т.д.), оплаченные в отчетном периоде.

1. Графа 1: Номер записи.
2. Графа 2: Дата оплаты расхода.
3. Графа 3: Содержание операции.
4. Графа 4: Документ-основание (платежное поручение, чек, акт, накладная + подтверждение оплаты).
5. Графа 5: Код расхода по классификатору (Приложение к Постановлению № 5/15/13/9). Обязательно!
6. Графа 6: Сумма расхода (всего оплачено).
7. Графы 7–10: Распределение НДС (если применимо).
8. Графа 11: Сумма расхода для налоговых целей (Графа 6 минус НДС).

Перенос итогов из Раздела II в Раздел I (п. 33 Порядка заполнения):

На последнее число каждого квартала (31.03, 30.06, 30.09, 31.12) сумма расходов из графы 12 Раздела II (накопленная с начала года) переносится в графу 5 «Расходы» Раздела I. Налоговая база в Разделе I рассчитывается как: Накопленные доходы (гр.12) минус Накопленные расходы (гр.5).

Раздел III «Учет расходов на приобретение основных средств»:

Заполняется параллельно Разделу II. Отражаются расходы на ОС, которые списываются на расходы единовременно (если стоимость < 100 тыс. руб. или по решению налогоплательщика для ОС 3–7 групп) или через амортизацию (если выбрана амортизация). Коды расходов свои (из Приложения).

Раздел V «Учет убытков прошлых лет»:

Если за прошлые годы остался неучтенный убыток, он вносится сюда для уменьшения базы текущего года (в пределах 50% налоговой базы текущего года);

Особенности учета страховых взносов (критически важно для ИП)

С 2024 года механизм уменьшения налога взносами унифицирован в Разделе I, Графе 14.

• ИП без наемных работников: Уменьшают авансовые платежи и годовой налог на 100% уплаченных фиксированных взносов («на себя») и 1% с дохода сверх 300 тыс. руб. Отражаются в кв., когда оплачены.
• ИП с наемными работниками / Организации: Уменьшают налог на 50% от суммы взносов по наемным работникам + 100% взносов «на себя» (для ИП). Отражаются в кв., когда оплачены.

Правило: Взнос уменьшает налог в том квартале, в котором он фактически оплачен (списан с счета). Нельзя уменьшить налог за 1 квартал взносом, оплаченным в апреле (он пойдет во 2 квартал).

Авансовые платежи и итоговый расчет

Авансовые платежи (квартально)

Сроки уплаты: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января след. года).

Расчет в КУДиР ведется накопленно. В конце квартала в Разделе I (Графа 15) считается налог к уплате за период с начала года. Аванс = Налог за период минус сумма уже уплаченных авансов за прошлые кварталы.

Годовая декларация

Сдается до 25 апреля года, следующего за отчетным (для организаций, до 25 марта). Основой для заполнения декларации являются итоговые данные КУДиР за 31 декабря.

Хранение и предъявление КУДиР

• Срок хранения: 5 лет после истечения налогового периода, к которому она относится (ст. 23 НК РФ).
• Предъявление: Налоговый орган не требует сдавать КУДиР вместе с декларацией. Она хранится у налогоплательщика и предъявляется только по требованию (при выездной/камеральной проверке, по запросу инспектора).
• Ответственность: За несвоевременное ведение, ошибки, приводящие к занижению базы,, штраф 20% от неуплаченной суммы налога (мин. 40 000 руб. для орг., 10 000 руб. для ИП) по ст. 120 НК РФ. За неведение вообще, 10 000 руб. (орг.) / 5 000 руб. (ИП) или дисквалификация директора.

Типичные ошибки, которых стоит избегать в 2024–2026 гг.

1. Использование старого бланка 2012 года. Это грубое нарушение формы учета.
2. Заполнение Разделов II и III при объекте «Доходы». Они должны оставаться чистыми.
3. Отсутствие кодов расходов (Графа 5 Раздела II). Без кода расход не признается обоснованным.
4. Учет расходов по начислению, а не по оплате. Только кассовый метод!
5. Уменьшение налога взносами «на себя» в не том квартале. Смотрим на дату списания денег с счета.
6. Неучет доходов в виде имущественных прав/батера. Оцениваются по рыночной цене.
7. Отсутствие сквозной нумерации строк или разрыв нумерации между кварталами.

Чек-лист: как начать вести КУДиР правильно с 2024 года

1. Скачайте актуальный бланк (Приложение к Постановлению Минфина № 5/15/13/9) или обновите версию программы бухгалтерии (1С, Контур, СБИС и др; — все крупные вендоры выпустили обновления в декабре 2023 / январе 2024).
2. Заведите новую книгу с (Титульный лист: ИНН, КПП, наименование/ФИО, объект налогообложения, код формы по ОКУД — 0317002).
3. Определите, какие разделы заполняете (см. п. 3 статьи).
4. Настройте в программе/журнале коды расходов по новому классификатору (Приложение к Постановлению).
5. Ведите учет ежедневно или еженедельно, чтобы не копить арреар на конец квартала.
6. В конце каждого квартала: сверьте итоги КУДиР с банковскими выписками и кассовой книгой, посчитайте аванс, уплатите его, зафиксируйте в Графе 14 (взносы) и Графе 15 (налог к уплате).
7. К 31.12 года: поставьте итоговые черты, просуммируйте графы, распечатайте (если электронная), прошейте, подпишите, храните 5 лет.

и перенесло учет взносов ИП в единый Раздел I. Главное правило остается неизменным: честный кассовый учет каждого рубля дохода и (при объекте «Доходы-Расходы») каждого оплаченного рубля расхода по кодам классификатора. Использование современных облачных сервисов (СБИС, Контур, 1С-Фреш, «Мой Дело») практически исключает арифметические ошибки и автоматически подтягивает коды, что делает ведение УСН максимально безопасным и прозрачным для налогоплательщика;

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или налоговому консультанту с учетом актуальных разъяснений ФНС России.