Управление делами (часто обозначаемое как УД или Департамент по документационному обеспечению) — это ключевое структурное подразделение Администрации города Томска, обеспечивающее организацию документооборота, контроль исполнения поручений, архивное дело и режим секретности. В системе органов местного самоуправления Томска оно играет роль «нервного центра», через который проходят все входящие, исходящие и внутренние документы.

Правовая основа и место в структуре

Деятельность Управления делами регламентируется:

• Уставом города Томска;
• Положением об Администрации города Томска;
• Типовыми инструкциями по делопроизводству в органах местного самоуправления (утв. Росархивом);
• Федеральным законом № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно открытым данным о структуре Администрации города Томска (ИНН ###, ОГРН 1027001328401), Управление делами подчиняется непосредственно руководителю Администрации (Мэру города) или его заместителю, курирующему организационно-правовые вопросы. В штатном расписании Администрации оно выделено в отдельное структурное подразделение (департамент/управление/отдел) по обеспечению деятельности главы администрации и органаизации делопроизводства.

Основные функции и полномочия

В сферу ответственности Управления делами входит широкий спектр задач, обеспечивающих бесперебойную работу городского управления:

Организация делопроизводства

• Ведение единого регистра входящей, исходящей и внутренней документации (в т.ч. в АИС «Делопроизводство» / Электронный документооборот).
• Регистрация, учет и контроль движения дел по исполнению.
• Обеспечение единых требований к оформлению документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и др.).
• Согласование проектов приказов, распоряжений, постановлений Мэра и Администрации по юридической и редакционной грамотности.

Контроль исполнения поручений и контрольных сроков

• Контроль за исполнением поручений Президента РФ, Губернатора Томской области, Мэра города Томска.
• Контроль за исполнением поручений, данных по обращениям граждан (в т.ч. через ГАС «Электронное правительство», портал «Госуслуги», личный прием).
• Подготовка аналитических справок и докладов о состоянии исполнительской дисциплины для руководства Администрации.

Документационное обеспечение заседаний

• Организационно-техническое обеспечение заседаний Администрации, совещаний при Мэре, совещаний с участием руководителей департаментов и управлений.
• Подготовка повесток дня, сбор и раздаточный материал, протоколирование заседаний.
• Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях и заседаниях.

Архивное дело и работа с фондами

• Формирование архива Администрации: экспертиза документов по срокам хранения (ценностям).
• Составление описей, перенос дел в архив Администрации или в Государственный архив Томской области.
• Обеспечение сохранности документов, выдача архивных справок и копий по запросам структурных подразделений и граждан (в установленном законом порядке).

Режим секретности и защита информации

• Обеспечение режима конфиденциальности сведений, составляющих государственную, муниципальную или иную охраняемую законом тайну.
• Работа с документами ограниченного доступа (ДСП, для служебного пользования, персональные данные).
• Аттестация рабочих мест по работе с гостайной и защите персональных данных.

Работа с обращениями граждан и организация приема

• Прием, регистрация и распределение письменных и электронных обращений граждан по компетенции департаментов.
• Организация личного приема граждан Мэром, заместителями Мэра, руководителями департаментов (графики, запись, информирование).
• Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений (ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»).

Взаимодействие с иными структурами

Управление делами является координирующим центром для всех департаментов и управлений Администрации:

1. Департамент по государственно-правовым вопросам и законопроектной деятельности, согласование проектов нормативных правовых актов.
2. Департамент управления муниципальной собственностью (пер. Плеханова, 4) — документооборот по имущественным вопросам.
3. Департамент финансового и ресурсного обеспечения, кадровые приказы, бюджетные документы.
4. Информационно-аналитический департамент / ЦОД — администрирование ЭДО, электронного архива, порталов открытых данных.
5. Пресс-служба / Департамент по внешним связям и информации — размещение принятых актов на официальном сайте tomsk.ru.

Электронный документооборот (ЭДО) и цифровизация

Администрация города Томска активно внедряет технологии «Безбумажного офиса». Управление делами является администратором корпоративной информационной системы (АИС «Администрация» / региональная система ЭДО Томской области).

Ключевые направления:

• Перевод входящей корреспонденции в электронный вид (сканирование, распознавание, автораспределение).
• Подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителями.
• Интеграция с региональными и федеральными системами (ГИС «Земля», ЕГРН, ГАС «Выборы», АИС «ОИВ» и др.).
• Обеспечение доступа к реестрам нормативных правовых актов города Томска в открытом доступе на официальном портале.

Контактная информация и реквизиты

Обращения в Управление делами Администрации города Томска можно направить по следующим реквизитам:

Прием граждан и обращений

Управление делами координирует прием граждан в Администрации. График приема руководителей структурных подразделений (в т.ч; начальника Управления дел) публикуется на официальном сайте в разделе «Прием граждан».

Основные способы обращения:

• Личный прием: по предварительной записи через портал Госуслуг, сайт Администрации или по телефону справочной.
• Электронные обращения: через форму на сайте tomsk.ru, портал «Госуслуги» (раздел «Обращения в органы власти»), почту admin@tomsk.ru.
• Почтовые отправления: по адресу: 634050, г. Томск, пл. Ленина, д. 7.

Нормативная база, формируемая Управлением делами

Управление делами готовит к принятию и официальной публикации следующие акты Администрации:

• Приказы Мэра города Томска (административного характера, кадровые, организационные).
• Распоряжения Мэра города Томска.
• Постановления Администрации города Томска (коллегиальный орган).
• Распоряжения Администрации города Томска.
• Административные регламенты предоставления муниципальных услуг (в соавторстве с профильными департаментами).

Все принятые акты подлежат обязательной регистрации в Управлении дел, присвоению регистрационного номера, публикации на официальном сайте и направлении в правовую информационную систему (например, «КонсультантПлюс», «Гарант», реестр НПА Томской области).

Кадровый потенциал и вакансии

В Управлении делами работают специалисты следующих профилей: делопроизводители (референты), архивисты, специалисты по работе с обращениями граждан, операторы ЭДО, юристы-правоведы (для правовой экспертизы проектов актов), секретари заседаний. Требования к кандидатам: высшее образование (юридическое, управленческое, архивоведение), знание законодательства о делопроизводстве, навыки работы в 1С:Документооборот / АИС ЭДО, ГОСТы по оформлению документов. Актуальные вакансии размещаются на сайте Администрации в разделе «Конкурсы на замещение вакантных должностей» и на портале «Работа в России» (trudvsem.ru).

Управление делами Администрации города Томска обеспечивает правовую точность, своевременность и прозрачность управленческих процессов в муниципалитете. Переход на полноценный электронный документооборот, внедрение систем автоматического контроля сроков и открытых данных делает работу Управления не просто вспомогательной, а стратегически важной для качества городского управления и обратной связи с жителями Томска.

Примечание: Контактные телефоны конкретных сотрудников и добавочные номера Управления дел могут меняться. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальному сайту tomsk.ru или звонить по единому справочному телефону Администрации; Данные актуальны на 2026 год.