Штрафы, налагаемые на организацию за нарушение законодательства, — неизбежная реальность хозяйственной деятельности. Вопросы их уплаты, отражения в учете и налоговых последствий вызывают у бухгалтеров и руководителей немало затруднений. В этой статье подробно разберем, как организация уплачивает штрафы, как их отражать в бухгалтерском и налоговом учете, а также какие риски несет компания при нарушении трудового и иного законодательства.

Что понимается под уплатой штрафов за счет организации

Под уплатой штрафов за счет организации понимается погашение административных, налоговых и иных денежных взысканий, наложенных на юридическое лицо, за счет собственных средств компании; Важно понимать ключевой принцип: штрафы уплачиваются за счет чистой прибыли организации и не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

К основным видам штрафов, которые уплачивает организация, относятся:

• административные штрафы по КоАП РФ (за нарушение трудового, налогового, экологического законодательства и др.);
• налоговые санкции по НК РФ (штрафы за неуплату налогов, непредставление деклараций);
• пени за несвоевременную уплату налогов и взносов;
• штрафы за нарушение договорных обязательств (неустойки, пени по контрактам);
• штрафы за нарушение законодательства о воинском учете.

Штрафы за нарушение трудового законодательства

В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса РФ работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство, однако на практике нарушения встречаются часто. За них предусмотрена административная ответственность по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Важный момент: согласно Постановлению Верховного Суда РФ от № 60-АД14-16, каждый выявленный факт нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения. Это означает, что при проверке штраф может быть наложен по нескольким основаниям, за каждое нарушение отдельно, и суммарная ответственность может достигать внушительных размеров.

Ответственность за нарушения воинского учета

КоАП РФ предусматривает отдельную ответственность за отсутствие воинского учета в организации:

• Непредставление или несвоевременное представление сведений о приеме/увольнении военнообязанных, штраф 40–50 тыс. руб. (ст. 21.4 КоАП РФ);
• Непредставление в военный комиссариат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет — для должностного лица 40–50 тыс. руб., для юридического лица 350–400 тыс. руб. (ст. 21.1 КоАП РФ);
• Несвоевременное оповещение и явка граждан, подлежащих призыву по мобилизации — для должностного лица 60–80 тыс. руб., для юридического лица 400–500 тыс. руб. (ст. 19.38 КоАП РФ);
• Неоповещение граждан при поступлении повестки военного комиссариата — для должностных лиц 40–50 тыс. руб., для юридических лиц 350–400 тыс. руб. (ст. 21.2 КоАП РФ).

Иные распространенные нарушения

К типичным нарушениям, за которые организация уплачивает штрафы, относятся:

• Отсутствие штатного расписания. Роструд в Письме от № ПГ/13229-6-1 указывает, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации. Ответственность: для должностных лиц — 1–5 тыс. руб., для юридических лиц — 30–50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• Отсутствие порядка индексации заработной платы. Согласно абз. 4 ст. 130, ст. 134 ТК РФ и позиции Конституционного Суда РФ (Определение от № 2618-О), индексироваться должна заработная плата всех лиц, работающих по трудовому договору. Это подтверждается письмами Роструда и Минтруда;
• ошибки в расчете и выплате заработной платы;
• нарушения в оформлении трудовых договоров и кадровых документов.

Бухгалтерский учет штрафов

В бухгалтерском учете штрафные санкции отражаются следующим образом:

• административные и налоговые штрафы учитываются на счете 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции со счетом 68 (налоговые санкции) или 76 (прочие штрафы);
• договорные неустойки отражаются в составе прочих расходов на счете 91-2;
• типовая проводка: Дт 99 Кт 68 (76), начислен штраф; Дт 68 (76) Кт 51 — штраф уплачен с расчетного счета.

Налоговый учет: почему штрафы не уменьшают прибыль

Согласно пункту 2 статьи 270 НК РФ, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде пени, штрафов и иных санкций, перечисляемых в бюджет, а также штрафов, уплачиваемых за нарушение законодательства. Следовательно:

• штрафы уплачиваются за счет чистой прибыли организации;
• в налоговом учете возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (при применении ПБУ 18/02);
• исключение, договорные санкции (неустойки по хозяйственным договорам), которые учитываются во внереализационных расходах (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Можно ли взыскать штраф с виновного работника

Организация вправе взыскать сумму уплаченного штрафа с работника, по вине которого он был наложен, в порядке материальной ответственности (ст. 238, 242–243 ТК РФ). Однако для этого необходимо:

1. установить факт причинения прямого действительного ущерба;
2. доказать вину работника и причинно-следственную связь;
3. соблюсти процедуру взыскания (письменное объяснение, приказ, согласие работника либо судебное решение).

Удержание из заработной платы ограничено 20% (в отдельных случаях — 50%) от суммы выплаты.

Как минимизировать риски штрафов

• регулярно проводить внутренний аудит кадрового учета и воинского учета;
• своевременно актуализировать локальные нормативные акты (штатное расписание, положение об индексации зарплаты);
• обеспечить своевременную сдачу отчетности и уплату налогов;
• назначить ответственных лиц за соблюдение требований законодательства;
• при выявлении нарушений — устранять их до проверки контролирующих органов.

Уплата штрафов за счет организации — это прямые потери чистой прибыли компании, которые не уменьшают налогооблагаемую базу. Учитывая, что каждое нарушение образует самостоятельный состав правонарушения, суммарные санкции могут достигать миллиона рублей и более. Грамотная организация кадрового, налогового и воинского учета, а также регулярный внутренний контроль позволяют избежать существенных финансовых потерь и обеспечить стабильную работу организации.