Заявление на отпуск — это кадровый документ, с помощью которого работник просит предоставить ему отпуск на конкретные даты․ Несмотря на то что с 2013 года обязательные унифицированные формы кадровых документов (постановление Госкомстата № 1) перестали быть обязательными для коммерческих организаций, на практике большинство компаний продолжают использовать типовые образцы, адаптируя их под свои нужды․ В этой статье разберём, как правильно оформить заявление на разные виды отпусков․
Общая структура заявления
Независимо от вида отпуска, заявление имеет единую структуру:
- Шапка документа — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (в дательном падеже), а также должность и ФИО работника (в родительном падеже);
- Название документа — слово «Заявление» по центру;
- Основной текст — просьба предоставить отпуск с указанием его вида, дат начала и окончания, продолжительности в календарных днях;
- Дата и подпись — работник ставит дату составления и личную подпись с расшифровкой․
Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск
Ежегодно компания решает, в каком порядке сотрудники будут отдыхать в следующем году․ Для этого утверждается график отпусков (форма Т-7), который должен быть готов не позднее чем за две недели до начала календарного года․ Если работник уходит в отпуск строго по графику, заявление, как правило, не требуется — достаточно уведомления работодателя․ Но если даты отличаются от графика, заявление обязательно․
Пример текста:
«Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней»․
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы
Такой отпуск предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (ст․ 128 ТК РФ)․ В заявлении важно указать причину и, при необходимости, приложить подтверждающие документы․
Пример текста:
«Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по продолжительностью 5 (пять) календарных дней по семейным обстоятельствам»․
Заявление на учебный отпуск
Работникам, совмещающим работу с обучением, положен учебный отпуск (гл․ 26 ТК РФ)․ Основанием служит справка-вызов из учебного заведения, которую нужно приложить к заявлению․
Пример текста:
«Прошу предоставить мне дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации с по продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней․ Приложение: справка-вызов от № 145»․
Заявление на отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком
Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листка нетрудоспособности․ Отпуск по уходу за ребёнком — на основании заявления с приложением свидетельства о рождении ребёнка и справки с места работы второго родителя о том, что он данным отпуском не пользуется․
Заявление на академический отпуск
Академический отпуск (или, как его ещё называют, «академ») — это способ сделать паузу в учёбе, а потом вернуться и приступить к ней на том же курсе․ Он предоставляеться студенту по медицинским показаниям, в связи с семейными обстоятельствами или в иных исключительных случаях․ Заявление подаётся на имя ректора учебного заведения с приложением подтверждающих документов (медицинского заключения, справок)․
Практические рекомендации
- Подавайте заявление заранее — оптимально за 2 недели, чтобы бухгалтерия успела начислить отпускные (по закону — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска);
- Проверяйте правильность дат и количества дней;
- Прикладывайте подтверждающие документы, если отпуск связан с особыми обстоятельствами;
- Обязательно получите отметку о согласовании (визу руководителя) и дождитесь издания приказа;
- Сохраните копию заявления с отметкой о принятии․
Унифицированные образцы заявлений на отпуск упрощают кадровый документооборот и снижают риск ошибок․ Работодатель вправе разработать собственные формы, но они должны содержать все необходимые реквизиты: данные сторон, вид и период отпуска, дату и подпись․ Грамотно оформленное заявление, гарантия того, что отпуск будет предоставлен вовремя и без спорных ситуаций․