Ситуация, когда сотрудник получает аванс (заработную плату за первую половину месяца), но не отрабатывает полный расчетный период, встречается в кадровой практике регулярно. Основные основания: увольнение по собственному желанию до конца месяца, неявка на работу (прогулы), неиспользование выданных под отчет сума или аванса на командировку. В данной статье подробно разберем правовые основания, порядок расчета, лимиты удержаний, налогообложение и оформление документов.

Правовая база: что регулирует процесс?

Ключевыми нормативными актами являются:

• ТК РФ (статьи 136, 137, 138, 168, 107, 168): определяют порядок выплаты зарплаты, случаи и пределы удержаний, правила предоставления отпусков и командировок.
• ФЗ от № 62-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ст. 99): устанавливает пределы удержаний по исполнительным листам (присуды судов, решения приставов). Важно: именно здесь закреплен лимит в 50% (в отдельных случаях до 70%), о котором упоминалось в справочной информации. Этот лимит не применяется к обычным удержаниям по инициативе работодателя за неотработанный аванс.
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2: разъясняет судебную практику по спорам об удержаниях.
• Письмо Роструда от № 1575-6-1: методические рекомендации по применению ст. 137 ТК РФ.

В чем суть «неотработанного аванса»?

С точки зрения трудового права, «аванс», это заработная плата за первую половину отработанного месяца (ст. 136 ТК РФ). Она выплачивается после отработки времени. Однако на практике термин часто используют для обозначения следующих ситуаций, требующих возврата средств:

1. Увольнение в середине месяца: сотрудник получил аванс за 1-15 число, но написал заявление на 20-е число и не вышел на работу со 16-го по 20-е. Дни 16-20 не отработаны, а деньги за 1-15 получены — удержание не требуется за прошлое, но зарплата за вторую половину месяца будет минимальной (или нулевой). Нюанс: если сотрудник уволился 10-е число, а аванс выплачен за 1-15 число — возникла переплата за 11-15 числа.
2. Неиспользование аванса под отчет / на командировку: выданные сумы не подтверждены чеками/авансовым отчетом в срок (ст. 168 ТК РФ).
3. Неотработанный отпуск: сотрудник ушел в отпуск, получил оплату, но уволился до отработки 11 месяцев (ст. 124 ТК РФ). В этом случае удерживается не «аванс», а переплата за неотработанные дни отпуска.
4. Прогулы и неоплачиваемые прогулы: время не отработано, но аванс за первую половину месяца уже выдан.

Критически важный момент: Лимиты удержаний (ст. 138 ТК РФ vs ст. 99 229-ФЗ)

Это самая частая ошибка. Не путайте два разных режима лимитов:

Пошаговый алгоритм удержания неотработанного аванса

Шаг 1. Выявление факта переплаты

Рассчитайте сумму, которую сотрудник получил ввиду аванса, но не отработал.

• Пример (увольнение): Аванс за 1-15 число = 30 000 руб. Увольнение 10-го числа. Отработано 10 дней из 15. Переплата = 30 000 / 15 * 5 = 10 000 руб.
• Пример (аванс под отчет): Выдано 50 000 руб. По отчету подтверждено 35 000 руб. Задолженность = 15 000 руб.

Шаг 2. Получение письменного согласия сотрудника (Рекомендация)

Ст. 137 ТК РФ разрешает удержания «в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иных федеральных законах и коллективным договором». Для переплат за неотработанное время (увольнение) согласие не обязательно (прямое указание закона). Для авансов под отчет/командировку — также законом предусмотрено.

Однако судебная практика (Постановление Пленума ВС РФ № 2) рекомендует получать письменное объяснение/согласие сотрудника о сумме долга для минимизации рисков споров. Лучше зафиксировать: «Согласен с расчетом задолженности в размере Х руб. и удержанием из зарплаты».

Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) о удержании

Обязательный документ. Без приказа удержание незаконно.

• Основание: ст. 137, 138 ТК РФ, расчетная записка бухгалтера, объяснение сотрудника.
• Реквизиты: номер, дата, ФИО сотрудника, сумма удержания, основание, сроки (из какой зарплаты удерживать), ссылка на лимит 20%.

Шаг 4. Расчет суммы к удержанию с учетом лимита 20%

Лимит считается от чистой суммы к выплате (после удержания НДФЛ).

Формула: Макс. удержание = (Начислено всего, НДФЛ) * 20%

Если сумма долга превышает лимит, удерживаем часть в текущем месяце, остальное — в следующих.

Шаг 5. Отражение в расчетном листе (формы Т-51, Т-53 или аналог)

• Графа «Удержания»: код удержания (обычно «4110» — возврат аванса/переплата), сумма.
• Графа «К выдаче»: Начислено — НДФЛ ― Удержания = Сумма на руки.

Шаг 6. Выплата остатка зарплаты и уведомление сотрудника

Сотрудник должен получить ведомость/расчетку с указанием удержанной суммы и основания.

Особенности по конкретным ситуациям

А. Увольнение «по собственному» в середине месяца

Частый кейс: аванс выплачен 15-го за 1-15 числа. Сотрудник пишет заявление 20-го, последнее число 20-е.

• За 1-15 числа — отработано полностью, аванс заработан законно; Удержание не производится.
• За 16-20 числа — начислена зарплата пропорционально отработанному времени.

Другой кейс: Аванс выплачен 15-го за 1-15 числа. Увольнение 10-го числа.

• Отработано 10 дней. Аванс выплачен за 15.
• Переплата за 5 дней (11-15 числа) подлежит удержанию из конечного расчета.

Б. Неотработанный оплачиваемый отпуск (ст. 124 ТК РФ)

Если сотрудник уволился до отработки 11 месяцев после конца отпуска, сумма за «лишние» дни отпуска считается переплатой.

• Удерживается по общему правилу (приказ, лимит 20%).
• НДФЛ с удерживаемой суммы не возвращается и не пересчитывается за прошлые периоды (удерживаем нетто).

В. Аванс под отчет / на командировку (ст. 168 ТК РФ)

• Срок сдачи отчета устанавливается локальным нормативным актом (обычно 3 рабочих дня после возвращения/окончания расходов).
• Если отчет не сдан или сумма расходов меньше аванса — разница удерживается из зарплаты.
• Сумма аванса, не подтвержденная отчетом, признается доходом сотрудника (облагается НДФЛ, страховыми взносами), если не удержана в срок. Если удержана — НДФЛ не удерживается повторно (уже удержан при выдаче аванса? Нет, при выдаче аванса НДФЛ не удерживают. НДФЛ удерживают при расчете зарплаты за месяц выдачи аванса или при удержании долга).
• Важно: Удержание долга по авансовому отчету производится из чистой зарплаты (после НДФЛ).

Налогообложение (НДФЛ) и Страховые взносы

Это сложный момент, требующий внимания бухгалтера.

Ситуация 1: Удержание в том же налоговом периоде (месяце), когда выплачен аванс/зарплата

• НДФЛ рассчитывается от уменьшенной базы (Начислено всего ― Сумма удержания неотработанного аванса).
• Страховые взносы рассчитываются от полной начисленной суммы (до удержания), так как доход фактически получен сотрудником (ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 212-ФЗ).

Ситуация 2: Удержание в последующих месяцах (долг погашается частями)

• В месяце выплаты аванса/зарплаты: НДФЛ и взносы исчисляются от полной суммы начислений.
• В месяце удержания: НДФЛ не удерживается повторно (он уже удержан/рассчитан в месяце начисления). Удерживаем только нетто-сумму. В расчетном листе удержание кодируется как «возврат переплаты», базу НДФЛ не уменьшает.
• Страховые взносы: в месяце удержания база взносов не уменьшается (взносы уже уплачены в месяце начисления).

Ситуация 3: Сотрудник уволен, денег на руках нет (или мало), долг не погашен полностью

• Работодатель не имеет права списать долг на свои издержки (убытки) просто так.
• Долг остается на балансе (Дебет 76 / Кредит 70).
• Срок исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ). Можно подать в суд за приказом к должнику (если сумма неоспорима) или в общественном порядке.
• Если долг списан по истечении срока давности — сумма признается доходом сотрудника (НДФЛ + взносы) в момент списания (п. 24 ст. 210, п. 1 ст. 422 НК РФ).

Типовые ошибки и риски проверок (ГИТ, ФНС, Прокуратура)

1. Превышение лимита 20%: Удержание 50% или 100% зарплаты по приказу директора без исполнительного листа. Последствие: штрафы на должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ), возврат сотруднику с компенсацией за задержку.
2. Удержание без приказа: Бухгалтер «сам» удержал из зарплаты. Последствие: незаконное удержание.
3. Удержание из отпускных / выходных / компенсаций без учета лимита: Лимит 20% распространяется на любые выплаты (зарплата, отпускные, компенсация за неисп. отпуск, премии), выплачиваемые в данный расчетный период.
4. Неверный расчет НДФЛ: Удержание НДФЛ с суммы, которую удерживаете как возврат аванса (двойное удержание налога).
5. Отсутствие расчетной записки/объяснения: Нет документального доказательства суммы долга.

Пример оформления приказа (Образец)

ПРИКАЗ № 125-ОД
г. Москва 15 октября 2026 г.

ОБ УДЕРЖАНИИ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ СУММЫ НЕОТРАБОТАННОГО АВАНСА
На основании ст. 137, 138 ТК РФ, расчетной записки главного бухгалтера
от № 45 и письменного объяснения менеджера Иванова И.И.
от г.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Удержать из заработной платы менеджера отдела продаж Иванова Ивана
Ивановича (Таб. № 45) сумму неотработанного аванса за период с 11 по 15
октября 2026 г. в размере 10 000 (Десять тысяч) рублей 00 копеек.

Основание удержания: увольнение по собственному желанию (Приказ № 120-ОД
от ) до конца расчетного периода, за который выплачен аванс
.

Удержание произвести из заработной платы за октябрь 2026 г. (окончательный
расчет) с соблюдением предельного размера удержания не более 20% от суммы,
подлежащей к выплате за расчетный период после удержания НДФЛ.

Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера
Петрову П.П.
Генеральный директор /Подпись/ Сидоров С.С.
С приказом ознакомлен(а): /Подпись/ Иванов И.И. «15» 10 2026 г.

Резюме: Чек-лист для безопасного удержания

• [ ] Есть документально подтвержденная сумма переплаты (расчетная записка).
• [ ] Есть основание по ТК РФ (увольнение, не сдан отчет, прогул).
• [ ] Издан приказ/распоряжение работодателя с указанием суммы, основания и лимита 20%.
• [ ] Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись (желательно получить согласие/объяснение).
• [ ] Расчет лимита 20% произведен от суммы на руки (после НДФЛ).
• [ ] В расчетном листе удержание оформлено отдельной строкой с кодом.
• [ ] НДФЛ рассчитан корректно (база уменьшена в месяце начисления или не меняется в месяце погашения долга).
• [ ] Страховые взносы исчислены от полных начислений месяца возникновения долга.
• [ ] Сотрудник получил на руки разницу и расчетку с детализацией удержания.

Удержание неотработанного аванса — стандартная процедура, но она требует строгого соблюдения процедуры ст. 138 ТК РФ. Главное правило: лимит 20% от чистой зарплаты для инициативы работодателя и обязательный приказ. Игнорирование этих норм ведет к административной ответственности, судебным искам и начислению компенсаций за задержку зарплаты (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки каждой суммы). Грамотное документирование (расчетная записка, приказ, объяснение сотрудника) — ваш главный щит при проверках ГИТ и спорах с сотрудниками.