Оформление и расчет пособий по временной нетрудоспособности (ВН), одна из самых ответственных задач кадрового и бухгалтерского учета․ Ошибки в заполнении электронного больничного листа (ЭЛН), неверное определение среднего заработка или страхового стажа приводят к перерасчетам, штрафам со стороны СФР (Социального фонда России) и недовольству сотрудников․ В данной статье мы подробно разберем весь цикл работы с больничными в 2026 году: от получения ЭЛН до отражения в бухгалтерском и налоговом учете․

Нормативная база и ключевые изменения 2026 года

Основным документом, регулирующим порядок назначения и выплаты пособий по ВН, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — 255-ФЗ)․ Также необходимо руководствоваться:

• Приказом Минздрава и Минтруда от № 111н/124н, об утверждении Порядка оформления ЭЛН․
• Постановлением Правительства РФ № 1176 — о правилах расчета среднего заработка․
• Актуальными письмами и разъяснениями СФР․

Важные нововведения 2026 года (согласно актуальной информации):

1. Автоматический расчет СФР: Продолжается переход к модели, при которой Социальный фонд самостоятельно рассчитывает и выплачивает пособия по ВН (в т․ч․ по беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет) на основании сведений, переданных работодателем․ Работодатель передает сведения о заработке и стаже, а СФР назначает выплату․
2. Изменения в порядке формирования ЭЛН (Приказ Минздрава): Уточнены условия и порядок назначения больничных листов медицинскими организациями․ Врачи заполняют ЭЛН в единой информационной системе (ЕИС), работодатель получает доступ к нему через личный кабинет СФР или интегрированные системы (1С, Контур, СБИС и др․)․
3. Индексация предельных баз: С 1 января 2026 года установлены новые максимальные основы для расчета страховых взносов, которые напрямую влияют на предельный размер среднего дневного заработка для расчета больничного․

Процедура работы с Электронным больничным листом (ЭЛН)

С 2022 года бумажные больничные листы практически полностью вытеснены ЭЛН․ Процесс взаимодействия выглядит так:

Этап 1: Получение информации о ЭЛН

Сотрудник сообщает номер ЭЛН (или показывает QR-код/уведомление из приложения «Госуслуги» / личного кабинета СФР)․ Работодатель не требует бумажного документа․ Информация о открытом ЭЛН автоматически поступает в личный кабинет работодателя на портале СФР․

Этап 2: Формирование сведений о заработке и стаже (СЗ)

Это ключевой этап, от которого зависит размер пособия․ Работодатель обязан предоставить СФР сведения о заработке за 2 расчетных года (для 2026 года это 2024 и 2025 годы) и страховой стаж сотрудника․

• Срок сдачи: не позднее 5 календарных дней со дня получения сведений об ЭЛН (или со дня окончания нетрудоспособности, если ЭЛН закрыт)․
• Форма: утверждена Приказом СФР (единая форма сведений для расчета пособий)․
• Способ: только в электронном виде через ЛК СФР, ЭДО или интегрированные программы (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия 3․0)․

Этап 3: Расчет и выплата пособия

Кто платит?

• Первые 3 дня нетрудоспособности оплачиваются за счет работодателя․
• С 4-го дня и далее — за счет средств СФР (ранее ФСС)․
• Исключения: пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет, а также при карантине оплачиваются полностью за счет СФР (работодатель только передает сведения)․

Алгоритм расчета пособия по ВН (ручной расчет для проверки)

Хотя в 2026 году расчет чаще всего производит СФР (или программа 1С), бухгалтер должен понимать логику формулы для контроля правильности начислений․

Шаг 1․ Определение расчетного периода

Два календарных года, предшествующих году страхового случая․ Для 2026 года — 2024 и 2025 годы․

Шаг 2․ Расчет суммы заработка, взятого в расчет

Суммируются все начисления, с которых удерживались страховые взносы в СФР (бывший ФСС), за расчетный период․

Включаются: оклады, тарифные ставки, премии (квартальные, годовые, за выслугу лет и т․д․), надбавки, доплаты за вредность/ночную работу, оплата отпусков․

НЕ включаются: пособия по ВН (предыдущие), материальная помощь (в пределах 4000 руб․ в год на каждого получателя, сверх, включается), дивиденды, выплаты по программам участия в капитале, суточные (в части превышающей нормы НК РФ), оплата обучения, питание, жилье․

Шаг 3․ Применение предельных баз (Плафон)

Сумма заработка за каждый расчетный год не может превышать максимальную базу страховых взносов на соответствующий год․

Если фактический заработок выше плафона — в расчет берется плафон․

Шаг 4․ Расчет среднего дневного заработка (СДЗ)

Формула:

СДЗ = (Заработок_Год1 (с учетом плафона) + Заработок_Год2 (с учетом плафона)) / 730

730 — сумма дней в двух расчетных годах (365+365)․ Если в расчетном периоде был високосный год (2024), знаменатель = 731 день․

Шаг 5․ Определение процента оплаты (зависит от страхового стажа)

• 8 и более лет — 100%
• От 5 до 8 лет — 80%
• Менее 5 лет — 60%

Стаж считается в календарных днях на день наступления страхового случая (дня заболевания)․ В стаж включаются периоды работы, службы, а также неработающие периоды по списку (уход за ребенком до 1,5 лет — суммарно до 6 лет, уход за инвалидом/пенсионером 80+, военная служба и др․)․

Шаг 6․ Проверка на минимальный размер (МРОТ)

Рассчитанное пособие не может быть ниже пособия, исчисленного на основе МРОТ, действующего на день заболевания․

Формула минимума:

Мин․ пособие = МРОТ * 24 / 730 (или 731) * % стажа * Кол-во дней нетрудоспособности

Коэффициент 24 — это отношение среднемесячного количества календарных дней (29,3) к рабочим дням в месяце? Нет, формула Минтруда: МРОТ * 12 мес / 730 (дней в 2 г․) * % стажа․ Упрощенно: (МРОТ * 24) / 730 * % стажа * дни․

Сумма пособия = СДЗ * % стажа * Количество дней нетрудоспособности (по ЭЛН)

Результат округляется до копеек (математическое округление)․

Особенности расчета в специальных случаях

Уход за больным ребенком

• Возраст до 7 лет: оплачиваются все дни нетрудоспособности (стационар — без ограничений, амбулаторно — весь период)․
• Возраст 7–15 лет: оплачивается не более 15 дней на один случай заболевания (в стационаре — без ограничений по дням, но не более 45 дней в год)․
• Возраст 15–18 лет: оплачивается не более 3 дней на случай (в стационаре — до 15 дней)․
• Инвалид ребенок / ВИЧ / онкозаболевание / поствакцинные осложнения: оплачиваются все дни без ограничений по возрасту․

Беременность и роды (БиР)

• Срок: 140 дней (70+70), при осложненных родах — 156 (70+86), при рождении двоих и более, 194 (84+110)․
• Оплачивается 100% независимо от стажа․
• Рассчитывается и выплачивается полностью СФР․ Работодатель только сдает СЗ․

Карantine (Карантин)

Оплачивается за счет СФР (100% независимо от стажа) на все дни закрытия детского сада/школы/лагеря․ Работодатель сдает СЗ․

Бухгалтерские проводки (ОСБУ / МСФО / РСБУ)

Отражение в учете зависит от источника финансирования (работодатель или СФР)․

А․ Начисление пособия за счет работодателя (первые 3 дня, полная оплата БиР/Карантина за счет СФР не отражается в зарплате работодателя как расход, но отражается как обязательство перед СФР — см․ ниже)

Примечание: По БиР и уходу до 1․5 лет работодатель НЕ начисляет зарплату, он только передает сведения․ СФР платит сотруднику напрямую․ В бухучете работодателя это отражаеться через счет 76․АВ (расчеты с СФР)․

Обычный больничный (первые 3 дня):

• Дт 20 / 23 / 25 / 26 / 44 / 97․․․, Кт 70 — начислено пособие по ВН за счет работодателя (в состав зарплаты)․
• Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ) — удержан НДФЛ (13% / 30% для нерезидентов)․ Пособия по ВН облагаются НДФЛ․
• Дт 70, Кт 51 / 50, выплачено пособие сотруднику․
• Дт 68 (НДФЛ) — Кт 51, перечислен НДФЛ в бюджет (не позднее дня, следующего за днем выплаты)․

Б․ Взаиморасчеты с СФР (за 4-й и последующие дни, а также БиР, уход до 1․5 лет)

Хотя СФР платит сотруднику напрямую, работодатель должен отразить факт получения сотрудником средств за счет фонда (для формирования ФОТ, расчета взносов на травматизм и отчетности)․

• Дт 20/23/25/26/44/97․․․ — Кт 69․02 (или 76․АВ) — начислено пособие за счет СФР (принято к учету как расход организации / уменьшение задолженности перед фондом)․
• Дт 69․02 (76․АВ) — Кт 68 (НДФЛ) — удержан НДФЛ с суммы, выплаченной СФР (работодатель выступает налоговым агентом, если СФР перевел деньги через работодателя, либо СФР удерживает сам — порядок уточняется в 2026 г․, чаще всего СФР удерживает и перечисляет НДФЛ сам, работодатель только отражает в 6-НДФЛ)․ Важно: В текущем порядке СФР выплачивает нетто, НДФЛ удерживает и перечисляет сам․ В бухучете работодателя часто делают проводку Дт 76․АВ, Кт 69․02 (гашение долга перед фондом суммой пособия) без прохождения через 70․

В․ Страховые взносы

Пособия по ВН (первые 3 дня, оплачиваемые работодателем) — объект налогообложения взносами на травматизм (0,2–8,5%) и НДФЛ․ ВЗНОСЫ В СФР (пенсионные, медицинские, социальные) НЕ НАЧИСЛЯЮТСЯ (п․ 1 ст․ 422 НК РФ)․

Пособия за счет СФР (БиР, уход до 1․5, 4-й+ день) — не облагаются страховыми взносами вообще․

• Дт 20/23/25/26/44/97․․․ — Кт 69․01 / 69․02 / 69․03, начислены взносы на травматизм с суммы, оплаченной работодателем․

Налоговый учет (Налог на прибыль)

Суммы пособий по ВН, выплаченные за счет работодателя (первые 3 дня), включаются в состав расходов по налогу на прибыль (п․ 1 ст․ 255 НК РФ) в полной сумме (без ограничений по нормативам)․ Пособия за счет СФР в расходы работодателя не включаются (это расходы фонда)․

Работа в программе 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия 3․0

Автоматизация исключает ручные ошибки․ Основной алгоритм в 1С:

1. Настройка: Проверить актуальность констант: МРОТ, предельные базы за 2024, 2025 гг․, настройки видов расчета «Пособие по ВН (работодатель)», «Пособие по ВН (СФР)»․
2. Документ «Электронный больничный лист» (или «Больничный лист»): Заполняется на основании данных из ЛК СФР (импорт XML/JSON) или вручную по уведомлению сотрудника․ Программа подтянет стаж и заработок за расчетный период из истории начислений․
3. Расчет: Нажать «Рассчитать»․ Программа сама разобьет сумму на части: «Работодатель» (3 дня) и «СФР» (остальные), применит процент по стажу, проверит минимум по МРОТ и максимум по плафону․
4. Формирование Сведений о заработке (СЗ): На основании ЭЛН создается документ «Сведения о заработке для расчета пособий СФР»․ Отправляется через встроенный клиент СФР/ЭДО․
5. Документ «Начисление зарплаты»: Пособие работодателя попадет в зарплатную ведомость автоматически․ Пособие СФР — в ведомость «Начисление пособий СФР» (для отражения в 6-НДФЛ и расчете взносов на травматизм)․

Отчетность в СФР и Налоговую инспекцию

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка в расчетном периоде: Берем не те годы (например, для 2026 года нужно 2024 и 2025, а не 2023 и 2024)․
• Игнорирование плафона: Суммируют фактический заработок без ограничения максимальной базой взносов за каждый год отдельно․
• Неверный стаж: Не учитывают неработающие периоды (уход за ребенком, военная служба, уход за инвалидом) или считают стаж в годах/месяцах, а не в календарных днях․
• Пропуск минимума по МРОТ: Не проверяют, выше ли расчетная сумма минимума․ Часто бывает при низком заработке или коротком стаже․
• Оплата за счет работодателя с 1-го дня при БиР/Карантине/Уходе до 1․5: Это грубая ошибка․ Эти случаи оплачиваются СФР полностью․ Работодатель не должен начислять их в зарплату как свои расходы․
• Начисление полных взносов (30%) на пособие работодателя: Взносы только на травматизм (0,2–8,5%)․ Пенсионные/Медицинские/Социальные, НЕ начисляются․
• Поздняя сдача СЗ: Штраф 500 руб․ за каждую несданную/просроченную форму (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Чек-лист бухгалтера при оформлении больничного

1. [ ] Получен уведомление об ЭЛН (номер, даты) от сотрудника или через ЛК СФР․
2. [ ] Проверен страховой стаж на день заболевания (включены все неработающие периоды)․
3. [ ] Сформирован расчетный период (2 пред․ года)․
4. [ ] Собраны все начисления за расчетный период, подлежащие включению в базу․
5. [ ] Применены предельные базы за каждый год расчетного периода․
6. [ ] Рассчитан СДЗ (с учетом високосного года при необходимости)․
7. [ ] Применен верный процент оплаты по стажу․
8. [ ] Проверен минимум по МРОТ (на день заболевания)․
9. [ ] Правильно распределены дни: 1-3 — работодатель, 4+, СФР (или 100% СФР для особых случаев)․
10. [ ] Сформированы и отправлены Сведения о заработке (СЗ) в СФР в 5-дневный срок․
11. [ ] Отражены проводки: Дт 20/26/44 — Кт 70 (работодатель), Дт 20/26/44 — Кт 69․02/76․АВ (СФР)․
12. [ ] Начислены взносы на травматизм с части работодателя․
13. [ ] Удержан и перечислен НДФЛ (если работодатель платит) / отражен в 6-НДФЛ (если СФР)․
14. [ ] Включены в расходы по налогу на прибыль (часть работодателя)․

Расчет и учет больничных листов в 2026 году требует внимательности к деталям: актуальным плафонам, МРОТ, правилам определения стажа и порядку взаимодействия с СФР․ Переход к автоматическому расчету пособий фондом упрощает задачу бухгалтера по части арифметики, но накладывает высокую ответственность за своевременную и безошибочную передачу Сведений о заработке (СЗ)․ Использование актуальных версий 1С с поддержкой электронного обмена данными с СФР — залог отсутствия штрафов и корректной отчетности․

Рекомендация: Регулярно мониторьте обновления в личном кабинете СФР и релизы 1С, так как форматы обмена и предельные базы могут корректироваться в течение года․