Прием временного работника на место основного сотрудника‚ находящегося в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком (в быту, «декретный отпуск»)‚ регулируется статьей 59 ТК РФ (пункт 3 части 1). Это основание для заключения срочного трудового договора. Корректное оформление записи в трудовой книжке (или внесение сведений в электронную трудовую книгу — ЭТК) — обязательное требование статьи 66 ТК РФ и Постановления Правительства РФ № 225 от .
Ниже представлено подробное описание процедуры‚ тексты записей для различных ситуаций‚ частые ошибки и актуальные нюансы 2026 года.
Нормативная база и виды трудовой книги в 2026 году
С 2021 года в России действует двойственная система:
- Бумажная трудовая книга, ведется для работников‚ не отказавшихся от неё в письменном виде до ‚ или для тех‚ кто выбрал бумажный вариант при первом трудоустройстве.
- Электронная трудовая книга (ЭТК) — ведется в информационной системе Пенсионного фонда (СФР) по умолчанию для всех новых работников.
Важно: Работодатель обязан вносить запись в день приема на работу (для бумажной ТК) или передавать сведения в СФР в течение рабочего дня‚ следующего за днем приема (для ЭТК через СЭД/СФР).
Этапы оформления перед записью в ТК
Прежде чем делать запись‚ необходимо подготовить пакет документов:
- Заявление от работника о приеме на работу (с указанием: «на время отсутствия основного работника в связи с отпуском по уходу за ребенком»).
- Срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). Срок действия: «до выхода на работу основного работника» или «до окончания отпуска по уходу за ребенком основного работника [ФИО]».
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу по унифицированной форме Т-1 (утв. Госстатом РФ № 1) или собственной формой. Основание: «Срочный трудовой договор № __ от __.__.20__ г.».
- Личная карточка работника формы Т-2.
- Ознакомление под роспись с приказом‚ должностной инструкцией‚ локальными актами‚ правилами внутреннего трудового распорядка.
Образец записи в трудовой книжке (Колонки 1–4)
Согласно п. 5 Постановления № 225‚ запись о приеме на работу вносится по месту основной работы. В графе 3 (Сведения о работе) обязательно указывать основание — срочный договор и ссылку на отсутствие основного работника.
Вариант 1: Стандартная формулировка (на период отпуска по уходу за ребенком до 3 лет)
| Колонка 1 (Порядковый номер) | Колонка 2 (Дата) | Колонка 3 (Сведения о работе) | Колонка 4 (Сведения о документе-основании) |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят(а) на работу в ООО «Ромашка» (или ИП Иванов И.И.) на должность менеджера отдела продаж по срочному трудовому договору № 15 от г. на период отсутствия основного работника Ивановой А.П. в связи с отпуском по уходу за ребенком (ст. 59 ТК РФ). | Приказ № 45-ОД от г. |
Вариант 2: Если основной работник в отпуске по беременности и родам (140/156/194 дня)
| Колонка 3 (Текст записи) |
|---|
| Принят(а) на работу в АО «Вектор» на должность бухгалтера по срочному трудовому договору № 8 от г. на период отсутствия основного работника Петровой С.В. в связи с отпуском по беременности и родам (ст. 59 ТК РФ). |
Вариант 3: Прием на время декретного отпуска с указанием конкретной даты окончания (если известна точная дата выхода основного работника)
Допускается‚ но рискованно: если основной работник вернется раньше или позже‚ придется делать исправительную запись. Лучше использовать формулировку «до выхода на работу основного работника».
| Колонка 3 (Текст записи) |
|---|
| Принят(а) на работу в ПАО «СтройСервис» на должность сварщика по срочному трудовому договору № 22 от г. на период с г. по г. (на время отпуска по уходу за ребенком основного работника Сидорова К.М.). |
Особенности заполнения Электронной трудовой книги (ЭТК)
Для ЭТК запись не пишется вручную. Работодатель формирует Сведения о трудовой деятельности (СТД) в формате XML (утв. Приказом Минтруда № 83н от ) и направляет их в СФР через оператора СЭД.
Ключевые поля в СТД (раздел «Прием на работу»):
- Тип записи: «Прием на работу» (код 1).
- Дата события: Дата приема (дата приказа).
- Наименование организации: Полное/Сокращенное наименование работодателя.
- Должность/Профессия: Согласно штатному расписанию/ЕТКС.
- Структурное подразделение: При наличии.
- Вид работы: «Временная» (код 3), критически важный признак для срочных договоров по ст. 59 ТК РФ.
- Срок действия договора: Указывается условие: «До выхода на работу основного работника [ФИО]» или «До окончания отпуска по уходу за ребенком». В XML это передается в теге
<ContractTerm>. - Основание: Номер и дата приказа‚ номер и дата трудового договора.
Совет: В поле «Основание» или «Примечание» в СТД рекомендуется дублировать текст: «Срочный ТД по ст. 59 ТК РФ (на период декретного отпуска основного работника [ФИО])». Это упростит проверку инспекторами ГИТ и сотрудниками СФР.
Продление срока действия договора (Продление декретного отпуска)
Если основной работник продлил отпуск по уходу за ребенком (например‚ до 3 лет)‚ срочный договор временного работника продлевается дополнительным соглашением (ст. 72 ТК РФ).
Образец записи в ТК о продлении (Колонка 3):
Продлен срок действия срочного трудового договора № 15 от г. до выхода на работу основного работника Ивановой А.П. в связи с продлением отпуска по уходу за ребенком.
Приказ № 120-ОД от г.
В ЭТК (СТД) формируется запись типа «Изменение условия трудового договора» (код 3) с указанием нового срока.
Увольнение временного работника (Запись в ТК при выходе основного сотрудника)
Это самый частый момент ошибок. Основание увольнения — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (истечение срока договора / выход на работу основного работника).
Образец записи об увольнении (Колонка 3):
Уволен(а) в связи с истечением срока срочного трудового договора № 15 от г. (выход на работу основного работника Ивановой А.П. после отпуска по уходу за ребенком)‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Приказ № 210-ОД от г.
Важные нюансы увольнения:
- Дата увольнения — день выхода на работу основного работника (даже если это выходной/праздник‚ увольняют в этот день‚ последним рабочим днем временного работника считается предшествующий рабочий день‚ но запись ставится датой выхода основного).
- Выдача ТК — в день увольнения (п. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
- Расчет» — в день увольнения.
- Уведомление СЗВ-ТД — сдается в СФР не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Правильно |
|---|---|---|
| Запись «Принят на работу…» без указания «по срочному трудовому договору» и основания (ст. 59 ТК РФ). | Договор может быть признан бессрочным судом; проблемы с увольнением. | Обязательно указывать: «по срочному ТД № __ от __.__.20__ г. на период отсутствия основного работника [ФИО] в связи с отпуском по уходу за ребенком (ст. 59 ТК РФ)». |
| Указание конкретной даты окончания договора (например‚ «до »)‚ а основной работник вернулся раньше. | Необходимость делать исправительную запись‚ риск спора о выплате за простой. | Формулировка: «до выхода на работу основного работника [ФИО]». |
| В ЭТК (СТД) не указан вид работы «Временная» (код 3). | СФР может не принять сведения или запись будет некорректной для пенсионного стажа. | Всегда ставить код вида работы = 3 (Временная) для срочных договоров. |
| Увольнение по ст. 81 ТК РФ (сокращение‚ несоответствие) вместо п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. | Незаконное увольнение‚ выплата компенсаций‚ морального вреда‚ восстановление на работе. | Исключительно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — истечение срока договора / выход основного работника. |
| Отказ в приеме‚ ссылаясь на то‚ что у кандидата уже есть основная работа. | Нарушение ст. 64 ТК РФ (запрет отказа в приеме на работу по не зависящим от деловых качеств обстоятельствам). | Совместительство не препятствует приему на срочный договор (если это не запрещено законом для данной должности). |
Особенности для ИП и некоммерческих организаций
- ИП: Оформление идентично ЮЛ. Приказ подписывает ИП‚ штамп ставится по желанию (не обязателен с 2015 г.‚ но часто ставят для банков/контрольных органов). Форма Т-1/Т-2 может использоваться или свои формы‚ утвержденные локальным нормативным актом.
- НКО: Полностью подчиняються ТК РФ. Особенности только в источнике финансирования (гранты)‚ но трудовой договор и ТК оформляются по общим правилам.
- [ ] Получено заявление с пометкой «на время декретного отпуска [ФИО основного работника]».
- [ ] Заключен срочный ТД (ст. 59 ТК РФ) с условием срока: «до выхода на работу основного работника».
- [ ] Издан Приказ Т-1 с основанием: «Срочный ТД № __ от __.__.20__ г.».
- [ ] Заполнена Карточка Т-2.
- [ ] Бумажная ТК: Сделана запись в Колонке 3 по образцу (см. п. 3)‚ подпись ответственного лица‚ печать (если есть)‚ дата.
- [ ] ЭТК: Сформирован и отправлен в СФР пакет СТД (Прием на работу‚ Вид работы = Временная). Получен квитанция о приеме.
- [ ] Работник ознакомлен с приказом‚ ТД‚ ЛНА под роспись;
- [ ] Составлен личный дело‚ открыт лицевой счет (Т-54).
- [ ] При выходе основного работника: Приказ об увольнении (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)‚ запись в ТК/СТД‚ расчет‚ выдача ТК‚ СЗВ-ТД.
Актуальные изменения 2024–2026 гг.‚ о которых стоит знать
- Полный переход на ЭТК: Новые работники (никогда не имевшие бумажной ТК) автоматически переводятся на ЭТК. Бумажную ТК заводить для них нельзя (ст. 66.1 ТК РФ).
- СЗВ-ТД: Единая форма отчетности о приеме/увольнении/переводе; Сдается ежемесячно (или по событиям) через СЭД. Запоздало — штрафы по ст. 19.5 КоАП РФ (для должностных лиц 300–500 руб.‚ для ЮЛ 3000–5000 руб.).
- Электронный документооборот (ЭДО) с работником: Допускается обмен сканами приказа/договора по ЭДО (Диадок‚ СБИС‚ Контур и др.) с усил. КЭП‚ если работник дал согласие на электронный обмен. Оригинал ТД на бумаге при этом может не печататься‚ но запись в ТК/СТД вносится обязательно.
- Военный учет: При приеме мужчин 18–30 лет (и женщин с ВУС), обязанность уведомить военкомат в течение 5 дней (ФЗ-313 от ).
Грамотное оформление записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) при приеме временного работника на «декретное место» — залог отсутствия претензий со стороны ГИТ‚ СФР и судов. Главное правило: четко прописывать срочный характер договора и ссылку на отсутствие основного работника (ст. 59 ТК РФ) как в договоре‚ так и в приказе‚ и в записи ТК/СТД. Используйте приведенные выше образцы как шаблоны‚ адаптируя их под данные вашей организации и конкретного сотрудника.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться; перед оформлением кадровых документов рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) или обратиться к трудовому юристу.