Оформление трудовой книжки при заключении срочного трудового договора (на определенный срок) вызывает у кадровиков много вопросов‚ хотя законодательство устанавливает единые правила для всех видов договоров. Главный принцип: запись о приеме на работу делается по общим правилам‚ без специальных оговорок о сроках действия договора в самой трудовой книжке. Срок договора фиксируется только в самом договоре и в приказе (распоряжении) о приеме.

В этой статье подробно разберем процедуру ведения трудовой книжки (бумажной и электронной) для «срочников»‚ приведем актуальные образцы записей на 2026 год и разберем типичные ошибки.

Нормативная база: обязательно ли вносить запись?

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек)‚ записи о работе вносятся для всех работников‚ с которыми заключен трудовой договор‚ независимо от его срока действия.

• Статья 59 ТК РФ определяет случаи заключения срочного договора (до 5 лет).
• Постановление № 225 не содержит исключений для срочных договоров, запись вносится в обязательном порядке.
• Если у работника нет трудовой книжки (первый раз устраивается на работу или она утеряна)‚ работодатель обязан выдать новую (п. 6 Постановления № 225).

Алгоритм действий при приеме «срочника»

Процедура приема на работу по срочному договору практически не отличается от стандартной‚ но имеет важные детали:

1. Получение документов: Паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка (если есть бумажная)‚ военный учет‚ документы об образовании/квалификации (по требованию должности).
2. Ознакомление с ЛНА: До подписания договора работника под роспись ознакомляют с локальными нормативными актами (Правила внутреннего трудового распорядка‚ Положение об оплате труда‚ Охрана труда‚ Должностная инструкция и др.).
3. Подписание срочного трудового договора: В договоре обязательно указывается срок его действия или обстоятельство‚ при наступлении которого он прекращается (ч. 2 ст. 59 ТК РФ).
4. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу: Основание для записи в трудовой книжке. Форма № Т-1 (утв. Госстатом РФ № 1) или собственная форма по ст. 84.1 ТК РФ.
5. Внесение записи в трудовую книжку: В день приема на работу (не позднее 5 рабочих дней‚ но на практике — сразу).
6. Сдача ЕФС-1 (СЗВ-ТД): Для электронной трудовой книжки (ЭТК) сдача отчета в СФР заменяет физическую запись.

Образец записи в трудовой книжке (раздел «Сведения о работе»)

Заполнение производится ручкой чернила черного‚ синего или фиолетового цвета (шарфевая паста запрещена). Исправления не допускаются — ошибочная запись зачеркивается одной линией‚ рядом ставится правильная с подписью ответственного лица и печатью (если есть).

Пример заполнения графа 3 (Сведения о работе) на 2026 год:

Ключевые моменты заполнения Графы 3:

• Название организации — полное или сокращенное (как в Уставе/договоре).
• Должность/профессия — строго согласно договору и приказу. Нельзя писать «младший менеджер»‚ если в договоре «менеджер».
• Структурное подразделение — указывается‚ если оно есть в штатном расписании/договоре.
• Фраза «по срочному трудовому договору» — рекомендуется указывать для ясности‚ хотя закон не требует писать это в ТК обязательно. Это помогает избежать споров при увольнении.
• Номер и дата договора — обязательны.
• Срок/Основание срочности, в ТК можно не писать точную дату окончания (она есть в договоре/приказе)‚ но указание основания (например‚ «на период отпуска по уходу за ребенком основного работника») является хорошей практикой.

Источник: Типовые ситуации КонсультантПлюс‚ Издательство «Главная книга»‚ 2026: «В трудовую книжку вносят обычную запись о приеме на работу‚ без оговорки о сроке трудового договора». Однако на практике кадровики чаще всего добавляют фразу «по срочному договору» для наглядности.

Особенности Электронной трудовой книжки (ЭТК) и отчета ЕФС-1 (СЗВ-ТД)

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (обязательно для всех). Для «срочников» правила идентичны:

• Событие «Прием на работу» (Код ТД = 1) отражается в отчете ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) в течение следующего рабочего дня после приказа.
• В блоке Сведения о трудовом договоре указывается вид договора: «Срочный» (код 2 по справочнику СФР).
• Заполняются реквизиты договора (номер‚ дата) и срок действия (дата окончания или условие прекращения).
• Если работник выбрал только ЭТК (отказался от бумажной)‚ физическая запись не делается‚ но приказ о приеме и договор оформляются в обязательном порядке.

Важно: Ошибки в ЕФС-1 по срокам срочного договора приводят к ошибкам в стаже в ЛК СФР у работника. Исправлять их потом сложнее‚ чем бумажную запись.

Образец записи при увольнении по истечению срока договора

Различия с бессрочным договором проявляются именно на этапе увольнения. Основание — п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора).

Пример записи в Графе 3 при увольнении:

В ЕФС-1 (СЗВ-ТД) указывается код основания увольнения: 33 (Истечение срока трудового договора).

Частые ошибки и риски для работодателя

1. Отсутствие записи в ТК / несдача ЕФС-1. Штраф для юрлица 30–50 тыс. руб. (пovторно, до 100 тыс. или приостановка деятельности до 90 дней). Для ИП/должностных лиц — 1–5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Несоответствие должности в ТК и в договоре/приказе. Основание для признания записи недостоверной‚ споров при назначении пенсии.
3. Запись «на пробацию» без срока. Испытательный срок (ст. 70 ТК РФ) может быть установлен и для срочников (если договор на 2–6 месяцев, до 2 недель‚ если более 6 месяцев — до 3 месяцев). В ТК запись о приеме одна‚ об испытательном сроке в ТК не пишут (только в приказе и договоре).
4. Продление срочного договора без доп. соглашения и новой записи. Если работник продолжает работать после истечения срока‚ договор считается бессрочным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ). Запись в ТК не меняется‚ но в ЕФС-1 нужно сдать корректировку (СЗВ-К) с изменением вида договора на «Бессрочный».
5. Увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашением сторон) вместо п. 2. Это лишает работника гарантий (например‚ выплаты пособия по безработице сразу‚ без выплаты среднего заработка в период трудоустройства в некоторых случаях) и является нарушением процедуры.

Заявление о приеме на работу: есть ли особенности?

Закон не устанавливает обязательной формы заявления. Работодатель может использовать свою форму (утвержденную ЛНА) или принять заявление в свободной форме.

Рекомендуемый текст заявления (образец 2026):

Важно: В заявлении желательно указать основание срочности (замена отсутствующего работника‚ сезонная работа‚ выполнение определенной работы и т.д.)‚ чтобы избежать риска признания договора бессрочным судом (п. 3 ст. 58 ТК РФ).

Чек-лист кадровика: «Срочник» в трудовой книжке

• [ ] Трудовая книжка получена от работника (или выдана новая) в день приема.
• [ ] Приказ о приеме издан (форма Т-1 или своя)‚ подписан руководителем.
• [ ] Срочный трудовой договор подписан двумя сторонами до начала работы.
• [ ] В договоре указан срок/условие прекращения и основание срочности (ст. 59 ТК РФ).
• [ ] Запись в бумажной ТК сделана по форме: «Принят на работу в [Организация] на должность [Должность] [Подразделение] по срочному трудовому договору № [Н] от [Дата] на срок до [Дата/Условие]».
• [ ] Отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) сдан в СФР со статусом «Срочный» и датой окончания.
• [ ] Работник ознакомлен с записью в ТК под роспись (в журнале учета ТК или на обратной стороне приказа).
• [ ] Трудовая книжка возвращена работнику (если он просит) или хранится у работодателя (с согласия работника) в сейфе.

Оформление трудовой книжки при срочном трудовом договоре в 2026 году не имеет фундаментальных отличий от бессрочного. Главное, своевременно внести запись о приеме по общим правилам (графа 3: организация‚ должность‚ подразделение‚ ссылка на приказ и договор) и корректно зафиксировать увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с ссылкой на номер и дату истекшего договора.

Использование электронного документооборота (ЭТК‚ ЕФС-1) снимает необходимость в физической записи только при полном отказе работника от бумажной книжки‚ но обязанность оформить приказ и договор в письменном виде остается неизменной. Грамотное ведение кадрового учета «срочников» защищает компанию от штрафов инспекций труда и судебных исков сотрудников.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ‚ Постановления Правительства РФ № 225‚ Постановления Госстата № 1‚ материалов КонсультантПлюс и практики применения нормы за 2024–2026 гг. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.