Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную биографию гражданина․ Ситуации, когда работник не может лично получить её у работодателя (болезнь, командировка, переезд, загруженность), случаются часто․ В таких случаях на помощь приходит оформление доверенности․ В данной статье подробно разберем процедуру получения трудовой книжки по доверенности, требования к документу, действия работодателя и доверенного лица, а также важные изменения, связанные с переходом на электронный формат․

Правовая основа

Процедура выдачи трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, ст․ 66, ст․ 84․1): определяет сроки выдачи (в день увольнения или по требованию работника) и обязанность работодателя хранить и выдавать документ․
• Постановление Правительства РФ № 225 от : утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, включая порядок выдачи по доверенности (п․ 38)․
• Гражданский кодекс РФ (ст․ 185, 185․1): регулирует общие правила оформления и действия доверенностей․
• Федеральный закон № 439-ФЗ от : ввел институт электронной трудовой книжки (ЭТК), что существенно изменило практику работы с бумажными носителями․

Кто и когда может получить трудовую книжку по доверенности?

Получить документ может любое дееспособное лицо, которому работник (принципал) выдал доверенность․ Это может быть:

• Член семьи (супруг, родитель, взрослый ребенок);
• Друг или знакомый;
• Коллега по работе;
• Юрист или представитель профсоюза;
• Курьерская служба (если в доверенности указано право на получение почтовых отправлений/ценностей)․

Важно: Работодатель не имеет права отказать в выдаче трудовой книжки доверенному лицу, если доверенность оформлена надлежащим образом (ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ, п․ 38 Постановления № 225)․ Отказ влечет за собой административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ) и обязанность выплатить работнику средний заработок за каждый день задержки (ч․ 6 ст․ 234 ТК РФ)․

Требования к доверенности: форма и обязательные реквизиты

Согласно ст․ 185 ГК РФ, доверенность на получение трудовой книжки должна быть письменной․ Устная доверенность недействительна․

Варианты оформления:

1. Нотариальная доверенность: Дает максимальные гарантии подлинности․ Обязательна, если доверенность выдается на имя юрлица (например, курьерской службы) или если работодатель требует нотариальной формы (хотя законом это не предписано для физлиц, на практике КД часто требуют нотариальную форму для исключения рисков)․
2. Простая письменная доверенность (самописная): Допускается законом для представления интересов физлиц перед организациями․ Должна содержать все обязательные реквизиты․
3. Доверенность, заверенная организацией: Если работник находится на лечении (стационар), в командировке или в местах лишения свободы, доверенность может быть заверена главврачом, руководителем организации или начальником колонии соответственно (ст․ 185․1 ГК РФ)․

Обязательные реквизиты (ч․ 1 ст․ 185 ГК РФ):

• Наименование документа: «Доверенность»․
• Место составления (город, населенный пункт)․
• Дата составления (без даты доверенность недействительна)․
• Паспортные данные доверителя (ФИО, серия/номер паспорта, кем выдан, когда, адрес регистрации, дата рождения)․
• Паспортные данные доверенного лица (ФИО, серия/номер паспорта, адрес регистрации, дата рождения)․
• Перечень полномочий: «Получение трудовой книжки (и/или дополнения к ней) у работодателя [Название организации] по месту моей последней работы / текущей работы»․
• Срок действия доверенности (если не указан — действует 1 год с даты составления)․ Максимальный срок — 3 года (до 2013 года был неограничен, сейчас ограничен ст․ 186 ГК РФ)․
• Подпись доверителя (с расшифровкой)․
• Указание на право субпередачи (если предполагается, что доверенное лицо передаст права третьему лицу)․

Пошаговая процедура получения

Шаг 1․ Подготовка доверенности

Работник составляет доверенность (сам или у нотариуса)․ Если работник работает в данный момент и хочет получить вторую трудовую книжку (дубликат) или ЭТК — процедура аналогична․

Шаг 2․ Обращение доверенного лица в организацию

Доверенное лицо приходит в кадровую службу (или к ИП/руководителю, если кадрового отдела нет) с пакетом документов:

• Оригинал доверенности (остается у работодателя или копируется — см․ ниже)․
• Паспорт доверенного лица (оригинал для идентификации)․

Шаг 3․ Проверка работодателем

Кадровый сотрудник (или ИП) обязан проверить:

• Действительность доверенности (дата, подпись, печать нотариуса/организации)․
• Соответствие паспортных данных доверенного лица указанным в доверенности․
• Наличие полномочий именно на получение трудовой книжки․
• Факт увольнения работника (если выдача происходит в день увольнения) или наличие заявления работника о выдаче (если работник продолжает работать, например, для получения дубликата при потере)․

Шаг 4․ Выдача и оформление передачи

Это критически важный этап для защиты работодателя․ Выдача оформляется двумя способами одновременно (п․ 38 Постановления № 225):

1. В журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3): В графе «Кем получена (подпись)» ставит подпись доверенное лицо․ Рядом в скобках указывается: «по доверенности № [номер] от [дата]»․
2. В лицевом счете работника (форма Т-54) или в карточке учета трудовых книжек: Отметка о выдаче с подписью доверенного лица․
3. На самом обложке трудовой книжки (внутри): На последней заполненной странице раздела «Сведения о работе» или на обратной стороне обложки ставится отметка: «Выдана по доверенности № [номер] от [дата] [ФИО доверенного лица], подпись»․ Подписывается доверенным лицом․

Шаг 5․ Возврат доверенности (или ее копия)

Согласно п․ 38 Постановления № 225, доверенность (или ее нотариально заверенная копия) остается у работодателя и прикладывается к журналу учета (к стыку) или хранится в личном деле работника․ Оригинал нотариальной доверенности возвращается доверенному лицу после сверки, а в делах остается копия с отметкой «Сверено с оригиналом», подпись проверявшего и печать организации․

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года большинство работников перешли на ЭТК․ Бумажная трудовая книжка выдается только:

• Работникам, начавшим трудовую деятельность до 2020 г․ и не написавшим заявление о переходе на ЭТК․
• При увольнении, по желанию работника (можно получить бумажную на руки, а можно оставить у работодателя до следующего трудоустройства);
• При потере/порче ЭТК (выдается дубликат в бумажном виде)․

Что делать, если у работника ЭТК?

Если работник ведет ЭТК, «получить трудовую книжку» в привычном понимании невозможно, её нет в бумажном виде․ По доверенности можно получить:

1. Справку СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде): Выдается в день обращения (или в день увольнения)․ Это основной документ для подтверждения стажа․
2. Выписку из ЭТК: Можно заказать через Госуслуги, ПФР (СФР) или работодателя․
3. Бумажную трудовую книжку (по желанию): Работник пишет заявление о выдаче бумажной ТК при увольнении․ Тогда процедура по доверенности стандартная (как описано выше)․

Важно: Доверенность на получение «трудовой книжки» трактуется широко и охватывает получение справки СТД-Р, если работник перешел на ЭТК․ Лучше прямо указать в полномочиях: «Получение трудовой книжки и/или справки СТД-Р / выписки из ЭТК»․

Ответственность сторон и частые ошибки

Ошибки работодателя (КД/ИП):

• Отказ в приеме самописной доверенности․ Закон не требует нотариальной формы для физлиц․ Отказ незаконен․
• Требование присутствия работника․ Если есть доверенность, присутствие принципала не обязательно․
• Несвоевременная выдача․ В день увольнения — в день увольнения․ По заявлению — не позднее 3 рабочих дней (суды часто трактуют как «немедленно» / в день обращения)․
• Выдача без подписи в журнале/на обложке․ Риск спора: «я не получал»․
• Утеря доверенности․ Доверенность — строгой отчетности документ для работодателя, её нужно хранить․

Ошибки работника / доверенного лица:

• Просроченная доверенность․ Проверьте дату составления и срок действия (макс․ 3 года)․
• Отсутствие даты составления․ Доверенность недействительна․
• Неполные паспортные данные․ Нет кода подразделения, даты выдачи, адреса, могут не принять․
• Расхождение ФИО в паспорте и доверенности․ Например, сменилось фамилия после брака, а в доверенности старая․
• Попытка получить чужую ТК без доверенности․ Уголовная ответственность (ст․ 327 УК РФ — подделка документов, если подделывают подпись; или злоупотребление полномочиями)․

Образец доверенности (простая письменная форма)

ДОВЕРЕННОСТЬ

г․ Москва «15» октября 2026 г․

Я, Иванов Иван Иванович, nacido г․, паспорт 4500 123456, выдан Отделением УФМС России по г․ Москве г․, код подразделения 770-010, прописка: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 1, кв․ 1,
доверяю Петрову Петру Петровичу, nacido г․, паспорт 4500 654321, выдан Отделением УФМС России по г․ Москве г․, код подразделения 770-012, прописка: г․ Москва, ул․ Советская, д․ 2, кв․ 2,

получить от ООО «Ромашка» (ИНН ###) мою трудовую книжку (и/или дополнение к ней) либо справку СТД-Р / выписку из электронной трудовой книжки, подписать за меня все необходимые документы при получении (в журнале учета, на обложке трудовой книжки, в лицевом счете), представлять мои интересы в данном вопросе․

Срок действия доверенности: до «15» октября 2027 г․
Право субпередачи не предоставляю․
Подпись доверителя: _____________ /Иванов И․И․/

Действия после получения доверенным лицом

1. Доверенное лицо передает трудовую книжку (или справку СТД-Р) работнику․
2. Работник проверяет правильность последней записи об увольнении (основание, статья ТК РФ, номер приказа, дата, печать, подпись кадровика/руководителя)․
3. Если найдены ошибки — работник обращается к бывшему работодателю за исправлением (по той же доверенности или лично)․
4. При трудоустройстве на новое место работник предоставляет ТК (или справку СТД-Р / доступ к ЭТК через Госуслуги/СФР) новому работодателю․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку почтой по доверенности?

Да․ В доверенности должно быть указано право на «получение почтовых отправлений, в т․ч․ ценных, вложенных бандеролей и пакетов»․ Работодатель отправляет ТК ценной бандеролью с объявленной стоимостью и уведомлением о вручении (п․ 44 Постановления № 225)․ Срок выдачи считается выполненным с момента передачи на почту․ Но личное получение по доверенности надежнее и быстрее․

Что делать, если работодатель уволен/ликвидирован?

Обращаться в архив организации-преемницы или в государственный архив субъекта РФ (если преемника нет)․ Доверенность действует так же․ Нужен архивный запрос․

Нужно ли платить за выдачу трудовой книжки по доверенности?

Нет․ Выдача трудовой книжки (дубликата, справки СТД-Р), обязательство работодателя, бесплатная для работника (ст․ 62, 66 ТК РФ)․ Плата за оформление доверенности у нотариуса платит работник․

Может ли ИП (индивидуальный предприниматель) выдать ТК по доверенности без печати?

Да․ ИП имеют право не ставить печать (ст․ 23․1 Закона о госрегистрации ЮЛ и ИП)․ Подпись ИП в журнале учета и на обложке ТК достаточно․ Доверенность принимается на общих основаниях․

Получение трудовой книжки по доверенности, это законная и стандартная процедура, закрепленная в Трудовом кодексе и Правилах ведения трудовых книжек․ Ключ к успеху — грамотно составленная доверенность (с датой, полными паспортными данными, четкими полномочиями) и внимательное оформление передачи работодателем (подписи в журнале, на обложке ТК, сохранение доверенности)․

С учетом перехода на электронные трудовые книжки, акцент смещается на получение справки СТД-Р, которая полностью заменяет бумажный документ для подтверждения стажа․ Убедитесь, что в доверенности прописаны полномочия на получение именно этого документа, если работник перешел на ЭТК․

При соблюдении описанных правил процесс займет 15–20 минут и исключит правовые риски для всех сторон․