С 1 января 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый госорган — Социальный фонд России (СФР). Все обязанности работодателя по кадровому учету и сдаче отчетности теперь адресуются именно в СФР. Ниже подробно описаны требования к документам, порядок заполнения единой формы ЕФС-1, сроки сдачи и нюансы, актуальные на 2025–2026 годы.

Пакет документов, запрашиваемых у соискателя

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) и разъяснениям СФР, при приеме на работу работодатель имеет право запросить только установленный законом перечень документов. Основные из них:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (для иностранных граждан — разрешение на работу/патент).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Если у сотрудника его нет, работодатель обязан обеспечить его назначение через СФР.
• Документ о трудовой деятельности:
  • Бумажная трудовая книжка — если сотрудник не перешел на электронный вид.
  • СТД-СФР (СТД-Р), справка о трудовой деятельности (выдается предыдущим работодателем или формируется на Госуслугах), если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Документы об образовании и/или квалификации — если это требуется для данной должности (профессиональные стандарты, квалификационные справочники).
• Военный билет / Учетная справка — для военнообязанных.
• Медицинская книжка / справка — для работ, требующих обязательных медосмотров (ст. 213 ТК РФ).

Важно: Работодатель не имеет права требовать справки о несудимости, здоровье (кроме обязательных осмотров), доходах, рекомендательных письмах и иных документов, не предусмотренных ст. 65 ТК РФ или специальными законами.

Отчетность в СФР: Форма ЕФС-1

С 2023 года вместо множества форм (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕДВ и др.) используется единая форма ЕФС-1 (Приказ СФР от № 116н, с изменениями от № 1462). При приеме на работу сдается не весь отчет, а только определенные разделы.

Какие подразделы заполняются при приеме:

1. Титульный лист — реквизиты работодателя (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР).
2. Раздел 1. Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — непосредственно информация о кадровом мероприятии «ПРИЕМ» (или «ПЕРЕВОД»).

Ключевые поля подраздела 1.1 (графа 6 — режим работы):

• При стандартном приеме на полное время — код режима работы.
• Удаленная / комбинированная дистанционная работа: согласно разъяснениям СФР (КонсультантПлюс), в графе 6 необходимо ставить код ДИСТ.

Сроки сдачи отчетности (Критически важно)

Согласно ст. 19 ФЗ-27 и Приказу СФР № 116н, срок сдачи ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПРИЕМ» — следующий рабочий день после дня оформления трудового договора (издания приказа о приеме).

Отчет сдается исключительно в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале СФР, через операторов ЭДО или в программах бухгалтерии (1С, Контур, СБИС и др.).

Особенности заполнения ЕФС-1 в 2025–2026 годах (изменения Приказа № 1462)

С 30 декабря 2025 года вступили в силу изменения по Приказу СФР № 1462. Основные моменты, на которые нужно обратить внимание при заполнении в 2026 году:

• Уточнены правила заполнения титульного листа (реквизиты регистрационного номера в СФР, берется из выписок из реестров).
• Скорректированы алгоритмы контроля логических связей между полями (например, соответствие вида договора и основания приема).
• Актуализированы коды видов деятельности и оснований приема в справочниках СФР.
• Ужесточен контроль сроков: СФР автоматически выявляет просрочки и направляет требования об уплате штрафов.

Ответственность за нарушение сроков и порядка сдачи

За несдачу или несвоевременную сдачу ЕФС-1 предусмотрены штрафы (ст. 19.5, 19.6 КоАП РФ, ст. 126 НК РФ):

• На должностных лиц (руководителей, кадровых/бухгалтеров): от 300 до 500 руб. (за повторное, до 1000 руб. или дисквалификация на срок до 1 года).
• На организацию/ИП: от 5 000 до 10 000 руб. (за повторное, до 20 000 руб. или приостановка деятельности до 90 дней).

СФР выставляет требование об уплате штрафа в течение 10 рабочих дней после вступления в силу решения о привлечении к ответственности.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и СТД-СФР

С 2020 года ведется переход на ЭТК. При приеме сотрудника, перешедшего на электронный вид:

1. Работник предоставляет СТД-СФР (СТД-Р) — справку о трудовой деятельности (можно получить на Госуслугах или у прошлого работодателя).
2. Работодатель не делает запись в бумажной ТК (если она у работника осталась «на память», запись в нее делать нельзя — это ошибка).
3. Сведения о приеме передаются в СФР через ЕФС-1, что автоматически пополняет ЭТК в личном кабинете гражданина.

Пошаговый чек-лист для кадрового сотрудника / бухгалтера

1. Проверка документов кандидата по списку ст. 65 ТК РФ (оригиналы).
2. Ознакомление под роспись с локальными нормативными актами, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, политикой по обработке ПДн.
3. Оформление личной карточки (форма Т-2) и учет рабочего времени (табель).
4. Заполнение и отправка ЕФС-1 (Титул + Раздел 1, Подраздел 1.1) в СФР не позднее следующего рабочего дня;
5. Получение квитанции от СФР о принятии отчета (сохранить для отчетности/проверок).
6. Регистрация СНИЛС (если отсутствует) через СФР.
7. Уведомление военкомата (если сотрудник военнообязан) в течение 2 недель.

Частые ошибки при заполнении ЕФС-1 при приеме

• Неверный регистрационный номер в СФР в титульном листе (нужно брать из актуальной выписки из реестра страхователей).
• Пропуск кода ДИСТ при удаленной/гибридной работе.
• Несоответствие даты приема в приказе и в ЕФС-1 (даты должны совпадать).
• Сдача «пустого» раздела 2 (расчет взносов) вместе с кадровым мероприятием — приеме на работу раздел 2 сдавать не нужно, он сдается отдельно по итогам месяца/квартала.
• Использование устаревших справочников кодов (виды договоров, основания приема) — обязательно обновлять справочники в ПО (1С и др.) после выходов новых приказов СФР.

Процедура приема на работу в 2025–2026 годах жестко регламентирована: главное — соблюсти срок в 1 рабочий день для сдачи ЕФС-1 (Подраздел 1.1) и корректно определить пакет документов от сотрудника (бумажная ТК или СТД-СФР). Использование актуальных версий ПО для заполнения отчетности и своевременное отслеживание приказов СФР (в частности, № 1462 от ) позволит избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений СФР на 2025–2026 годы. Перед применением рекомендуется сверить информацию с последними официальными источниками (сайт sfr.gov.ru, КонсультантПлюс, Гарант).