Свод начислений и удержаний по видам выплат — это один из ключевых отчётных инструментов бухгалтера, который позволяет контролировать расчёты с работниками и проверять корректность данных, передаваемых в Фонд социального страхования (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР). В статье разберём, что представляет собой этот документ, какие сведения он содержит и как его использовать при подготовке отчётности.
Что такое свод начислений и удержаний
Свод начислений и удержаний — это обобщённый отчёт, в котором за определённый период (обычно месяц, квартал или год) группируются все виды выплат работникам и все произведённые удержания. Документ формируется автоматически в учётных программах (например, в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия) на основании проведённых документов начисления зарплаты, больничных, отпусков и удержаний.
Основные разделы свода
- Начислено, все виды доходов работников: оклад, премии, отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, пособия по уходу за ребёнком, компенсации;
- Удержано — НДФЛ, алименты, удержания по исполнительным листам, возмещение материального ущерба, профсоюзные взносы;
- Налоги и взносы — страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, в т.ч. взносы на травматизм;
- Выплачено — фактически перечисленные работникам суммы;
- Задолженность — сальдо расчётов с персоналом на начало и конец периода.
Значение свода для отчётности в ФСС (СФР)
Данные свода напрямую используются при подготовке отчётности в социальный фонд:
- Форма 4-ФСС (в части взносов на травматизм), база для начисления взносов определяется по видам выплат, отражённым в своде. Важно правильно отделить облагаемые выплаты от необлагаемых (например, государственные пособия, некоторые компенсации).
- Расчёт по страховым взносам (РСВ) — сводится с данными бухгалтерского учёта и сводами начислений по заработной плате.
- Сверка пособий — суммы больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком до 1,5 лет, выплачиваемые фондом, сверяются с начислениями в программе.
Как сформировать свод в 1С
В программах 1С отчёт формируется следующим образом:
- Откройте раздел «Отчёты, справки» → «Свод начислений, удержаний и выплат» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» (в Бухгалтерии).
- Укажите период формирования отчёта.
- При необходимости настройте группировку — по видам расчёта, по сотрудникам, по подразделениям.
- Нажмите «Сформировать».
Виды начислений и удержаний настраиваются в справочнике «Виды начислений и удержаний» (раздел «Настройка» → «Начисления» / «Удержания»). По умолчанию в программе уже созданы основные виды расчёта, которые можно редактировать: для каждого вида указывается, облагается ли он НДФЛ и страховыми взносами, и к какой категории дохода он относится для отчётности в СФР.
Типичные виды выплат и их отражение
- Оплата по окладу, премии, облагаются взносами в полном объёме;
- Больничный за счёт работодателя (первые 3 дня) — не облагается взносами, но облагается НДФЛ;
- Пособия за счёт СФР — не облагаются взносами;
- Отпускные — облагаются взносами и НДФЛ;
- Материальная помощь — в пределах 4000 руб. в год не облагается.
Контроль и сверка данных
Перед сдачей отчётности рекомендуется:
- сверить итоги свода с оборотами по счетам 70, 69, 68.01 в бухгалтерском учёте;
- проверить сальдо по расчётам с персоналом на конец месяца;
- сопоставить базу для взносов в своде с базой в форме 4-ФСС и РСВ;
- убедиться, что необлагаемые выплаты корректно исключены из базы.
Свод начислений и удержаний по видам выплат — универсальный инструмент контроля расчётов с персоналом и подготовки отчётности в Социальный фонд России. Регулярная сверка данных свода с бухгалтерским учётом и отчётными формами позволяет избежать ошибок, занижения базы по страховым взносам и претензий со стороны контролирующих органов.