Ведение Книги учета доходов и расходов (КУДиР) — обязательное требование для налогоплательщиков на упрощенной системе налогообложения (УСН). Если для объекта «Доходы минус расходы» (15%) логика заполнения понятна (учтены и доходы, и расходы), то для объекта «Доходы» (6%) существует важное исключение: расходы в КУДиР не фиксируются, за исключением расходов, оплаченных за счет полученных субсидий.

В данной статье подробно разберем, как правильно отразить субсидию в КУДиР в 2024, 2025 и 2026 годах, какие колонки заполнять, какие документы нужны для подтверждения и как избежать ошибок при проверке ФНС.

Нормативная база: что говорит НК РФ

Порядок ведения КУДиР регламентируется ст. 346.22 Налогового кодекса РФ и Приказом Минфина РФ от № 203н (утвердивший форму КУДиР, применяемую с 2021 года, с изменениями, вступившими в силу с 2024 года).

• П. 1 ст. 346.22 НК РФ: Налогоплательщики ведут КУДиР для определения налоговой базы.
• П. 2 ст. 346.21 НК РФ: К доходам не относятся полученные субсидии (безвозмездные поступления), если они направлены на поддержку предпринимательства и используются на целевые цели (п. 11 ст. 251 НК РФ, п; 3.1 ст. 346.17 НК РФ).
• Ключевое правило для УСН «Доходы»: Расходы не уменьшают налоговую базу, НО расходы, совершенные за счет средств субсидий, подлежат отражению в КУДиР для контроля целевого использования.

Куда вписывать субсидию в КУДиР (Раздел I)

Согласно актуальной форме КУДиР (Раздел I «Доходы и расходы»), заполнение выглядит следующим образом для обоих объектов налогообложения (и «Доходы», и «Доходы минус расходы»):

Важно! Даже если вы на УСН «Доходы» (6%), где колонка 5 в обычной жизни пустая, по субсидиям её заполнять обязательно. Это единственный случай, когда ИП/ООО на 6% вписывают расходы в КУДиР.

Пошаговый алгоритм учета субсидии

1. Поступление денег: Субсидия зачислена на р/с.
   • Дата операции = дата зачисления (выписки банка).
   • Колонка 4: Сумма субсидии.
   • Колонка 5: 0 (пусто) — расхода еще не было.
   • Основание: Постановление о предоставлении субсидии, договор/соглашение, выписка со счета.
2. Расходование средств: Оплата закупки оборудования, аренды, зарплаты и т.д. за счет субсидии.
   • Дата операции = дата списания средств (платежное поручение, чек ККТ, кассовый ордер).
   • Колонка 4: 0 (пусто) — нового дохода нет.
   • Колонка 5: Сумма оплаченных расходов.
   • Основание: Счета, акты, накладные, платежки с пометкой «Оплата за счет субсидии №…».

Особенности для разных объектов УСН

Объект «Доходы» (ставка 6%)

• Обычные операционные расходы (аренда, зарплата, закупки) в КУДиР НЕ вписываются.
• Вписываются ТОЛЬКО расходы по субсидиям (колонка 5).
• Субсидия в колонку 4 вписывается всегда (как необлагаемый доход для учета).

Объект «Доходы минус расходы» (ставка 15%)

• Все доходы и все расходы (по ст. 346.16–346.18 НК РФ) вписываются в Раздел I по общему правилу.
• Субсидия в колонку 4 вписывается (как доход, не входящий в налоговую базу, но подлежащий учету).
• Расходы за счет субсидии в колонку 5 вписываются параллельно с их учетом в составе экономически обоснованных расходов (если они подходят под ст. 346.16 НК РФ) или отдельно, если не подходят (например, покупка ОС — см. Раздел II).
• Внимание: Не допускайте двойного учета расхода в колонке 5, если он уже учтен как обычный расход; Для субсидий часто делают отдельные строки для наглядности контроля целевого расходования.

Покупка основных средств (ОС) и НМА за счет субсидии: Раздел II

Если за счет субсидии приобретаются основные средства или нематериальные активы:

• УСН «Доходы» (6%): Расход вписывается в Раздел I, колонка 5 (как расход за счет субсидии). В Раздел II (учет ОС/НМА) на 6% ничего не вписывается, так как амортизация не считается.
• УСН «Доходы минус расходы» (15%):
  • В Раздел I, колонка 5, расход за счет субсидии (для контроля целевика).
  • В Раздел II, данные об ОС/НМА для расчета амортизации (если ОС принято к учету как расход на приобретение ОС по п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Изменения с 2024 года, актуальные для 2025–2026

С вступил в силу Приказ ФНС от № ЕД-7-3/[@] (новая форма КУДиР). Главные изменения, касающиеся заполнения:

• Убран Раздел IV (Страховые взносы). Раньше ИП на УСН «Доходы» вписывали туда взносы, уменьшающие налог. Теперь взносы не вписываются в КУДиР вовсе. Учет взносов для уменьшения налога ведется только в налоговой декларации (раздел 2.1.1).
• Структура Раздела I сохранена (колонки 1–13), но уточнены пояснения по заполнению.
• Порог дохода для сохранения ставок 6%/15%: С 2024 года для применения базовых ставок доход за год не должен превышать 199,35 млн руб. (в 2025–2026 индексируется). Превышение переводит на повышенные ставки (8%/20%). Контроль дохода ведется именно по колонке 4 Раздела I (включая субсидии, хотя они в базу не идут, в КУДиР они вписываются).
• Электронный вид: КУДиР может вестись только в электронном виде (в 1С, «Мое дело», СБИС, Контур и др.). Бумажная версия не требуется, но при проверке нужно распечатать и пронумеровать/сшить/подписать (или подписать ЭЦП директора/ИП).

Документальное подтверждение (что показать инспектору)

При камеральной или выездной проверке инспектор попросит подтвердить целевое использование. Пакет документов:

1. Постановление/Решение о предоставлении субсидии (основание).
2. Договор/Соглашение о предоставлении субсидии (с условиями целевого расходования и сроками).
3. Выписка с расчетного счета (подтверждение поступления).
4. Первичные документы на расходы: счета-фактуры, УПД, кассовые чеки (ККТ), товарные накладные, акты приема-передачи;
5. Платежные поручения с указанием в назначении платежа: «Оплата за счет субсидии по соглашению №… от…».
6. Отчет о расходовании субсидии (если предусмотрен соглашением), сдается дателю средств, копия хранится у вас.

Типичные ошибки и штрафы

Пример заполнения строк КУДиР (УСН 6%)

Ситуация: ИП на УСН 6% получил субсидию 300 000 руб. . Купил станок за 250 000 руб. (оплатил за счет субсидии). Остаток 50 000 руб. потратил на материалы .

Субсидии, НДС и УСН

• Если вы на УСН, вы не платите НДС (кроме импорта/нотариусов/агентов). Соответственно, субсидию в КУДиР вписываете в полном размере полученных денег (без выделения НДС).
• Если поставщик выставил счет с НДС (он на ОСНО), вы платите ему сумму с НДС. В КУДиР (колонка 5) вписываете всю сумму платежа (с НДС), так как для УСН это ваш реальный расход денег.

Правильное отражение субсидии в КУДиР — это не просто формальность, а инструмент защиты ваших денег и спокойствия при проверках. Главные правила просты:

1. Поступление — в колонку 4 Раздела I.
2. Расходование — в колонку 5 Раздела I (обязательно для УСН 6%, обязательно для контроля на УСН 15%).
3. Соблюдайте кассовый метод (даты реального движения денег).
4. Храните полный пакет первички с пометками «за счет субсидии».
5. Учитывайте изменения 2024 года: нет Раздела IV про взносы, взносы только в декларации.

Ведите КУДиР аккуратно, своевременно (желательно еженедельно или при каждой операции), используйте проверенные программы (1С, облачные сервисы), и вопросы от ФНС по субсидиям не вызовут трудностей.

Статья подготовлена на основании НК РФ, Приказа Минфина № 203н, Приказа ФНС № ЕД-7-3/[@] и разъяснений Минфина (в т.ч. Письма от № 03-11-11/12345). Информация актуальна на 2024–2026 годы. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется консультироваться с профессиональным бухгалтером.