Вопрос о необходимости проставления печати на справке о доходах и суммах удержанного налога (ранее известной как форма 2-НДФЛ) остается одним из самых обсуждаемых у бухгалтеров и кадровых сотрудников․ С введением новых форм и изменением законодательства о печатях подход к оформлению документа кардинально изменился․ В этой статье подробно разберем актуальные правила на 2024–2026 годы‚ опираясь на нормативные акты и разъяснения ведомств․

Какой документ сейчас действует?

С 2023 года (по итогам 2022 года) вместо привычной формы 2-НДФЛ (КНД 1175018) налоговые агенты обязаны использовать Справку о доходах и суммах удержанного налога физического лица․ Форма утверждена Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в ред․ от )․

Именно эта справка выдается работникам по запросу и направляется в налоговый орган в составе расчета по форме 6-НДФЛ (в разделе 2)․

Главный ответ: печать не обязательна

Закон не требует заверять справку о доходах печатью организации․ Это следует из нескольких ключевых положений:

• Отмена обязательности печати для юрлиц (ФЗ от № 82-ФЗ)․ С общества с ограниченной ответственностью (ООО) и другие коммерческие организации вправе не иметь печати‚ если иное не предусмотрено федеральным законом․ Для справки о доходах такого закона нет․
• Отсутствие графы «М․П․» в утвержденной форме․ В бланке справки по КНД 1175018 (и в новой электронной форме) не предусмотрено специальное место для оттиска печати; В старой форме 2-НДФЛ (до 2013 года) место под печатью было‚ в современных версиях — нет․
• Позиция Минфина и ФНС․ Ведомства неоднократно подтверждали: наличие или отсутствие печати на справке не влияет на ее действительность и юридическую силу․

Когда печать все же ставится? (Нюансы практики)

Несмотря на отсутствие строгой обязанности‚ на практике печать часто проставляют․ Основные основания:

А․ Устав организации требует печать

Если в Уставе вашей организации прямо прописано: «Организация имеет печать с наименованием․․․» и «Документы‚ удостоверяющие права работников‚ заверяются печатью»‚ то сотрудник‚ выдающий справку‚ обязан ее поставить․ Внутренние локальные акты (Положение об управлении документами‚ Инструкция по делопроизводству) также могут регламентировать обязательность печати на исходящих документах и справках․

Б․ Требования банков и третьих лиц

Хотя справка без печати юридически действительна‚ банки при рассмотрении ипотечных или кредитных заявок иногда требуют «синий оттиск» как признак подлинности документа․ Чтобы избежать вопросов со стороны работника (который несет справку в банк)‚ многие организации ставят печать профилактически․

В․ Наличие печати в организации

Если организация имеет печать (даже не будучи обязана)‚ и она используется для заверения трудовых договоров‚ доверенностей‚ учредительных документов‚ то по корпоративной культуре или внутреннему регламенту ее часто ставят и на справках о доходах․ Как отмечают эксперты: «Раз у вас утверждена печать в организации‚ то проставьте ее на справке о доходах перед ее выдачей вашему работнику»․

Особенности заполнения бланка (где ставить‚ если ставите)

Поскольку в форме нет строки «М․П․» и специальной рамки под печать‚ единого стандарта размещения нет․ На практике применяют следующие варианты:

1. В правом верхнем углу бланка (традиционное место для исходящих документов)․
2. В области реквизитов организации (над наименованием или рядом с ИНН/КПП)․
3. В нижней части справки‚ рядом с подписью руководителя и бухгалтера (перекрывая подпись частично — это допустимо для заверения)․
4. На обороте листа (если справка на двух страницах)‚ с надписью «Печать верна»․

Важно: Печать не должна загораживать текст реквизитов‚ цифры доходов‚ налогов и коды бюджетной классификации (КБК)․ Вся информация должна оставаться читаемой․

Электронный формат и ЭДО

С 2024 года (по итогам 2023 года) налоговые агенты‚ имеющие штат более 10 человек (а с 2025 года — все без исключения)‚ обязаны сдавать расчет по 6-НДФЛ и справки о доходах исключительно в электронном виде через операторов ЭДО (ТКС)․

• При передаче в ФНС: справка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица․ Печать в электронном XML-файле не предусмотрена технически․
• При выдаче работнику на руки: сотрудник имеет право получить справку на бумаге․ В этом случае распечатывается визуализация электронного документа․ На бумажном экземпляре для работника правила те же: печать не обязательна‚ но ставится по усмотрению организации/Устава․

Ответственность за отсутствие печати

Штрафов за отсутствие печати на справке о доходах не предусмотрено․

Статья 126 НК РФ (нарушение сроков представления расчета по налогу) и ст․ 120 НК РФ (непредставление сведений) касаются несдачи отчетности в ФНС или выдачи справки работнику с нарушением сроков/в неполном объеме․ Отсутствие оттиска печати не является основанием для начисления штрафа ни по ст․ 126‚ ни по ст․ 120 НК РФ․

Резюме: чек-лист для бухгалтера

На 2024–2026 годы правило простое: печать на справке о доходах и суммах налога не являеться обязательным реквизитом․ Ее отсутствие не делает документ недействительным‚ не влечет штрафов и не мешает принятию справки в налоговой инспекции․

Однако‚ если Устав вашей компании требует заверения документов печатью‚ или если работник просит поставить печать для банка — отказование в этом нецелесообразно․ В остальных случаях смело выдавайте справку только с подписями руководителя и главного бухгалтера (или лица‚ заменяющего его) — это полностью соответствует законодательству․

Статья подготовлена на основании ГК РФ‚ НК РФ‚ ФЗ № 82-ФЗ от ‚ Приказа ФНС России от № ЕД-7-11/649 (ред․ от )‚ разъяснений Минфина России и ФНС России‚ а также судебной практики․